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Guía de la conferencia de prensa
Autor: Yi Shenghua
La conferencia de prensa incluye recepciones de prensa reuniones, ruedas de prensa, cócteles, etc. En general, los cócteles son más libres, informales, informales y tienen un ambiente relativamente relajado. Pueden celebrarse solos o unidos a otras formas. Por ejemplo, algunos cócteles o fiestas de té se celebran después de la recepción. Las conferencias de prensa son generalmente temáticas y el tema principal es "responder a las preguntas de los periodistas". Además, las conferencias de prensa pueden ser dirigidas por la persona a cargo de relaciones públicas, mientras que a las conferencias de prensa generalmente asisten funcionarios de nivel superior. Entre estas formas, la más común es la rueda de prensa. Entonces nos centramos en ello. Para hacer la explicación más específica, primero supongamos un caso y luego analicémoslo en base a este caso:
La empresa biofarmacéutica nacional A desarrolló una "vacuna contra el SIDA" y un nuevo medicamento para el tratamiento del SIDA "Ai Erbituo". " . La vacuna se puede inyectar o administrar por vía oral en el cuerpo humano. Después de su implantación en el cuerpo humano, los "anticuerpos" se producirán por completo en tres días. Cuando la persona inyectada queda expuesta al virus del VIH a través de diversas vías de transmisión, los "anticuerpos" ejercerán automáticamente su función inmune. El nuevo medicamento para el tratamiento del SIDA "Ai Erbituo" puede controlar la afección y lograr gradualmente el efecto del tratamiento (aún no es una cura y se están investigando más medicamentos para curarlo). Su eficacia ha sido reconocida por el departamento de administración de medicamentos y patentada.
La empresa A se está preparando para lanzar el medicamento a gran escala en China. El siguiente paso es encontrar un agente general en el extranjero. Para ello se están preparando para celebrar una conferencia de prensa en Beijing. Debido a que este producto llena un vacío nacional y está a la vanguardia de la tecnología médica mundial, la compañía decidió hacer grandes esfuerzos para realizar esta conferencia de prensa.
El público objetivo de la divulgación de información es: productos farmacéuticos nacionales, industria médica, público adulto en general y público extranjero únicamente.
Estarán invitados: medios de comunicación; funcionarios y expertos de los departamentos de gestión médica y de salud; representantes de pacientes o celebridades que se preocupan por la causa.
La escala de la conferencia de prensa: 90 medios de comunicación (unas 100 personas), 25 funcionarios y expertos relevantes, 40 distribuidores, 3 representantes de pacientes y 2 celebridades.
Ahora que eres el principal planificador y coordinador principal de algunas ruedas de prensa nacionales, ¿cómo empezarás a organizarlas? ¿Cuáles son los pasos y a qué puntos debemos prestar atención?
Los aspectos involucrados en una conferencia de prensa son similares, en términos generales, e incluyen las siguientes partes:
1. Planificación del evento y determinación del tema.
2. y organización de la agenda
3. Preparación del material
4. Invitación, comunicación y confirmación de los participantes
5.
6. Exhibición del producto, demostración y divulgación de información
7. Control de la atmósfera en el sitio
El número de participantes en este caso es inferior a 200, por lo que debería ser un Rueda de prensa pequeña y mediana. Ahora analicemos cómo hacerlo paso a paso.
1. Tener claros los objetivos que se pretenden alcanzar con esta rueda de prensa y el tipo de rueda de prensa para determinar sus especificaciones, dirección y estilo básico.
El objetivo principal de esta conferencia de prensa es transmitir la información sobre los nuevos productos de la empresa a la comunidad médica y sanitaria y al público a través de los medios de comunicación, transmitir la imagen de tecnología líder de la empresa y la imagen de marca de " promoción de la salud humana”. El tipo de conferencia de prensa es un comunicado de información y las especificaciones deben ser relativamente altas. Debido a que se trata de una publicación de información corporativa, a diferencia de una reunión altamente política, el estilo básico no debe ser demasiado serio y debe haber vivacidad en las especificaciones formales.
2. Establecer un comité preparatorio, organizar el personal relevante y determinar las garantías de organización y personal.
Una conferencia de prensa involucra todos los aspectos, y todas las tareas están vinculadas, conectadas y entrelazadas entre sí. Deben ser coordinadas, multifacéticas y realizadas al mismo tiempo. completarlo por uno mismo. La organización, la comunicación y la coordinación son muy importantes.
A juzgar por esta conferencia de prensa, el trabajo principal se puede dividir en varias partes principales: planificación de eventos y preparación de materiales, invitación y comunicación con funcionarios y expertos, invitación y comunicación con los medios de comunicación, invitación y comunicación con distribuidores. , Explicación y exhibición del producto, logística y asuntos de conferencias, diseño en el sitio, etc., la organización debe establecerse de acuerdo con el asunto.
Principios para establecer una organización: primero, el "principio profesional", los profesionales hacen cosas profesionales y conocen bien a las personas. Por ejemplo, el departamento de marketing y ventas es el departamento homólogo para la comunicación con los distribuidores.
Entre ellos, la comunicación entre expertos y funcionarios generalmente requiere que el responsable de relaciones públicas y los ejecutivos corporativos se presenten, y no existe un grupo separado. La comunicación con la prensa y la preparación de materiales son competencia profesional del personal del departamento de relaciones públicas, por lo que no existe un grupo separado para la comunicación con la prensa. El segundo es el "principio de equilibrio". La carga de trabajo de cada grupo es relativamente equilibrada. Es el "principio de división del trabajo". La división del trabajo debe ser clara y las responsabilidades deben ser claras para evitar el fenómeno de la referencia mutua. Además, la división del trabajo subordinado y horizontal. la colaboración debe ser clara; el cuarto es el "principio plano". Generalmente, en actividades a gran escala, hay múltiples niveles de estructura "piramidal", pero en actividades de tamaño mediano, no es adecuado tener muchos niveles para garantizar. flexibilidad, no demasiada gente y ser ágil y eficiente; el quinto es el "principio del sistema". Aunque es una organización temporal, una vez que se une a la organización, el personal debe estar sujeto a reglas y regulaciones.
La siguiente es una forma de establecer una organización:
Una conferencia de prensa involucra a varios departamentos. Generalmente, la alta dirección de la empresa y el vicepresidente responsable desempeñan ciertos roles en la organización. posición del comité. Altos ejecutivos de la empresa, incluso los máximos dirigentes, pronunciarán algunos discursos y declaraciones. A lo largo del evento, el trabajo del personal del departamento relevante puede entrar en conflicto con su trabajo diario y es importante ganarse la comprensión y el apoyo de cada departamento.
Preparar una rueda de prensa implica mucha energía y tiempo. Las empresas cualificadas pueden contratar una empresa de relaciones públicas profesional para que las represente.
3. Determinar la gestión de tiempos, procesos y objetivos, y proporcionar retroalimentación y ajustes.
El control del tiempo se expresa generalmente en forma de cronograma (cuenta atrás). Preste atención a ser razonable al organizar el tiempo y dejar espacio para ello. En términos generales, el tiempo y el progreso en el frente deben organizarse de manera más compacta para garantizar que haya tiempo para ajustarse, desplegarse y mejorar más adelante.
La gestión de procesos se refiere a la gestión de procesos de la interconexión, coordinación y cooperación entre diversos contenidos de trabajo y su combinación orgánica en la actividad. Toda la actividad es un proyecto sistemático. Por ejemplo, en este caso, sólo cuando se determina el contenido y el significado del tema se puede determinar la agenda y las especificaciones; sólo cuando se determina la escala y las especificaciones se puede determinar el número de personas; se implementará el lugar, y solo después de que se implemente el lugar se podrá organizar el diseño en el sitio, etc. La gestión de procesos permite al coordinador general tener una comprensión clara de todas las partes de toda la actividad, facilitando la identificación de los puntos clave, el enfoque y las dificultades del trabajo, que generalmente están representados mediante un diagrama de bloques del programa.
4. Planificación del evento y determinación de la temática del evento.
La planificación de eventos incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Planificación y organización de la agenda de la reunión
Todo el proceso de la mayoría de las conferencias de prensa consiste en discursos, lectura de manuscritos, y manifestaciones rutinarias. De hecho, aunque la rueda de prensa es una reunión formal, se puede animar más, especialmente la apertura de la reunión.
A juzgar por los atributos del producto, el canto y el baile convencionales obviamente no son adecuados. Sin embargo, puedes escribir un drama o un sketch basado en la experiencia dramática de una madre y una hija que contrajeron el SIDA debido a la donación de sangre. Como la apertura, presentar automáticamente el tema principal obviamente será más exclusivo y no destruirá el estilo de toda la conferencia.
Al organizar la agenda de la reunión, preste atención a que sea compacta y coherente. Desde un punto de vista práctico, generalmente es apropiado limitarla a una o dos horas. Especialmente el tiempo para hablar, el número de palabras en el manuscrito del discurso debe controlarse con una extensión que pueda explicar el problema con claridad. No debe ser demasiado largo ni demasiado corto, en la práctica, entre 15 y 20 minutos. es más apropiado.
2. Planificación temática
El tema de la rueda de prensa se puede elegir de muchas formas. La más común es que las palabras "XXX rueda de prensa" aparezcan directamente en el tema. y algunos tienen un tema grande, el siguiente es el tema principal, también hay una combinación de los dos.
Por ejemplo, esta rueda de prensa puede tener estas tres formas:
(1), rueda de prensa de la empresa A para el lanzamiento de nuevos medicamentos para la prevención y el tratamiento del SIDA
(2), "Mantener a los humanos alejados del SIDA"
——Rueda de prensa para el lanzamiento de nuevos medicamentos para la prevención y el tratamiento del SIDA de la Compañía A
(3), Conferencia de prensa para el lanzamiento de nuevos productos de "¿Empresa A? Manténgase alejado del SIDA"
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El tema aparecerá en el fondo de la escena y será mencionado con frecuencia por los medios. debe ser conciso y pegadizo, y el número de palabras, por lo general, no debe ser demasiadas.
Además, de acuerdo con las regulaciones de los departamentos nacionales de prensa y publicaciones pertinentes, cualquier conferencia de prensa con la palabra "noticias" en el tema debe ser aprobada por el departamento nacional de prensa y publicaciones. En general, en la práctica, muchas empresas omiten la palabra "noticias" y utilizan otros términos.
De esta forma se puede virtualizar toda la rueda de prensa y el temario sencillo es el siguiente:
Rueda de prensa de lanzamiento del nuevo producto “Empresa A? >
Agenda
Lugar: Salón XX, Edificio X, Centro Internacional de Convenciones de Beijing
Hora: 15 de septiembre de XX (domingo p>
9:00-9: 15 Proyección de la película especial de presentación de la empresa
9:15-9:30 Pequeño drama
9:30-9:35 El anfitrión anuncia el inicio de la reunión, presentación de los invitados
9:35-9:50 Discurso del presidente
9:50-10:10 Presentación del nuevo producto
11:00-11:30 Responder a las preguntas de los periodistas
11:30 El anfitrión anuncia el cierre de la reunión
5.
Determinar los participantes es una tarea muy importante, y también es un factor que cambia mucho, y sus cambios afectarán las especificaciones y escala de toda la conferencia de prensa, y por lo tanto afectarán varios factores de la prensa. conferencia. Por ejemplo, la asistencia o ausencia de personas importantes puede afectar las especificaciones, o por conveniencia, el lugar de la reunión o parte de la reunión puede cambiarse a un aeropuerto o sala VIP, o puede ajustarse el horario. Por lo tanto, este es un "punto clave" en el control general del trabajo de coordinación y en el que se debe centrar la atención.
En la selección de los participantes se debe seguir el principio de atender las necesidades de la publicación de contenidos, y se deben seleccionar personas relevantes para participar. En general, los funcionarios eligen a personas con más peso para hablar, mientras que los expertos son personas que han logrado logros o son famosas en el campo. Los funcionarios y expertos de esta conferencia son principalmente personas de los sectores sanitario, farmacéutico, de supervisión de calidad, administración de empresas, asociaciones industriales e instituciones académicas.
Los representantes de los pacientes son un problema difícil. Los hospitales tienen la obligación de tratar a los pacientes con SIDA por igual y mantener la confidencialidad. Por razones conceptuales, pocos pueden asistir a las reuniones abiertamente. Sin embargo, se pueden encontrar, pero deben obtenerse. . de consentimiento. Además, algunas estrellas de fútbol y de cine extranjeras también han revelado que están infectadas por el VIH. Puedes intentar contactar con ellas.
Pu Cunxi, un conocido apasionado de la publicidad sobre el sida, podría considerar intentar ponerse en contacto con su agente y confirmar su tiempo.
Los periodistas son el centro de la conferencia de prensa. En términos generales, primero crean una lista de personas a invitar, envían cartas de invitación con una semana de anticipación y luego hacen llamadas telefónicas para confirmar. Para eventos noticiosos repentinos, se pueden utilizar llamadas telefónicas y faxes. Después de la implementación, complete el trabajo estadístico de clasificación. Los medios de comunicación para esta conferencia de prensa se dividen aproximadamente en cuatro partes: medios gubernamentales diarios, medios de masas como Evening News y Metropolis Daily, medios médicos y profesionales de la salud, y medios internacionales o extranjeros.
6. Formular planificación de eventos y planes operativos específicos.
El plan de planificación de eventos es un texto estratégico y táctico que orienta todo el evento y se utiliza para la planificación de actividades. En términos generales, sólo se proporcionan los miembros principales de la conferencia.
El plan de operación específico se utiliza dentro de la empresa o como ayuda a la agencia de relaciones públicas de la empresa para guiar el funcionamiento específico de toda la actividad. Generalmente es bastante detallado, específico para cada paso de cada persona, e incluso. Específico para el contenido y la hora de la insignia. Específico para el minuto. Cada miembro del personal de la junta general tiene una copia.
7. Elaboración de comunicados de prensa y materiales relacionados
La información proporcionada a los medios generalmente se presenta en forma de bolsas publicitarias o bolsas para documentos, organizadas adecuadamente, colocadas en orden y luego Distribuido a los medios de comunicación antes de la rueda de prensa, el orden es:
1. Agenda de la reunión
2. Nota de prensa
3. > p>
4. Folleto de la empresa
5. Imágenes relacionadas
6. Recuerdos (o cupones de recuerdo)
7. tarjeta (para más entrevistas después de que se publique la noticia y para contacto después de que se publique la noticia)
El comunicado de prensa incluye lo siguiente:
1. El número de palabras es corto, normalmente dentro de las 1.000 palabras, y se publica rápidamente. Algunos medios lo publicaron en menos de una hora después de la rueda de prensa. Algunas personas lo llaman "arma corta".
2. Es extenso y rico en contenido, generalmente análisis en profundidad e informes enfocados. Se pueden elaborar cuestiones como el trasfondo del mensaje que no se puede explicar con claridad.
Una noticia es generalmente suficiente, mientras que un boletín puede proporcionar múltiples piezas desde diferentes ángulos, o también puede presentarse en forma de respuestas a las preguntas de los periodistas. Algunas personas lo llaman "lanza".
3. Material de referencia.
4. Información de la imagen.
La información anterior generalmente se proporciona en forma escrita y también puede adjuntarse a un CD o disquete de computadora.
5. Discurso importante. Notas de discurso útiles para periodistas. Por ejemplo, los discursos del máximo responsable de la empresa, los discursos de los líderes encargados de tecnología y marketing, etc., y los discursos de algunos representantes de interés periodístico también pueden incluirse en los materiales de los periodistas, pero el estándar es que son beneficiosos para la labor informativa del periodista.
6. Folleto de la empresa.
7. Materiales sobre personajes importantes y celebridades que participaron en el encuentro.
8. Selección de tiempo, implementación del lugar y distribución en sitio.
La selección del tiempo es un arte en la planificación de noticias. Los diferentes tiempos de publicación tendrán diferentes efectos.
Las conferencias de prensa corporativas a veces deben evitar eventos y reuniones importantes. Por ejemplo, durante el período de "Dos Sesiones", el diseño es ajustado y la mayoría de los reporteros tienen arreglos, por lo que no se puede garantizar el tiempo. En ocasiones es necesario acercarse a determinadas oportunidades, como cuando la correlación es alta, para aprovechar la tendencia.
Por ejemplo, esta conferencia se puede celebrar en el "Día Internacional de Concientización sobre el SIDA", lo que tendrá un muy buen efecto. Por supuesto, también depende de la propia situación de la empresa. ¿Vale la pena esperar esta oportunidad? ¿Es demasiado tarde? ¿Es necesario? Tomar decisiones después de un análisis general.
Además, en cuanto al tiempo, elegir generalmente días que la gente pueda recordar fácilmente, como fiestas, principios y finales de enero, y evitar algunos días tabú. Si es sábado, domingo u otro festivo, considera hacerlo por la tarde.
A la hora de elegir un lugar, generalmente se tienen en cuenta los siguientes puntos:
Primero, el gusto y el estilo.
El lugar puede ser al aire libre o interior, pero el interior es lo más habitual. Porque las instalaciones en todos los aspectos son mejores.
Los hoteles tienen diferentes clasificaciones de estrellas, a juzgar por esta rueda de prensa, está bien elegir hoteles de cinco o cuatro estrellas.
Además, en centros turísticos de verano y otros lugares se pueden realizar reuniones informales, o de atributos de producto más cercanos a la naturaleza y la salud.
Los hoteles también tienen diferentes estilos y diferentes posiciones. Por ejemplo, el Gran Salón del Pueblo y la Pensión Estatal Diaoyutai son más políticos, Kempinski y Hilton son más éticos y hermosos, y algunos están más orientados al deporte. Algunas, como la Villa de los Juegos Asiáticos o los Juegos Olímpicos. A la hora de elegir un hotel, el estilo debe ir acorde con el contenido de la rueda de prensa.
El segundo es la practicidad y la economía.
¿Cuál es la capacidad de la sala de conferencias? ¿Cuál es el tamaño de la tribuna? ¿Equipo de proyección, fuente de alimentación? ¿Conjunto, micrófono de pecho, micrófono remoto? ¿Qué tal los servicios relacionados?
¿Provisión de alojamiento, alcohol, comida y bebidas?
¿El precio es razonable? ¿Hay algún espacio desperdiciado?
Espera, estos deben ser considerados.
El tercero es la comodidad.
¿Está cerca de los principales medios de comunicación y de personas importantes, el transporte es conveniente y el estacionamiento es conveniente?
El diseño del sitio incluye los siguientes contenidos principales:
1. El tablero de fondo del tema contiene el tema, la fecha de la reunión y, a veces, la ciudad donde se llevará a cabo la reunión. El color y la fuente deben ser hermosos y generosos. El color puede basarse en el VI corporativo.
2. La disposición periférica del hotel, como pancartas, pancartas verticales, globos flotantes, puertas arqueadas, etc. en el exterior del hotel, es diferente en cada hotel, algunos lo permiten y otros no.
3. Colocar los asientos.
Método de colocación: Las ruedas de prensa se suelen organizar con una tribuna y escritorios debajo. Algunas reuniones informales y de debate se organizan con una mesa redonda. Preste atención para determinar el personal en la tribuna. Sin embargo, muchas reuniones adoptan ahora el método en el que el podio sólo tiene el asiento del moderador y el asiento del orador, y los invitados distinguidos se sientan en la primera fila de abajo.
Principio de colocación: "Los que tienen posiciones más altas deben colocarse al frente y en el medio, y los que tienen posiciones más altas deben colocarse al costado y atrás".
Esta conferencia de prensa se puede organizar de la siguiente manera:
(1) Primera y segunda fila: los VIP y los líderes empresariales tienden a estar en el medio y al frente. Se puede considerar cuando hay muchas personas, el asiento en el borde está vacío. Cuando es necesario, hay una tarjeta de lugar para indicar el nombre del invitado distinguido y el líder de la empresa y, a veces, la unidad y el puesto.
(2) Varias filas debajo de la tercera fila: en el palco de prensa, los reporteros de televisión deben ubicarse lo más adelante posible en el borde del pasillo, la cámara puede mirar hacia la tribuna y. También puede escanear el lugar a continuación.
(3) Asientos del repartidor nuevamente.
(4) Personal general de la empresa y auditorio.
Presta atención a la reserva de asientos. Normalmente habrá algunos asientos sin mesa al fondo.
4. El equipo relevante debe depurarse repetidamente antes de la conferencia de prensa para garantizar que no funcione mal.
5. Registro y saludo: Generalmente existen carteles de orientación y de bienvenida en el lobby, entradas de ascensores y esquinas. Generalmente los hoteles cuentan con este servicio. Puede pedirle a la señora de etiqueta que lo salude con anticipación.
Las reuniones generales requerirán que los asistentes dejen sus tarjetas de presentación y preparen una casilla "Por favor, dame tu tarjeta de presentación".
9. Control in situ.
El control in situ es una parte que refleja la adaptabilidad del coordinador general. De hecho, un buen coordinador hará el trabajo con antelación: primero, evitar la aparición de variables. Por ejemplo, entrena un poco con regularidad y haz algunos ensayos de antemano. Desde un punto de vista práctico, los cambios repentinos en el lugar a menudo se deben a una mala comunicación, mala consideración y etiqueta. Debemos centrarnos en estos aspectos; en segundo lugar, preparar planes alternativos con antelación; en tercer lugar, prestar atención a la acumulación de habilidades de manejo flexibles en el lugar.
Los funcionarios y distribuidores que vengan deben ser acompañados y comunicados con ellos, y los reporteros que vengan deben ser tratados por igual. Parte de la información no puede revelarse a los medios A mientras se mantiene confidencial a los medios B. Por lo general, no es aconsejable transmitir a otros noticias que los periodistas descubren personalmente.
En términos de control de la atmósfera, el coordinador general se encuentra en un "centro de gravedad" equilibrado, la atmósfera es relajada y animada, y el estado de ánimo de los participantes será cómodo. Otro factor importante es el anfitrión. Sería mejor que lo organizaras tú mismo, pero a menudo estás demasiado ocupado para hacer todo el trabajo. Por lo tanto, durante la conferencia de prensa, debes organizar algunas cosas con anticipación y comunicarte plenamente con el anfitrión. con anticipación para que pueda comprender todo el proceso. Tener una comprensión general y una comprensión del estilo de la reunión.
En el proceso de demostración y explicación del producto, se pueden utilizar algunos medios tecnológicos modernos, combinados con diagramas esquemáticos preparados, gráficos tridimensionales, vídeos, diapositivas, etc., para ayudar a los participantes a comprender.
A la hora de responder preguntas de los periodistas, por lo general, una persona será la encargada de responder. Si es necesario, si se trata de preguntas muy profesionales, otras personas ayudarán.
En China, la mayoría de los periodistas no hacen preguntas maliciosas y, a veces, incluso las preguntas bien intencionadas rara vez se mencionan, a menudo sintiendo que son demasiado aburridas. De hecho, las preguntas pueden reflejar la amplitud y profundidad de la comprensión y la comprensión del contenido de la reunión por parte del periodista. Es el punto de vista del periodista el que plantea puntos controvertidos, puntos clave, dificultades y preocupaciones públicas desde el punto de vista del público, lo que es más propicio para la discusión. comunicación.
Antes de la conferencia de prensa, generalmente se prepara un esquema de memorando de preguntas y respuestas del periodista y se obtiene el consenso de antemano. En particular, el entrevistador principal y el entrevistador auxiliar deben obtener conocimientos profesionales.
Durante la conferencia de prensa, las preguntas de los periodistas deben responderse con seriedad. Las preguntas irrelevantes o demasiado largas pueden detenerse con tacto y cortesía. Para las preguntas que involucren secretos corporativos, algunas pueden ser directas y educadas. Entiendo si les dices que es un secreto corporativo, y algunos pueden responder con tacto. Un enfoque de "sin comentarios" no es apropiado. Para preguntas que sean complejas y requieran muchas explicaciones, puede responder brevemente los puntos clave e invitarlos a discutirlos después de la reunión.
Toda la reunión debe tener un final formal. Si el congreso está previsto que finalice a las 11:30, se deberá realizar un almuerzo de recepción o banquete buffet. Al finalizar el congreso, el anfitrión informará la hora y el lugar.
Después de la rueda de prensa y antes del banquete se suelen concertar entrevistas más en profundidad en la sala VIP.
Vale la pena explicar que las conferencias de prensa son complicadas y tienen diferentes métodos. Todavía hay muchos detalles que no pueden reflejarse aquí. Este es solo un método, y los lectores aún deben poner en práctica más. experiencia.