Existen dos métodos básicos para organizar documentos:
1. Organizar documentos como una unidad es formar un archivo, es decir, combinar materiales documentales en documentos de acuerdo con las conexiones entre ellos durante el proceso de formación y procesamiento. El llamado expediente del caso es una combinación de documentos estrechamente relacionados. Archivar es un proceso de clasificación, combinación y catalogación. La clasificación se refiere a la clasificación física de los materiales de documentos de acuerdo con el esquema de clasificación de documentos de la unidad de archivo; combinar los materiales de documentos que deben clasificarse y combinarlos en una determinada forma es la disposición y catalogación sistemática de los documentos y materiales combinados; . La unidad de almacenamiento básica de archivos ordenados por archivo es el archivo.
2. Organiza por pieza. La clasificación por pieza se refiere a la clasificación por unidad básica de formación y procesamiento del material del documento. En general, un documento, un dibujo o una fotografía, una cinta de audio o vídeo, un libro de relojes o un certificado, una bandera y un trofeo son todos uno. El original y el borrador final de los documentos y materiales se consideran uno, el remitido y el remitido se consideran uno, el original y los anexos se consideran uno, el original y la copia se consideran uno, y la comunicación y respuesta se considerarán una. La unidad de almacenamiento básica para archivos ordenados por pieza es la pieza.
2. Disposición de Documentos y Materiales
Los materiales documentales se refieren a las unidades de archivo formadas durante las actividades de trabajo partidista y masivo, gestión administrativa y gestión empresarial, teniendo como información principal el texto y el papel. métodos de registro. materiales de documentación.
(1) Organizar por unidad de archivo
Al organizar documentos y materiales según archivos, deben cumplir con las disposiciones del "Formato de documentos y archivos" (GB/T9105-88) .
1. Clasificación
De acuerdo con el esquema de clasificación de archivos de la unidad de archivo, basado en la recopilación y clasificación habitual de materiales de archivo por parte del departamento de archivos y el departamento comercial, los materiales de archivo dentro el alcance del archivo será Separar artículo por artículo según las siguientes características:
(1) Año por año: Separar documentos y materiales según el año en que se forman o están destinados.
(2) Períodos de almacenamiento separados: De acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes y el calendario de períodos de almacenamiento de documentos y materiales formulado por la unidad de archivo, los documentos y materiales se guardan por separado de acuerdo con diferentes períodos de almacenamiento.
(3) Clasificación de contenido (1. Clasificación: Separe los materiales del documento según la categoría de primer nivel y la categoría de segundo nivel determinada en el esquema de clasificación de archivos de la unidad de archivo. 2. Subpregunta : Según el contenido del material del archivo reflejado Problemas, separe los documentos y materiales en detalle
2. Combinación (volumen)
Requisitos básicos para la combinación: centrarse en el problema. teniendo en cuenta otras características, para que los documentos y materiales estén estrechamente relacionados y clasificados, pregunta única, tipo claro, año mixto, período de almacenamiento preciso
3. >(1) Disposición de documentos y materiales en el volumen
Antes de ordenar los documentos y materiales en el volumen, es necesario enmarcar, copiar o bordear los documentos que estén dañados, tengan escritura dispersa o estén demasiado pequeños, y doblar y clasificar documentos de diferentes tamaños y longitudes.
Al ordenar, generalmente, la disposición se basa en el tiempo de formación, la importancia y la interconexión de los materiales del documento. al frente y la explicación al reverso; el original al frente y el adjunto al reverso; el original al frente y la versión final en el caso de materiales (Excepto expedientes de litigio); los materiales son lo primero y los materiales probatorios son lo último.
(2) Números de página y números de sello
Una vez clasificados los documentos y materiales del volumen, es necesario revisarlos. y materiales Las páginas de escritos y diagramas están numeradas, es decir, los números de página se ubican en la esquina superior derecha en el frente y en la esquina superior izquierda en el reverso.
Si el material del documento es. no encuadernado con una caja de volumen o cubierta de rollo. Al encuadernar juntos, el sello del número de documento debe estar estampado en la esquina superior derecha de la primera página del primer documento. El formato del sello del número de documento se muestra en la Figura 1; En los documentos encuadernados, el número del documento debe estar estampado en la esquina superior derecha de la primera página de cada documento del volumen. El formato del capítulo de numeración del archivo se muestra en la Figura 2. El método de llenado es:
.Número de archivo completo: el código asignado a la unidad de archivo por los archivos
Número de catálogo: cada uno.
Número de archivo: el número de. cada archivo.
Número de Parte: Número de cada documento del expediente.