Principalmente responsable de
la firma, emisión y registro de documentos e información
la invalidación y destrucción de documentos vencidos
documentos controlados Gestión Informatizada
Verificar periódicamente la validez de los documentos.
Gestión diaria y almacenamiento de documentos
Responsabilidad
1 La autoridad y responsabilidad para la formulación, modificación y supresión de documentos
El Control de Documentos El Centro es el responsable de la numeración documental y la gestión original de todos los documentos del sistema de calidad.
Preste atención al funcionamiento competente del software de oficina.
Velocidad de escritura rápida (los requisitos varían según el puesto de trabajo y el alcance del negocio)
Mantenimiento y conservación de computadoras
Competente en navegación por Internet
Control de Archivos Responsabilidades Laborales de los Supervisores
Procedimientos de Control de Documentos
1.
Controlar la preparación, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento, uso, modificación, identificación Y todo el proceso de reciclaje e invalidación garantiza que todos los archivos utilizados en lugares relevantes sean versiones válidas.
2. Ámbito de aplicación
Controlar todos los documentos de nuestra empresa.
3. Responsabilidad
3.1.La Dirección General es responsable de la elaboración, utilización y modificación de los manuales de calidad y medio ambiente, documentos de procedimientos de calidad y medio ambiente y otros documentos responsables a nivel de empresa; para todos los documentos (incluidos los documentos externos), identificación, almacenamiento, distribución, reciclaje y control de caducidad.
3.2.Cada departamento es responsable de la preparación, conservación, uso y modificación de los documentos operativos, registros y otros documentos de gestión dentro del alcance de sus responsabilidades relevantes.
3.3.El director general, el representante de la dirección y el subdirector general son responsables de aprobar los manuales de calidad y medio ambiente, los documentos del programa de calidad y medio ambiente, los documentos técnicos de la empresa y otros documentos relacionados, respectivamente.
4.Procedimientos de gestión
4.1.Documentación:
4.1.1.De acuerdo con los requisitos del sistema de gestión ambiental de la calidad y las diversas actividades de calidad, las pertinentes. departamentos responsables (Ver Apéndice 1) Responsable de organizar la preparación de documentos dentro de su alcance de responsabilidades.
4.1.2 Cuando cada departamento agrega nuevos documentos de acuerdo con las necesidades reales de trabajo, debe completar el "Formulario de aprobación de modificación/preparación de documentos" y solo puede organizarlo después de la aprobación del gerente general o representante de la gerencia. o el vicepresidente encargado de Documentación.
4.2. Revisión y aprobación de documentos:
4.2.1 Revisión de documentos (incluidos los archivos adjuntos), incluida la revisión del formato del documento y la revisión del contenido del documento. Para conocer el formato de archivo, consulte las disposiciones pertinentes del formato de archivo ZHHK-ZH/ZD-003.
4.2.2. Una vez completada la preparación del documento, el preparador debe enviar el documento al Departamento General y primero revisar el formato del archivo después de aprobar el formato, el Departamento General deberá seguir las disposiciones de; Apéndice 1 (al menos tres departamentos refrendantes)) se informará al auditor correspondiente para su aprobación o refrendo.
4.2.3. Una vez aprobado el documento, se deberá presentar al aprobador correspondiente para su aprobación.
4.3. Distribución de documentos:
4.3.1 Todos los documentos de la empresa se distribuyen a través del Departamento Integral.
4.3.2. Antes de la emisión de documentos, el aprobador del documento debe determinar primero el alcance de la emisión del documento, y el Departamento General es responsable de registrar los registros de emisión y reciclaje de documentos.
4.3.3. Una vez emitido el documento, éste deberá ser firmado por el destinatario.
4.4. Almacenamiento de documentos:
4.4.1 El Departamento General guarda y cumplimenta la “Lista de Documentos Controlados”.
4.4.2. Cada departamento que utiliza documentos debe completar la lista de documentos controlados de su propio departamento, incluyendo todos los documentos válidos utilizados dentro del ámbito de gestión.
4.4.3. Al tomar prestados documentos relacionados con el sistema de gestión ambiental y de calidad, la "Lista de préstamo y copia de documentos/registros" debe ser completada y aprobada por el Departamento General; prestatario a devolver los documentos a tiempo.
4.4.4. Al copiar archivos, se debe completar la "Lista de registros/documentos copiados en préstamo". No se permite ninguna reproducción no autorizada sin la aprobación del aprobador del documento original.
4.4.5. No se podrán prestar documentos de la empresa sin la aprobación del director general; los documentos prestados con aprobación serán registrados por el Departamento General, instando al prestatario a devolverlos. a tiempo.
4.4.6. Los documentos deben almacenarse en categorías, conservarse adecuadamente, estar claramente etiquetados y ser fáciles de encontrar. Para el archivo de documentos, consulte ZHHK-ZH/ZD-005 para conocer las disposiciones pertinentes sobre el archivo de documentos y registros.
4.5. Uso de documentos:
4.5.1. Antes de utilizar documentos, el departamento que los utiliza debe publicarlos a todos los empleados del departamento para garantizar que todos puedan comprenderlos con precisión. lo dispuesto en el documento, cumplimentar el expediente de formación y archivarlo si es necesario.
4.5.2. Durante el uso de los documentos, cada departamento debe informar los problemas al Departamento General de manera oportuna.
4.5.3. En diciembre de cada año, el Departamento de Asuntos Generales organiza la inspección y revisión de los documentos existentes del sistema de gestión ambiental y de calidad para garantizar que los documentos utilizados en los lugares relevantes sean versiones válidas y revisar los documentos inapropiados. Revisar.
4.6. Cambios y reaprobación de documentos:
4.6.1 Cuando sea necesario cambiar un documento, el Departamento General deberá completar el "Formulario de Preparación de Documento/Aprobación de Cambio". , y el representante de la gerencia lo revisará. El gerente lo aprueba.
4.6.2. Los cambios en los documentos deben realizarse de acuerdo con los procedimientos de preparación, revisión y aprobación de los documentos originales. Es responsabilidad de la persona que realiza cambios en el documento registrar los cambios y revisiones del documento en un "Currículum de revisión".
4.6.3. El Departamento General deberá mantener registros de todos los cambios en los documentos.
4.6.4. Cuando se producen cambios importantes en el entorno interno y externo de la empresa (como ajustes organizativos, accidentes importantes de calidad, cambios en los factores ambientales, cambios en las leyes y regulaciones, etc.) o requisitos de revisión por la dirección. , el Departamento General centralizará la organización Revisar para formar una nueva versión.
4.6.5. Una vez modificado el documento, se debe volver a aprobar y el procedimiento es el mismo que el procedimiento de aprobación original.
4.7. Recuperación y caducidad de documentos:
4.7.1 Cuando un documento deja de ser válido, el Departamento General deberá reciclarlo prontamente, sellarlo con un sello de "no válido" y rellenarlo. en el "Registro de emisión y reciclaje de documentos" 》 para garantizar que los documentos utilizados por los distintos departamentos sean válidos y estén bajo control.
4.7.2 Al emitir nuevos documentos después del cambio, el Departamento General también deberá reciclar los documentos antiguos antes del cambio, sellarlos con un sello de "anulado" y completar el formulario de "Emisión y Reciclaje de Documentos". Registro".
4.7.3. Los documentos inválidos recuperados deben ser destruidos a tiempo. El responsable del Departamento General firma y aprueba la "Lista de Destrucción de Documentos/Registros", y más de dos personas la ejecutan, firman y confirman en la lista.
4.7.4. Los documentos no válidos que deban guardarse por motivos legítimos serán marcados como "nulos" por el Departamento General y se mantendrán separados de los documentos existentes para evitar su uso indebido.
4.8 Número de documento:
4.8.1 Manual de Calidad y Medio Ambiente: ZHHK-ZLHJSC/△△-×××, donde:
ZHHK—“ La abreviatura china Pinyin de "中XXXXX" (la misma a continuación);
ZLHJSC - la abreviatura china Pinyin de "Manual de calidad y medio ambiente";
△△-número de versión;
××××—número de años.
4.8.2 Archivo de programa de medio ambiente de calidad: ZHHK-ZLHJCX-××, entre los cuales:
ZLHJCX - la abreviatura china en Pinyin de "Plan de medio ambiente de calidad";
××: el número de serie del archivo.
4.8.3 Archivo de asignación: ZHHK (-○)-△△/□-××
○○—la abreviatura china en Pinyin de "código auxiliar";
△△—la abreviatura china en pinyin de “código de departamento”;
□□—el código de categoría de archivo;
×××—el número de serie del archivo.
4.8.4. Registro: ZHHK (-○-□□□)-JL/△△-××)
○○—la abreviatura china en Pinyin de "Código afiliado"
□□—La abreviatura china en Pinyin de “Código de departamento”;
JL—La abreviatura china en Pinyin de “Registro”;
△△—Correspondiente calidad y el número de serie del archivo del programa ambiental o QT (que significa "otro");
×××: el número de serie del registro.
4.8.5. Plan de calidad: ZHHK-ZLJH (-○)-△△/□-××
ZLJH - la abreviatura china en Pinyin de "Plan de calidad";
p>
○○—la abreviatura china en Pinyin de “Código afiliado”;
△△—la abreviatura china en Pinyin de “Código de departamento”;
□□□—número de años;
×××—El número de serie del plan de calidad.
4.8.6. Documentos extranjeros: ZHHK-WLWJ (-○)-□□-×××
WLWJ - la abreviatura china en pinyin de "documentos extranjeros";
○○: la abreviatura china en pinyin de “código auxiliar”;
□□: el código de categoría del archivo;
×××: el número de serie del archivo externo .
4.8.7. Código de departamento:
JK-Departamento de Desarrollo Técnico; ZH-Departamento General;
XS-Empresa de Ventas; -Departamento de Finanzas;
FP-Departamento de producción de espumaGY-Departamento de irradiación con fuente de cobaltoJS-Departamento de irradiación con acelerador;
CK-WarehouseSG-Departamento de gestión de equipos
4.8.8 Categorías de archivos: sujeto GC, sistema ZD, otro QT.
4.9.Control de documentos externos:
4.9.1. Cada departamento es responsable de reportar los documentos externos recopilados y confirmados al Departamento General para el registro unificado del número.
4.9.2 El Departamento General es responsable de completar la lista de documentos externos, rotularlos y completar el "Formulario Especial de Tramitación de Documentos Externos", que será entregado a los departamentos correspondientes para su uso. después del etiquetado.
4.10. Control de documentos electrónicos:
La gestión de documentos electrónicos se realizará de acuerdo con ZHHK-ZH/ZD-004 "Normas de Gestión de Documentos Electrónicos".
Desde control de documentos hasta especialista en ISO, ¿qué hay que hacer para ser competente?
Comprender todos los aspectos de la gestión empresarial
El control de documentos es relativamente sencillo.
Pero para ser un especialista en ISO, debes estar familiarizado con la gestión empresarial y los conocimientos de operaciones.
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