¿Cuál es un método eficaz para la gestión de archivos universitarios en la nueva era?
1. Dificultades y problemas que enfrenta la gestión de archivos en colegios y universidades en la nueva era
1. El entorno de trabajo ha cambiado y la carga de trabajo ha aumentado.
Con el continuo desarrollo de la educación superior en nuestro país, la gestión de archivos universitarios también ha logrado ciertos avances. Sin embargo, con el desarrollo integral y diversificado de las universidades, el área de construcción y la escala de matrícula de las universidades continúan expandiéndose, y el alcance de las actividades de gestión e investigación científica continúa ampliándose, lo que hace que el entorno objetivo de la gestión de archivos universitarios sea más complejo.
2. Los métodos de gestión están atrasados y el grado de informatización no es alto.
Con la continua promoción y aplicación de las condiciones de oficina, la tecnología informática y otras tecnologías de la información modernas en los colegios y universidades, los departamentos de gestión de archivos de los colegios y universidades también han sido equipados con modernos equipos de información para la gestión de archivos, archivos adquiridos. software de gestión y realizó la informatización de la gestión de archivos. Sin embargo, desde los aspectos de procesamiento de datos, objetos de gestión y realización de funciones del sistema de gestión de archivos universitarios, aún no ha alcanzado el nivel de gestión de la información, no ha realizado la gestión de archivos en red y no puede aprovechar al máximo su eficacia. de todos los empleados sobre los recursos de información de los archivos universitarios.
3. La conciencia sobre la gestión de archivos es débil y es necesario mejorar aún más la calidad del personal de gestión.
Afectados por el concepto tradicional de confidencialidad de los archivos, los profesores y estudiantes de las universidades carecen de conocimientos suficientes sobre la gestión de archivos y tienen poca conciencia sobre la preservación proactiva de los archivos. Se invierte demasiada energía en la investigación científica y en las actividades docentes, y no se presta suficiente atención a la gestión de archivos. Algunas actividades escolares no formaron materiales de archivo eficaces y no llevaron a cabo una gestión de archivos eficaz. Algunos empleados incluso creen que la gestión de archivos tiene poco que ver con el desarrollo de la escuela y que no es necesario invertir demasiada energía, lo que afectará la integridad y seguridad de los archivos universitarios y provocará pérdidas irreparables a la gestión de archivos universitarios.
Al mismo tiempo, aunque el equipo de gestión de archivos de las universidades tiene un nivel cultural más alto que el equipo de gestión de empresas e instituciones ordinarias, también existe una falta de calidad en el personal de gestión de archivos a tiempo completo, una Problemas como el dominio insuficiente de las tecnologías de la información modernas, como las computadoras y las tecnologías de redes, y la calidad y capacidad insuficientes de gestión de archivos de información.
2. Medidas para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos universitarios en la nueva era
1.
La gestión de archivos universitarios involucra a un amplio abanico de departamentos y unidades. Sólo con el apoyo y la cooperación de todos los profesores y el personal podremos realmente hacer un buen trabajo en la gestión de archivos. Sólo si todos los profesores y el personal tienen conciencia de la gestión de archivos podremos garantizar verdaderamente la calidad de la gestión de archivos.
Es necesario incrementar los esfuerzos de educación y capacitación, realizar actividades de capacitación periódicas y mejorar la conciencia de los profesores y el personal sobre la gestión de archivos; es necesario fortalecer la gestión centralizada de archivos, de acuerdo con? ¿Estándares unificados, liderazgo unificado, gestión jerárquica? Establecer un grupo de liderazgo de archivos a nivel escolar, mejorar el sistema organizativo y coordinar los principios de la gestión de archivos. Los departamentos funcionales deben establecer archivos especiales y seleccionar administradores de archivos profesionales para la gestión de archivos especializados;
Al mismo tiempo; Al mismo tiempo, la división de responsabilidades debe ser clara, aclarar las responsabilidades de los profesionales de la gestión de archivos y del personal de gestión de archivos de los distintos departamentos y departamentos funcionales, y promover la construcción estandarizada y científica de la gestión de archivos sobre la base de la movilización de la participación de todos los profesores; y el personal, a través de una recopilación completa e integral de información de archivos, garantizar la autenticidad y objetividad de los archivos, extraer continuamente información de los archivos universitarios y enriquecer los archivos universitarios.
2. Mejorar el nivel de informatización de la gestión de archivos en las universidades.
Con el desarrollo continuo de la tecnología de la información moderna, promover la informatización de la gestión de archivos y realizar el intercambio de redes, la recuperación digital y la consulta de información de archivos se han convertido en la tendencia de desarrollo de la gestión de archivos en las universidades. A medida que el entorno de trabajo de los colegios y universidades se vuelve cada vez más complejo, el número de objetos de trabajo aumenta y la intensidad de la gestión de archivos sigue aumentando. Sólo aplicando la tecnología moderna de redes de información a la gestión de archivos se puede lograr la modernización de la gestión de archivos.
Alcanzar el nivel de informatización de la gestión de archivos en colegios y universidades ayudará a mejorar la calidad y la eficiencia de la gestión de archivos, entregar información de archivos a quienes la necesitan de manera oportuna y facilitar el acceso a los archivos. Para mejorar el nivel de informatización de la gestión de archivos, debemos aumentar la inversión para garantizar las instalaciones de hardware de gestión de archivos, hacer pleno uso de la tecnología digital de fibra óptica y la tecnología de monitoreo de redes, lograr la informatización de la recopilación, el almacenamiento, la organización, la custodia y la aplicación de los archivos, y mejorar la velocidad de disfrute de los archivos y optimice la calidad de los mismos. Al mismo tiempo, con la ayuda de la tecnología de red moderna, el modelo de gestión de archivos se ha transformado de una gestión independiente a una gestión en línea, y se ha realizado toda la gestión de la información de los catálogos y archivos combinando archivos en papel con archivos digitales. , se ha mejorado la calidad y la velocidad de la construcción de la informatización de la gestión de archivos.
3. Mejorar y potenciar los estándares de gestión de archivos.
La gestión de archivos es un trabajo sistemático y riguroso. Sin las normas correspondientes, es difícil lograr una implementación fluida de la gestión de archivos. Los colegios y universidades deben combinar sus propias características para crear modelos y métodos de gestión de archivos que se adapten a su propio desarrollo, aclarar los estándares de gestión de archivos, aumentar los esfuerzos de estandarización de la gestión de archivos y lograr una gestión de archivos científica.
Al establecer y mejorar estándares para la recopilación, inducción, preservación, aplicación, gestión y confidencialidad de archivos, se logra el objetivo de la gestión integrada de todo tipo de información de archivo. Al mismo tiempo, es necesario establecer un sistema de evaluación de apoyo, aclarar la división del trabajo y las responsabilidades laborales, vincular los resultados de la evaluación con los intereses del personal de gestión de archivos y mejorar la calidad de la gestión de archivos.
4. Mejorar la calidad del equipo de gestión de archivos.
Para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en colegios y universidades, lo más importante es mejorar la calidad profesional, la capacidad profesional y la capacidad de aplicación de tecnología de la información del personal de gestión de archivos, y mejorar continuamente su propia calidad profesional. . ¿Deberíamos utilizar una combinación de métodos, según? ¿Gestión estándar, habilidades profesionales, buena calidad y excelente servicio? La norma exige fortalecer la calidad profesional del personal de gestión de archivos y cultivar un grupo de talentos en gestión de archivos con alta calidad profesional a través de la formación en nuevos conocimientos y nuevas tecnologías en la gestión de archivos. Es necesario incentivar y orientar los talentos en gestión de archivos para fortalecer continuamente el aprendizaje personal. Mientras mejoramos la calidad profesional de la gestión de archivos, debemos estudiar concienzudamente la tecnología de las redes de información, mejorar nuestras propias reservas de conocimientos y dominar plenamente el contenido del trabajo.
Al mismo tiempo, también es necesario cultivar la calidad profesional y el sentido de responsabilidad del personal de gestión de archivos, garantizar que el personal de gestión de archivos respete los acuerdos de confidencialidad, realice sus funciones con diligencia y se dedique a su trabajo. y servir con entusiasmo para proporcionar información para mejorar el nivel de gestión de archivos en colegios y universidades.
Tres. Conclusión
En resumen, es de gran importancia hacer un buen trabajo en la gestión de archivos en colegios y universidades. En la nueva era, la gestión de archivos en colegios y universidades enfrenta algunas dificultades y problemas. Sólo fortaleciendo continuamente las medidas de trabajo y mejorando el nivel de gestión de archivos podremos servir mejor al desarrollo de las universidades.