1. Contesta el teléfono rápidamente. Generalmente se controla contestar el teléfono dentro de los tres timbres. De lo contrario, se considerará de mala educación. Contestar el teléfono antes del tercer timbre hará que la persona que llama sienta que usted valora su tiempo y no quiere hacer esperar a la gente. Cuando esté ocupado con otras cosas, recuerde que la persona que llama no sabe lo que está haciendo, solo sabe que la llamada no es respondida. Responder la llamada rápidamente puede agregar puntos a su imagen en la mente de los demás.
2. Sea cortés al hablar. Al contestar el teléfono, primero debe saludar al levantar el auricular, y la persona que llama debe devolver inmediatamente el saludo y decir: "Hola". Si contesta el teléfono en el trabajo, también puede introducir el nombre de la empresa después. saludar, como "Hola, empresa TEDA, ¿a quién está buscando?" La persona que llama debe tomar la iniciativa para confirmar si es la empresa que está buscando después de saludar, como, por ejemplo, "Hola, ¿es esta la empresa TEDA?"
3. No contestar el teléfono a tiempo. Se debe expresar una disculpa. A veces me apresuro a hacer un trabajo urgente. Aunque escucho que suena el teléfono, no puedo salir para contestar y hacer que la otra parte espere mucho tiempo. En este momento, primero debo levantar el auricular y decir. : "Lamento haberlo hecho esperar. Yo "Sí". Expresar sus disculpas a la otra parte de manera oportuna es una cortesía muy importante que no se puede ignorar. Incluso si la otra parte está un poco descontenta después de escuchar su disculpa, será fácil eliminarlo o causarle inconvenientes.
4. Presta atención a tu tono y sigue sonriendo. La persona al otro lado del teléfono no puede verte, por lo que su impresión sobre ti depende completamente del contenido y el tono de tu voz. Por eso, el tono de voz y la expresividad son muy importantes a la hora de realizar llamadas telefónicas. Ya sea al hacer o contestar llamadas, su tono debe ser suave, cordial y educado. No sea pretencioso, coqueto ni hable con comida en la boca. Intenta sonreír lo más posible al hablar. Esto hará que tu voz suene más amigable y acogedora, como si estuvieras hablando cara a cara.
5. Considera a los demás. Cuando llames a alguien que no conoces bien, toma la iniciativa de dar tu nombre primero. Para los conocidos que no pueden escuchar su voz en el teléfono, también deben informar su nombre de inmediato y no permitir que la otra parte "adivine" quién es usted.
6. Cuando utilices un teléfono público, tu discurso debe ser breve para no interferir con el uso del teléfono por parte de otras personas. Asegúrese de tener el número correcto cuando llame para no marcar el número incorrecto de memoria y molestar a otras personas. Si descubre que marcó el número de teléfono incorrecto, discúlpese con la persona a la que llamó. Cuando reciba una llamada equivocada, dígale amablemente a la otra parte: "¡Hiciste la llamada equivocada!". Una respuesta grosera e impaciente no sólo hará que la otra parte se sienta disgustada, sino que también hará que las personas que te rodean tengan una mala impresión de ti.
7. Si la persona que llama no está disponible, la persona que contesta el teléfono debe tomar la iniciativa de preguntar si necesita ser informada. La otra parte dejará su nombre y número de teléfono y le pedirá que se lo cuente a sus amigos, y él le devolverá la llamada cuando regrese.
8. Es mejor realizar llamadas de trabajo durante el horario laboral. Intente hacerlo 10 minutos después de que la otra parte vaya a trabajar y 10 minutos antes de salir del trabajo. Le escucharé atentamente y no me sentiré apurado. Las llamadas telefónicas de negocios deben ser concisas y claras, y evitar conversaciones innecesarias.
9. Las llamadas telefónicas a domicilio de compañeros, compañeros y amigos deben realizarse después de las 8 de la mañana y antes de las 10 de la noche. No es apropiado llamarlos también. temprano o demasiado tarde, a menos que haya algo importante que deba informarse o discutirse.
10. Desarrolla el hábito de tomar notas mientras hablas por teléfono. Las llamadas telefónicas son una forma de conversación con intervalos, tiempo limitado y preguntas y respuestas apresuradas. Si no se toman notas, muchas veces es difícil captar los puntos clave o habrá omisiones, especialmente algunas llamadas de trabajo que deben transmitirse; a su jefe o colegas, debe registrarlos cuidadosamente. Es necesario desarrollar el hábito de sostener el micrófono con la mano izquierda y escribir con la derecha, y grabar correctamente lo que se quiere transmitir: En términos generales, las grabaciones deben hacerse en términos de cuándo, dónde, quién, qué, cómo. tratarlo, etc. Debe ser conciso y claro, y evitar ser descuidado.
11. Hacer eco y repetir adecuadamente las palabras de la otra persona. Al realizar una llamada telefónica, no solo debe escuchar atentamente el discurso de la otra parte, sino también responderle cortésmente, hacer eco y repetir adecuadamente los puntos clave de la conversación de la otra parte, o expresar estos puntos clave de otra manera concisa. Esto no sólo hará que la otra parte sienta que usted está escuchando atentamente lo que tiene que decir, es mucho más agradable que simplemente decir "sí" o "está bien".
12. Sea cortés al pedirle a la otra parte que preste atención. Si no puede escuchar con claridad por teléfono, debe pedirle a la otra parte que lo repita. Puede decir algo como: "No puede escuchar con claridad por teléfono", "La voz en el teléfono es muy baja". o "Por favor, repítelo de nuevo y déjame grabarlo". Pero es muy grosero decir: "Tu voz es muy pequeña, por favor habla más alto" o "No puedo oír lo que dices", etc.
13. Deberías ser más educado al contestar el teléfono de los demás. Como empleado de oficina, a menudo tienes que seguir las instrucciones de tus superiores e interceptar o responder varias llamadas telefónicas. En este momento, debes prestar más atención a la cortesía. Si la otra parte llama a su gerente, debe preguntarle con voz amigable: "¿Puedo decirle a nuestro gerente quién lo llamó? De esta manera, la otra parte le dirá su nombre, unidad y el propósito de la llamada". .Te digo. Si alguien llama para concertar una cita con su jefe, debe preguntar de buena fe que desea conocer el propósito de la cita y manejarla con flexibilidad y cortesía según la situación. Al final de la llamada, ambas partes deben intercambiar unas últimas palabras de saludo y luego esperar un rato antes de colgar. No deben devolver el teléfono inmediatamente después de escuchar. Estos medios de comunicación simples y comunes no pueden ignorarse, porque un trabajo importante o un gran negocio puede fracasar debido a una llamada telefónica mal manejada.
14. La persona que realiza la llamada cuelga primero. Cuando hable por teléfono con superiores, ancianos, etc., debe esperar a que la otra parte cuelgue antes de colgar el teléfono. En la vida diaria, esta situación ocurre a menudo: dos personas que hablan por teléfono sienten que no tienen nada que decir, pero la otra persona se siente demasiado avergonzada como para colgar el teléfono, pensando que es de mala educación. Yu Cheng y los dos tomaron sus propias posiciones; Fang siguió tarareando. De hecho, esto es innecesario, por muy profunda que sea la relación, es imposible no colgar el teléfono. Entonces, ¿quién debería colgar primero la llamada? Por supuesto, la persona que llama debe colgar primero.
15. Cuando termine la llamada, debes colgar el auricular con cuidado, no usar demasiada fuerza y colgar el teléfono con un "clic". Esto es descortés e incivilizado.