1. El trabajo documental es el fundamento y premisa del trabajo archivístico.
Muchos documentos son los antecesores de los archivos. El estado del papeleo no sólo afecta directamente a su propia calidad y al trabajo diario de la agencia, sino que también afecta a la calidad de los archivos que se convertirán en archivos en el futuro. y la construcción de empresas de archivos nacionales. Los archivos surgen de documentos y se transforman a partir de materiales documentales. La redacción del manuscrito debe estar en línea con la línea, los principios y las políticas del partido; el contenido debe ser realista, con puntos de vista claros, fundamentos confiables, lógica estricta, concisa y concisa, y una redacción fluida y científica. En la preparación y distribución de los documentos se debe considerar si están completos, especialmente algunos documentos orientativos y que se conservarán como comprobantes en el futuro. Se debe unificar y estandarizar el formato. No utilizar lápices, bolígrafos, tintas e impresoras de mala calidad. para escribir; de lo contrario, tomará mucho tiempo, algunos archivos no han sido entregados a la institución de archivos, pero la escritura se ha extendido y descolorido, lo que ha afectado gravemente la búsqueda y conservación de los archivos. Para garantizar la seriedad de los documentos, se deben evitar errores al reimprimir, se deben evitar errores y pérdidas al enviar, recibir y ejecutar, y se debe garantizar la calidad y la integridad, sentando así una buena base para la integridad y sistematicidad. de los archivos. Por lo tanto, el papeleo es la base y premisa del trabajo de archivo, y la calidad del papeleo tiene un impacto decisivo en el trabajo de archivo.
2. Hacer un buen trabajo en el archivo de documentos es el vínculo entre el papeleo y el trabajo de archivo.
Una vez procesados los documentos formados y utilizados por la agencia en las actividades oficiales, algunos de ellos perderán su valor social y serán eliminados al terminar las funciones actuales como el registro y manejo de asuntos; Se eliminan debido a su valor para referencia futura. Luego se seleccionan para su conservación y sus documentos dispersos se organizan sistemáticamente en expedientes de acuerdo con sus conexiones y ciertas reglas en el proceso de formación. Este trabajo de organización sistemática se denomina trabajo de archivo de documentos. La presentación de documentos es el último vínculo en el trabajo de procesamiento de documentos oficiales. Una vez completado el procesamiento, los materiales de los documentos oficiales con el valor de referencia y utilización se convierten en archivos después de formarse en el expediente del caso. Papeleo y trabajo de archivo. Una fusión de trabajo administrativo y de archivo. La agencia ha formado una gran cantidad de documentos y materiales en sus actividades laborales. Cada documento y material es independiente y tiene su propia misión y función específicas. Sin embargo, muchos documentos y materiales se forman en el proceso de manejar el mismo trabajo y el mismo. Son mutuamente excluyentes. Existe una estrecha conexión inherente entre ellos. Este tipo de conexión entre documentos se forma históricamente en las actividades de la agencia. Debemos organizarlos científicamente y distinguirlos de acuerdo con la conexión histórica entre ellos, y formar un expediente individual para que cada expediente se convierta en una combinación concisa y sistemática. de conexiones. Sólo así podremos mantener la verdadera apariencia de la historia, reflejar el progreso objetivo de diversas tareas y facilitar la búsqueda y el uso diario. De lo contrario, los archivos quedarán aislados, dispersos y desorganizados, lo que dificultará ver la conexión entre sí y los entresijos, y reducirá la tasa de utilización de los archivos.
3. Fortalecer la recopilación diaria de documentos es una medida eficaz para garantizar la disponibilidad y utilización de los archivos.
Para hacer un buen trabajo en el archivo de documentos, la clave es fortalecer la recopilación de documentos diarios, lo cual está relacionado con la integridad y seguridad de los archivos. La recopilación de documentos y materiales debe ser responsabilidad del personal administrativo, quien debe dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva en el proceso de recopilación, tomar diversas medidas efectivas y recopilar todos los documentos que deben archivarse a través de múltiples canales durante la preparación; , impresión e incluso envío y recepción de manuscritos. Durante el proceso, se debe prestar atención al almacenamiento de los documentos manuscritos, archivos adjuntos y aprobaciones; ser bueno en el uso de los libros de registro de recibos y emisiones para verificar y verificar los documentos procesados, y basarse; sobre las conexiones entre ellos, haga los preparativos diarios de acuerdo con las categorías de volumen de archivo de documentos para sentar las bases para el archivo. Establecer archivos diariamente es una parte importante del papeleo y una medida eficaz para garantizar la utilización de los archivos.
4. La disponibilidad de los expedientes es el criterio para comprobar la calidad de los trámites.
El uso de archivos es el objetivo final del trabajo de archivo y el estándar para comprobar la calidad del papeleo. Los archivos se originan a partir de documentos y sirven para el papeleo, es decir, sirven para la toma de decisiones de los líderes. Por otro lado, una vez que la toma de decisiones del líder se convierte en un documento formal, tiene tanto una función rectora actual como una función de verificación. Los documentos rectores, como algunos reglamentos, opiniones, reglamentos, etc., tienen una función rectora a largo plazo. papel; en cuestiones importantes, las decisiones de enajenación, los acuerdos de adquisición de tierras, los nombramientos y destituciones de puestos de trabajo, las estructuras organizativas, los cambios de afiliación, etc., tienen efectos verificativos y documentales a largo plazo. El papel principal de la utilización de archivos se refleja en la promoción y mejora del trabajo básico mediante el trabajo de utilización. El tamaño del efecto de utilización depende de qué tan bien se haga el papeleo.
Si los procedimientos del documento están incompletos, faltan fechas y unidades, causará dificultades de uso y será difícil ejercer su autoridad y función de credencial. El material del papel del documento es de mala calidad y tiene poca resistencia al estallido. Resistencia al plegado y resistencia al desgarro. Es pequeño, fácil de dañar y de envejecer. Si no presta atención a la durabilidad al usar tinta, afectará la "vida" y el período de utilización de la lima. Por lo tanto, mediante el uso de archivos se pueden descubrir problemas en el papeleo, como la calidad de los materiales de los documentos, si el archivo está completo, si la clasificación y organización de los archivos es científica y estandarizada, etc. Esto promoverá una mayor mejora y mejora del papeleo. Se puede ver que el uso de archivos no sólo se basa en el papeleo, sino que también sirve como estándar para probar el papeleo.