Puedes seguir estos pasos para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos:
1.
Haz una lista completa de cada tarea que tu equipo necesita completar para completar con éxito el proyecto. Esto puede incluir cualquier cosa, desde reunir recursos hasta hablar con las partes interesadas y realizar controles de calidad de los entregables finales. Intenta poner las tareas en el orden correcto ahora para ayudarte más tarde.
2. Recoger recursos.
Ahora que sabes todo lo que necesitas hacer, haz una lista de todo lo que necesitas hacer. Piense en qué herramientas, plantillas, documentos y personas se necesitan. Si aún no ha accedido a todo, tome nota de lo que aún falta para asegurarse de reunir estos recursos antes de que comience el proyecto.
3. Asignar tareas y roles.
Determina quién completará cada tarea que contribuye al proyecto. Si está diseñando un flujo de trabajo para un proyecto único, puede asignar tareas a miembros específicos del equipo. Sin embargo, si está creando una plantilla que se puede usar una y otra vez, asigne tareas a equipos o puestos específicos en lugar de individuos, y terminará con un flujo de trabajo de gestión de proyectos más flexible.
4. Crea un gráfico de flujo de trabajo.
Un diagrama de flujo de trabajo es una forma de visualizar el orden en el que se completan las tareas, sus dependencias y las fases generales de un proyecto. Los diagramas de flujo de trabajo a menudo parecen diagramas de flujo para mostrar mejor las conexiones entre las tareas. Para hacer esto, puedes usar una plantilla de gestión de proyectos como la siguiente o crear la tuya propia desde cero.
5. Pruebe e implemente su flujo de trabajo.
Es imposible crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos perfecto la primera vez. A medida que se completen más proyectos, deberá probar y optimizar su flujo de trabajo. Para tener mayores posibilidades de éxito, demuestre su flujo de trabajo al equipo y obtenga comentarios antes de la implementación, y luego continúe recibiendo comentarios durante todo el ciclo del proyecto para garantizar la coherencia.
Su flujo de trabajo de gestión de proyectos también puede incluir el tiempo estimado para cada tarea o fase y controles periódicos para garantizar que su proyecto se mantenga a tiempo y dentro del presupuesto.
Software de gestión de proyectos que brinda ayuda
Según las estadísticas de la investigación, solo el 29 % de las empresas dijeron que completaron los proyectos a tiempo y solo el 43 % dijeron que los completaron dentro del presupuesto. El software de gestión de proyectos con un panel de proyectos como 8Manage PM puede ayudarle a realizar un seguimiento de los proyectos durante todo el ciclo del proyecto para identificar cuellos de botella y problemas desde el principio.
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