Este tipo de consulta se envía a la oficina de admisiones y no requiere una plantilla.
El asunto del correo electrónico al colegio no debe estar vacío y debe ser lo más breve posible. Los correos electrónicos sin asunto no serán ignorados, pero la primera impresión no es muy buena, lo que al menos demuestra que no has prestado suficiente atención. Si hay una emergencia, se recomienda utilizar frases como ayuda de emergencia, de forma concisa pero llamativa.
En cuanto a la dirección, primero asegúrese de que haya un nombre de contacto en la información de contacto en el sitio web de la escuela. Si es así, se recomienda encarecidamente utilizar directamente el nombre de la persona de contacto, como Estimado Sr. Barbrook, en lugar del Estimado Sr. o Señora general. Por supuesto, si la escuela no lo proporciona, es mejor recurrir al Estimado Señor Señora mencionado anteriormente, o a alguien que pueda estar preocupado.
El siguiente paso es el texto, que debe ser conciso y directo. Porque la gente de la oficina de admisiones tiene que leer muchas cartas como ésta todos los días, y son demasiado largas y engorrosas para que la gente se sienta incómoda instintivamente. Una carta clara y concisa permitirá inconscientemente que la otra parte revele más y más información en el proceso de respuesta.
La atención se centra en una lógica clara y coherente. Esto no es fácil de hacer. Porque normalmente sólo necesitamos comunicarnos con la escuela cuando hay una "situación", y muchas veces esta situación nos pone muy ansiosos y queremos resolver todo de una vez. Pero cuanto más lo piensas, más confuso se vuelve.
Antes de escribir un correo electrónico, debes ordenar las cosas que tienes en mente. Es mejor saltar y mirar el problema desde la perspectiva de un espectador. Piensa claramente en las causas y consecuencias. ¿Por qué hay un problema? ¿Qué causa esto? Asegúrese de proporcionar contexto; resultará confuso si se formula como una pregunta.
Pero no te vayas al otro extremo: mucha gente habla de muchas cosas de forma apresurada y lo termina sin preguntar nada. De esta manera, los líderes escolares no sabrán qué hacer y la calidad del asesoramiento brindado se verá gravemente comprometida.
A la hora de enumerar los problemas, lo mejor es no ponerlo todo encima de la mesa a la vez. Una docena de preguntas asustaron a la otra parte a la vez. La mejor estrategia es comenzar con las preguntas más urgentes, preferiblemente no más de tres preguntas en un correo electrónico. El resumen de preguntas debe estar organizado y evitar repeticiones. Recuerda ser específico y no demasiado general. Las respuestas obtenidas de esta forma son las más efectivas.
En general, las universidades británicas todavía responden rápidamente a los correos electrónicos y algunas encuestas muestran que las universidades británicas emergentes son particularmente destacadas en este sentido. Después de recibir una respuesta, sea útil o no, lo mejor es volver a escribir para expresar tu agradecimiento.
Además, si no ha quedado claro antes, puedes seguir comentándolo en profundidad. Es mejor hacer clic en el botón "Responder" directamente para responder, de modo que el texto original se cite a continuación para informarle a la otra parte que ha recibido la respuesta. Es más, dado que la escuela maneja una gran cantidad de estas cartas todos los días, citar el texto original a continuación puede ayudarlo a "recordar" su caso.
Por supuesto, si la primera respuesta logra su propósito, no la ignores. Recuerde siempre las virtudes tradicionales de nuestra "tierra de etiqueta" y responda a los demás para expresar su gratitud.