Esquema del profesionalismo secretarial
Palabras clave del artículo: secretaria de oficina; calidad profesional; capacidad profesional
Resumen: La secretaria es un rol importante en la oficina, obedecer y servir Servir a nivel de liderazgo, servir a nivel de base y desempeñar el papel de vincular el pasado y coordinar los servicios. Por tanto, los requisitos de calidad profesional son muy altos. A través del análisis de la alfabetización básica de las secretarias, se propone que las secretarias deben poseer diez tipos de conciencia moderna para poder hacer realmente un buen trabajo en el trabajo de secretaría.
Asistente de personal, conectar lo anterior y lo siguiente, coordinar los servicios, la investigación y la investigación y la supervisión de la información son varias funciones básicas del trabajo de secretaría. La oficina es un departamento importante de una unidad, que obedece directamente a la dirección y sirve a la situación general. No importa en diversos aspectos como el procesamiento de documentos, servicios de conferencias, gestión logística, gestión de archivos, organización y coordinación, recepción de servicios, etc., todo debe hacerse con mucho cuidado y consideración. Por lo tanto, como papel importante en una oficina, las secretarias deben ser "multitalentos" y "multitalentos" y tener fuertes cualidades profesionales. Este artículo analiza cómo fortalecer la construcción de la calidad profesional de las secretarias:
Primero, cultivar las cualidades básicas de las secretarias y mejorar sus habilidades profesionales.
1. Tener capacidad e integridad política, y valorar la moral. Una secretaria calificada no busca fama ni ganancias. Trabaja duro y está dispuesta a ser un héroe anónimo: a menudo hago borradores, pero no firmo con mi nombre y no recibo regalías, a menudo organizo reuniones, pero nunca voy a la oficina. podio; a menudo me quedo despierto hasta tarde. Durante el día, tienes que trabajar normalmente durante los días festivos, otros van al parque, van de compras a la calle y disfrutan de la diversión familiar con tu familia, pero tienes que estar de servicio y poder; no descansar, etc. Todo esto ocurre muchas veces sin el apoyo de los familiares, la comprensión de los demás y el reconocimiento de la sociedad. Todo esto demuestra que una persona que sólo tiene "talento" pero no tiene "moralidad" no puede estar calificada para el trabajo de secretario; sin un corazón que sirva al pueblo de todo corazón, no puede ser secretario.
2. Ser el “cerebro externo” de un líder. Dado que las secretarias brindan servicios directamente a los líderes y les brindan energía y recompensas intelectuales, la gente a menudo llama a las secretarias el "cerebro externo" de los líderes. Sin embargo, el hecho de que las secretarias tengan la función de "cerebro externo" no significa que puedan expresar opiniones a voluntad, tomar decisiones por sí mismas e influir en los líderes. Los secretarios deben prestar atención a que sus palabras y acciones sean consistentes con las normas de su rol, a fin de respetar a los líderes, implementar resueltamente las instrucciones de liderazgo, no seguirlas ciegamente y siempre considerar como su importante responsabilidad brindar a los líderes una valiosa base y asesoramiento para la toma de decisiones. . Preste atención a la capacidad de sugerencia, elija la ocasión adecuada y el mejor momento de acuerdo con las características psicológicas y de comportamiento del líder, parta de las cuestiones clave, utilice un lenguaje eufemístico e implícito, exprese sus opiniones u opiniones diferentes con habilidad, "participe" en la idea, "Planificar" puntos clave y comprender y captar con precisión las intenciones del liderazgo.
3. Mejorar las competencias profesionales. ¿Qué es una secretaria? Gu Shuyun: "Una persona que a menudo administra documentos y ayuda a dirigir el trabajo diario". Se puede ver que la secretaria es el "libro" (es decir, procesa documentos), se concentra en el "libro" y pone sus sentimientos en el. "libro". Ser bueno escribiendo manuscritos es el requisito mínimo de habilidad profesional y calidad para una secretaria. Por tanto, si un secretario quiere mejorar la calidad de sus manuscritos, debe prestar atención a estudiar entre semana, practicar sus habilidades internas, aprender en la práctica, estudiar en el trabajo, resumir y mejorar, también necesita realizar investigaciones en profundidad y; Investigue tanto como sea posible, comprenda los "sentimientos subyacentes" en profundidad y realice una investigación exhaustiva. La información de primera mano no solo puede llenar la "base de datos", sino también recopilar información positiva y negativa de todos los aspectos y extraer la esencia para su uso propio. De esta manera, el manuscrito escrito se hace de carne y hueso, y también libera la mente, amplía los horizontes y aumenta los conocimientos y talentos.
En segundo lugar, fortalecer las "diez conciencias" que satisfacen las necesidades del desarrollo.
Con la profundización y el desarrollo de la reforma y la apertura, las ideas y conceptos de las personas han experimentado grandes cambios. Como medio eficaz para mejorar la eficiencia del trabajo y promover el desarrollo profesional, la ciencia de la gestión moderna se ha utilizado ampliamente en agencias, empresas e instituciones del partido y del gobierno. Por lo tanto, es necesario fortalecer la construcción de la calidad profesional de las secretarias para que tengan la siguiente conciencia moderna para adaptarse a las necesidades de la economía de mercado y al desarrollo de las situaciones nacionales y extranjeras:
1. conciencia. La autoconciencia del secretario se refiere a la comprensión y el sentimiento del secretario de la relación entre él mismo y el medio ambiente, que es uno de los contenidos de la conciencia moderna del secretario.
Una secretaria debe tener su propia actitud e ideas en todo lo que hace. No necesariamente tiene que expresarlas, pero sí debe tener reservas. Cuando se trata de muchas cosas y asuntos, las secretarias deben tener sus propias opiniones, refinar y formar sus propias opiniones, y tener cuidado con "seguir a la multitud" confusamente. Un secretario debe mirar los problemas en profundidad y analizarlos de manera racional e innovadora. Otros sólo discuten los asuntos caso por caso, pero el secretario puede ver el problema desde una perspectiva sistémica; otros sólo ven los problemas en dos niveles, pero el secretario puede ver los problemas en tres niveles, y ya. Las opiniones de las personas sobre los problemas están influenciadas por sus propios intereses. Si un secretario puede superar sus propios intereses egoístas y considerar algunas cuestiones, puede ser superior a los demás.
9. Sensibilizar. Algunas cosas se hacen de antemano y luego se dicen, algunas cosas se dicen mientras se hacen, algunas cosas solo se hacen pero no se dicen, y algunas cosas solo se dicen pero no se hacen. Por lo tanto, en el trabajo es necesario enfatizar tanto la "conciencia propagandística" como el calor, y analizar la situación específica en detalle. Para el trabajo exploratorio, debe completarse y lograr resultados antes de que pueda publicarse; para el trabajo que implica movilizar a las masas y requiere la cooperación de otros, es necesario publicitarlo y alentarlo mientras se realiza para crear una mejor atmósfera de opinión pública y sistema de apoyo al trabajo; no es necesario hablar de temas colectivos, bienestar o trabajos de construcción internos para evitar críticas innecesarias, si quieres hacer un trabajo formal que parezca superficial, solo debes expresar tu posición; Para una secretaria, casi no existen trabajos normales y cosas normales que se llevan a cabo cuando los puntos de vista y actitudes de todos son completamente consistentes. En este momento, si una secretaria promueve algo, hay que estar aún más atento.
10. Conciencia de confidencialidad. Ya sea en una oficina o en una empresa, la secretaria es la persona más cercana al líder. Se puede decir que el secretario no sólo está plenamente familiarizado con los hábitos y el estilo de trabajo del líder, sino que también tiene cierto conocimiento de muchos de los asuntos privados del líder. Esto requiere que el secretario tenga un sentido de confidencialidad y sepa qué decir, qué decir y qué no decir. En circunstancias normales, los secretarios deben ser cautelosos con los asuntos que está planificando el líder pero que aún no han sido decididos o decididos. No deben sacar conclusiones precipitadas, contárselas a todos ni publicarlas en todas partes. De manera similar, el secretario no puede contarles a otros sobre los asuntos privados y las salidas del líder, excepto al líder, por lo que debe mantenerlo confidencial. El secretario no puede revelar el salario del líder a otros.
En tercer lugar, conclusión
En definitiva, las tareas de oficina son pesadas y exigentes, lo que supone una prueba para las secretarias. Esto requiere que las secretarias de oficina tengan las "cinco conciencias" mencionadas anteriormente para poder adaptarse verdaderamente al trabajo de oficina y poder manejar el puesto de secretaria con facilidad.
Referencia
【1】An Xin. Introducción y práctica del trabajo secretarial[M]. Beijing: Editorial de Archivos de China, 2000.
[2]Ding Xiaochang, Mao Zhixiang. Ciencias secretariales y trabajo secretarial [M]. Suzhou: Prensa de la Universidad de Suzhou, 2002.
[3] Zhou Enzhen, et al. Psicología secretarial [M]. Beijing: China Urban Economic and Social Press, 1990.
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