La persona designada convertirá el documento oficial en un archivo de formato estándar y enviará el archivo al sellador designado para su sellado y cifrado. Después de colocar el sello oficial, puede navegar por el documento. Después de confirmar que el sello es correcto, seleccione la unidad receptora para enviar a través de la configuración de distribución. Las unidades receptoras pueden ser únicas, múltiples o en grupos. lt/SPANgt. lt/p gt; 1.5.1.1 Producción de archivos de formato
Después de emitir el documento oficial, los usuarios pueden completar la generación del archivo de formato a través de la herramienta de conversión de formato académico (SEP Writer) en el enlace correspondiente. El archivo de formato convertido se puede sellar para formar un documento oficial, garantizando al mismo tiempo la transmisión remota de la versión.
1.5.1.2 Registro oficial de envío de documentos
Los usuarios registran los documentos clasificados en el sistema de transmisión e intercambio de documentos electrónicos y registran la información de los elementos del documento. Principalmente completa la entrada de elementos relevantes del documento oficial y carga archivos SEP al servidor.
1.5.1.3 Cifrado de sello
Para aquellos con autoridad de sellado, los archivos de formato se pueden sellar y cifrar en una máquina con un dispositivo de cifrado instalado. Desde entonces, se ha formado un documento formal y todo el proceso está protegido por equipos de cifrado. Al examinar los documentos oficiales, el sello oficial estaba borroso, pero el estilo impreso era claro.
1.5.1.4 Envío de archivos
Si el sellado y el cifrado son exitosos, puede seleccionar el destinatario de acuerdo con el documento oficial específico y establecer el número imprimible de cada destinatario para el envío.
1.5.1.5 Gestión de recibos
El sistema puede rastrear los documentos oficiales que se han enviado. A través de la gestión de recibos, el remitente puede tener una buena comprensión del procesamiento de los documentos oficiales. Si la otra parte ha recibido el documento oficial, ¿ha sido firmado y tramitado? Y los ingresos de las unidades receptoras se pueden contar fácilmente.
1.5.2 Recepción de documentos oficiales
Los usuarios con permiso de recepción ingresan al sistema de sello electrónico oficial para recibir documentos. Después de recibir el documento, primero examinan y confirman la información del elemento del documento y el texto del documento, y luego firman la recepción después de confirmar que el contenido es correcto. Sólo después de firmarlo se puede imprimir y restaurar en documentos en papel. Si la empresa lo necesita, los archivos se pueden descifrar o reenviar según las normas. Además, el sistema cuenta con una función de aviso de mensajes para facilitar a los usuarios el trámite inmediato de documentos oficiales.
1.5.2.1 Recepción de documentos oficiales
La recepción de documentos oficiales la completa automáticamente el sistema. Una vez que se recibe un mensaje nuevo, el sistema automáticamente le mostrará un mensaje.
1.5.2.2 Recibo de documento
El destinatario puede firmar o rechazar el documento recibido. Después de firmar, el sistema enviará automáticamente la información del recibo al remitente para el seguimiento del documento. La comunicación que no cumpla los requisitos podrá ser rechazada y será necesario cumplimentar los motivos del rechazo.
1.5.2.3 Procesamiento de documentos
Después de que el usuario lo firma, el documento se puede procesar y el remitente limita el número de copias imprimibles. Además, el documento siempre está cifrado sin importar lo que haga el usuario con él. Finalmente, para poder reutilizar los datos en su propio sistema ofimático, es necesario descifrar los documentos oficiales.
1.5.3 Estadísticas de consultas
A través de la combinación de la plataforma de soporte de aplicaciones y la tecnología central de los académicos, se realizan las funciones de consulta y recuperación de archivos, lo que hace que sea conveniente para los usuarios rastrear, buscar y gestionar archivos.
La función estadística puede generar varios informes según las necesidades del negocio.
1.5.4 Gestión de sellos electrónicos oficiales
Basados en la tecnología única de sello electrónico y la tecnología de procesamiento de seguridad de Shusheng Company, los sellos electrónicos se implementan en los documentos en formato Sep de Shusheng Company. El sello electrónico tiene las características de indivisibilidad, visualización difusa, seguridad y visualización verdadera después de la impresión en papel, lo que garantiza plenamente la autoridad del usuario del sello y la estandarización de los documentos electrónicos. El sello electrónico debe basarse en un sello oficial físico como plantilla, y la fuente de la imagen del sello se obtiene escaneando la impresión del sello físico para garantizar que las características de la imagen del sello electrónico y el sello físico sean completamente consistentes. El sello electrónico se genera mediante cifrado por hardware. Al crear un sello electrónico, puede especificar el ámbito de uso del sello electrónico (vincular una tarjeta de cifrado), lo que mejora aún más la seguridad del sello electrónico durante su uso.
Los sellos electrónicos se almacenan en medios extraíbles (se recomienda una unidad flash USB). Al crear un sello electrónico, debe especificar el nombre del sello, el responsable, el aprobador y otros elementos del sello. El administrador de sellos puede utilizar la herramienta de producción de sellos electrónicos para crear múltiples sellos según las necesidades comerciales reales. 1.5.5 Recuperación de texto completo
Los archivos en formato ShuSheng SEP admiten la recuperación de texto completo y se pueden combinar con los principales motores de recuperación de texto completo (o los propios motores de recuperación de texto completo de los usuarios) para lograr alta velocidad. y recuperación precisa de información masiva de documentos SEP. Los resultados de la búsqueda se pueden resaltar en archivos SEP.
1.5.6 Gestión de registros del sistema
Los registros del sistema se utilizan para registrar información relacionada con el funcionamiento del sistema y monitorear el funcionamiento del sistema. Cuando hay un problema con el sistema, puede ayudar al administrador de la computadora del cliente a determinar rápidamente la falla del sistema; el registro del usuario se utiliza para registrar todas las operaciones del usuario en el sistema y todo el comportamiento del usuario en el sistema se puede monitorear a través del usuario. gestión de registros; el registro de focas se utiliza para registrar todas las operaciones de focas se registran para consultas y estadísticas futuras.
1.5.7 Gestión y mantenimiento del sistema
La gestión del sistema incluye las funciones de gestión de todo el sistema de transmisión de documentos electrónicos y es una herramienta de gestión auxiliar para ayudar a que el sistema de transmisión de documentos electrónicos funcione normalmente. Las funciones de gestión del sistema incluyen gestión de usuarios, gestión de roles, gestión de permisos y gestión de parámetros del sistema. Este módulo completa una gran cantidad de configuraciones de parámetros, reduce el trabajo de mantenimiento del programa, mejora la portabilidad y reutilización de los programas del sistema y facilita la implementación y el mantenimiento por parte de implementadores o usuarios.