1. Stephen Covey
propuesto en “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”
Poner primero lo primero
Él cree que Básicamente, utilizamos el tiempo de las siguientes cuatro maneras.
? Esta tabla nos dice que "urgente" significa algo que debe ser atendido inmediatamente, como por ejemplo que suene el teléfono. Los asuntos urgentes suelen ser obvios y no se pueden posponer; pueden resultar halagadores e interesantes, pero no necesariamente importantes.
La importancia está relacionada con las metas. Cualquier cosa de valor y conducente a la consecución de metas personales es importante. La mayoría de las personas tienden a responder inmediatamente a las necesidades urgentes, pero no siempre es así en el caso de los asuntos urgentes. Por lo tanto, se necesita más autocontrol e iniciativa para afrontar los asuntos urgentes.
En la matriz de gestión del tiempo, el primer tipo de cosas son tanto urgentes como importantes y deben abordarse de inmediato. Generalmente se denominan crisis o problemas. Algunas personas sienten que este tipo de incidentes consumen la mayor parte de su tiempo y energía. Están lidiando con crisis durante todo el día, tienen la mente llena de problemas y están ocupadas con diversas tareas urgentes. El resultado es estrés, agotamiento, dejarse llevar por la crisis y luchar para recoger los pedazos.
Si te concentras demasiado en el primer tipo de cosas, su alcance será cada vez mayor y, eventualmente, ocuparán todo tu tiempo y energía. Es como surfear: llega un gran problema y te tira al agua, finalmente vuelves a subirte a ella, pero llega el siguiente problema y te caes de nuevo.
Algunas personas se enfrentan a diversas cuestiones cada día y están agotadas, por lo que sólo pueden utilizar la cuarta categoría de asuntos urgentes y sin importancia para escapar de la realidad y relajarse un poco. En la matriz de gestión del tiempo de estas personas, dedican el 90% de su tiempo a la primera categoría de asuntos, mientras que la mayor parte del 10% restante lo dedican a la cuarta categoría de asuntos, y a la segunda y tercera categorías de asuntos. el tiempo dedicado a ello es tan poco que casi se puede ignorar. Ésta es la vida que viven las personas que dedican la mayor parte de su tiempo y energía a lidiar con crisis.
? También hay personas que dedican la mayor parte de su tiempo a asuntos urgentes pero sin importancia de tercera categoría, pero creen que están comprometidos con la primera categoría. Están ocupados todo el día atendiendo emergencias que consideran muy importantes. Lo que no saben es que los asuntos urgentes sólo son importantes para los demás. Lo que es importante para los demás puede no serlo para ellos. El resultado es que anhelan un éxito rápido, se dejan llevar por las crisis, se les considera palabras inteligentes, desprecian las metas y planes, se consideran víctimas, carecen de autocontrol y tienen relaciones superficiales e incluso rotas.
Algunas personas dedican casi todo su tiempo a la tercera y cuarta categoría de asuntos. Se puede decir que llevan una vida irresponsable. El resultado es una total irresponsabilidad, ser despedido y depender de otros o de instituciones sociales para satisfacer las necesidades básicas.
? Las personas de altos ingresos siempre evitan quedar atrapadas en las cosas de las Categorías 3 y 4 porque, sean urgentes o no, estas cosas no son importantes. También dedican más tiempo a las cosas de la Categoría 2. transacciones de primera clase. El resultado de centrarse en la segunda categoría de asuntos es una vida de visión, previsión, equilibrio, autodisciplina, autocontrol y pocas crisis.
? La segunda categoría de cosas incluye construir relaciones, escribir declaraciones de misión, planificar objetivos a largo plazo, cortar problemas de raíz, etc. Todo el mundo sabe que estas cosas son importantes, pero porque aún no son urgentes. , los evitan.
Según Peter Drucker, las personas altamente efectivas no piensan en los problemas, sino en las oportunidades. No pierden tiempo ni energía en diversos problemas. Su mentalidad es preventiva y siempre pueden cortar los problemas de raíz. Por supuesto, también tienen crisis y emergencias reales que deben abordarse de inmediato, pero el número de tales eventos es relativamente pequeño. Pueden equilibrar la relación entre producción y capacidad y concentrar su tiempo y energía en asuntos importantes pero no urgentes. En términos de asuntos, es decir, el segundo tipo de asuntos, completar estas actividades puede mejorar la capacidad de uno para hacer cosas.
Por lo tanto, ya sean estudiantes universitarios, trabajadores en la línea de producción, amas de casa o líderes empresariales, siempre que puedan determinar su segundo tipo de asuntos y lo sepan y lo hagan de inmediato, pueden obtener el doble de resultado con la mitad del esfuerzo. En el ámbito de la gestión del tiempo, se llama principio de Pareto: 20 actividades para conseguir el 80% de los resultados.
Si quieres centrarte en las cosas importantes, debes eliminar las distracciones de las cosas secundarias. En este momento, debes tener el coraje de decir "no". Cada uno tiene sus propias ambiciones y prioridades. Cuando sea necesario, debéis rechazar a los demás sin ser humildes ni arrogantes, y saber elegir entre lo urgente y lo importante.
Cuatro pasos de autogestión:
El cronograma centrado en el segundo tipo de asuntos requiere cuatro pasos clave: (Se siente diferente de la teoría de la eficacia fácil. Utiliza la autogestión Un proceso de arriba hacia abajo)
1. El primer paso para confirmar el rol es escribir su propio rol clave. Si aún no has pensado seriamente en esta pregunta, puedes escribir lo que piensas primero. Como individuo, usted tiene varios roles propios. Puedes empezar anotando tu rol en la familia: marido o mujer, padre o madre, hijo o hija, etc. Luego, escriba su función en el trabajo, enumere algunas cosas en las que desea seguir invirtiendo tiempo y energía, y también puede escribir su función en otros asuntos comunitarios.
No tienes que pensar demasiado complicado, como si estuvieras estableciendo una ambición para toda la vida. Simplemente piensa en tu función y tareas para la próxima semana, y escribe las áreas en las que debes concentrarte durante. estos siete días.
2. ¿Elige una meta? El segundo paso es pensar en una o dos cosas importantes que más deseas hacer en el plan de la próxima semana como tu meta elegida. Debe haber algunas cosas de segundo nivel entre estos objetivos, y es mejor tener estos objetivos a corto plazo vinculados a los objetivos a largo plazo en la declaración de la misión. Incluso si aún no ha escrito una declaración de misión personal, puede utilizar su sentido de lo que es importante en cada función y establecer una o dos metas para cada función.
3. ¿Organizar el progreso? El tercer paso es organizar un tiempo de implementación específico para cada objetivo. Si su objetivo es redactar su propia declaración de misión personal, dedique dos horas el domingo a hacerlo. Generalmente el domingo (o algún otro momento apropiado según tus creencias, estilo de vida y horario de trabajo) es un momento ideal para la reflexión personal y el desarrollo de planes de crecimiento personal (incluidos los planes semanales), porque en este momento tienes suficiente tiempo para pensar, reflexionar. , busque inspiración y vea su vida a la luz de principios y valores.
Si uno de los objetivos que te propones es mejorar tu condición física a través del ejercicio, entonces puedes programar una hora de ejercicio todos los días durante tres o cuatro días a la semana. Por supuesto, también puedes hacer ejercicio. todos los días para asegurarte de que logras el objetivo marcado. Es posible que algunas metas deban lograrse durante las horas de trabajo y es posible que otras no esperen hasta el sábado, cuando los niños estén en casa. Ahora sabes por qué digo que los planes semanales son mejores que los diarios, ¿verdad?
Después de identificar roles y establecer objetivos, puedes asignar cada tarea a un día específico de la semana. O conviértalo en un evento importante o una fecha especial. También es posible que desee consultar sus calendarios anual y mensual para ver si tiene citas programadas y determinar si estas citas son importantes según sus objetivos establecidos. Si decide cumplir con estos compromisos, programe horarios específicos para ellos; si decide que son irrelevantes, simplemente cancele.
4. Ajustes diarios Después de utilizar este plan semanal que también se centra en el segundo tipo de cosas, descubrirá que el plan diario original se ha convertido en un ajuste diario que requiere desarrollos inesperados en las relaciones y nuevas oportunidades. ajustes apropiados a las prioridades diarias.
Cuando revises tu agenda cada mañana, verás que has priorizado adecuadamente tus roles y objetivos debido a tu equilibrio interior. Este tipo de horario es flexible, es resultado del funcionamiento del cerebro derecho y se basa en la comprensión de la misión personal.
También puedes utilizar A, B, C o 1, 2, 3 en el método de gestión del tiempo de tercera generación para ordenar las tareas diarias.
En el marco de un plan semanal, este método de priorización permite una programación diaria más enfocada.
Sin embargo, si no se conoce la relación entre tareas específicas y la misión personal antes de priorizarlas, y no se conoce la relación entre estas tareas y el equilibrio en todos los ámbitos de la vida, entonces la priorización sólo puede ser todo en vano.
Delegación: el secreto del alto rendimiento.
La delegación es uno de los secretos para mejorar la eficiencia y la eficacia. Desafortunadamente, la mayoría de las personas son tacañas con la delegación y siempre sienten que es mejor confiar en sí mismas para ahorrar tiempo y problemas.
2. La eficiencia fácil defiende que las cosas importantes deben hacerse de abajo hacia arriba
Ye Wubin
¿Cómo podemos hacer las cosas importantes que ¿Debemos prestar atención para aparecer? ¿Qué pasa frente a nosotros? Eso se hace clasificando los diversos asuntos que hemos recopilado en categorías importantes y urgentes. Cuando todos los eventos se priorizan de esta manera, podemos encontrar nuestros propios asuntos importantes. En este proceso debemos realizar los siguientes pasos.
En primer lugar, necesitamos encontrar el escenario original y la meta de nuestra vida, es decir, hacia dónde queremos llegar en esta vida.
Pero para esta pregunta, muy pocas personas pueden dar una respuesta a una edad muy temprana. La gran mayoría de las personas no pueden dar una respuesta cuando ingresan por primera vez a la sociedad o incluso muchos años después, debido a su visión y sus objetivos. Requieren que tengamos suficiente experiencia social y viaje mental, y la experiencia social y el viaje mental no se basan en el tiempo. Cualquier respuesta apresurada es cuestionable cuando no tenemos suficiente experiencia, por lo que no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Si es así, ¿por qué mencionarlo en primer lugar? Debido a que la visión y la meta de la vida son el significado de nuestra existencia en este mundo, aunque la respuesta no se pueda obtener de inmediato, eso no significa que no podamos prestarle atención o buscarla. La valoramos pero no estamos ansiosos por hacerlo. Encuéntralo.
¿Hay alguna manera de encontrarlo más rápido? Mucha gente espera encontrar la respuesta final a través de enfoques de arriba hacia abajo, como los valores y los tipos de personalidad, pero este enfoque de arriba hacia abajo también se basa en nuestras experiencias y procesos mentales, que son El crecimiento requiere que prestemos atención al camino actual. y busque lentamente de abajo hacia arriba.
? A través de la "recopilación", todo tipo de asuntos que nos puedan interesar se colocan dentro de nuestro campo de visión y luego, mediante la clasificación, la información imperfecta recopilada se mejora y gestiona en categorías, y luego a través de ella. inspección continua Ven a descubrir tu propia visión y objetivos en la vida. Entonces, ¿qué debemos hacer si no podemos descubrir nuestra visión y objetivos de vida en un corto período de tiempo? En este momento, ¿podemos acercar nuestra visión al final de la vida, 10 años? Si no funciona en 10 años, entonces 3 años; si no funciona en 3 años, ¡entonces 1 año! Incluso concéntrate en los objetivos más importantes de tu trabajo actual. En el segundo paso, debemos eliminar algunos asuntos que no están relacionados con nosotros mismos según nuestra visión de vida actual y nuestro enfoque laboral.
? De hecho, el 99,99% de las cosas de este mundo no tienen nada que ver con nosotros, no podemos decidirlo ni influir en él, y menos del 0,01% de las cosas son dignas de nuestra atención, como nuestra. trabajo, familia, cuando eliminamos una gran cantidad de elementos irrelevantes, encontraremos que habrá muchas menos tareas pendientes en nuestra lista.
El tercer paso requiere que clasifiquemos los asuntos restantes en importantes y urgentes, importantes y no urgentes, no importantes y urgentes y no importantes y no urgentes, y centremos el 80% de nuestra energía en importante El otro 20% de tu energía se asigna a cosas no importantes.
? La imagen muestra que cuando las cosas finalmente se desarrollen, la verdad o la intención original se revelará, y entonces descubrirás lo que realmente necesitas en lugar de lo que quieres.
El profesor Ye dijo en la Conferencia 100:
¿Qué es de abajo hacia arriba?
Déjame darte un ejemplo hoy:
Supongamos que eres el comandante de la torre de control de un aeropuerto ¿Qué te preocupará primero?
Creo que primero te preocuparás por las cosas más urgentes e importantes para ti, que son los aviones en la pista y los aviones en el cielo que están a punto de aterrizar.
Uno está a punto de caer y el otro está a punto de despegar. Primero debes controlar esto. Si no controlas esta parte, causarás grandes problemas.
Asimismo, hay muchas emergencias recientes en tu vida.
¿Cuál es entonces el futuro próximo? Tan cerca.
El largo plazo es hasta un día de hoy, y el plazo más lejano es hasta el futuro.
Además de poder ver la pista y los aviones en el cielo, un comandante de torre ya puede controlar y manejar esta parte. También puede controlar a quienes se están preparando en la plataforma del aeropuerto. ¿Hay algún problema con el fuselaje, se ha llenado el combustible...
Por supuesto, lo maneja a través del sistema, a través de los empleados y a través del equipo.
Además de la situación de los aviones en el cielo que aterrizarán en las próximas decenas de minutos, este es el segundo nivel de su control.
Si se pueden controlar la pista, la plataforma y los aviones que se encuentran más lejos en el cielo, entonces pensará más: una hora, dos horas más tarde... entonces lo que podrá controlar será más grande.
Quiere saber el tiempo que hará sobre el aeropuerto en el futuro y los atascos de tráfico en las carreteras circundantes...
Supongamos que es el comandante de la torre de Beijing y quiere saber ver Guangzhou ¿Hay algún avión sobrevolando? ¿Qué pasará con los aviones que sobrevuelan desde varias ciudades, o incluso desde todo el mundo? ¿Provocarán un aumento repentino?
Lo mismo ocurre en la vida. Primero debes controlar los asuntos que son urgentes e importantes para ti ese día. Cuando los elimines, entonces tendrás la oportunidad de hacer cosas que son importantes pero no urgentes. .
Entonces, para permitirnos vivir en los "7 hábitos de las personas altamente efectivas", el autor mencionó: Tenemos que hacer el segundo cuadrante, cosas importantes pero no urgentes, luego primero debemos ir Tratar asuntos importantes y urgentes.
Por supuesto, hay cosas urgentes y sin importancia que podemos descartar o delegar, por lo que primero debemos construir esta gran estructura.
No se puede decir que sólo nos centramos en lo importante y no urgente. Tiramos a la basura lo importante y urgente. Esto es imposible y no se puede hacer, por eso nuestro enfoque es buscar formas de solucionarlo. asuntos importantes y urgentes.
Ahora hablemos de cómo abordar los asuntos importantes y urgentes en este momento, así como los asuntos urgentes y sin importancia, es decir, los asuntos urgentes, y cómo eliminarlos rápidamente.
Cuando hablamos de ejecución, hay cuatro opciones:
Primero, lo completas
Segundo, lo pospones
; > En tercer lugar, puedes delegar;
En cuarto lugar, puedes eliminarlo.
Este es el principio 4D La primera "D" es Hacer, la segunda "D" es diferir, la tercera "D" es Delegar y la cuarta La primera "D" es Retrasar (eliminar). .
Tienes que implementar lo que es relativamente importante para ti en este momento. Si es relativamente poco importante y urgente, puedes posponerlo. Si no es lo suficientemente importante, puedes delegarlo. importante. Sí, lo borras.
Entonces esta es una categoría.
Entonces, ¿cómo puedes descomponer las cosas rápidamente? Tienes que combinar lo que hablamos en cursos anteriores:
Tienes que reunir las cosas en tu cerebro en tu trabajo. Entre las columnas, ¿A qué se refiere esta columna de trabajo?
Esta barra de trabajo se refiere a sus aplicaciones de lápiz y papel o de teléfono móvil. Hay una gran cantidad de aplicaciones de este tipo tanto en Android como en Apple. Haremos algunas recomendaciones en cursos posteriores.
Entonces hoy puedes intentarlo primero: escribe todo lo que tienes en el cerebro en una hoja de papel.
Solo cuando puedas anotarlos tendrás la oportunidad de hacer clasificación 4D.
Si no puedes escribirlas y guardarlas en tu cerebro, muchas de ellas pueden ser cosas más distantes, algunas pueden ser cosas de tu pasado y algunas pueden ser tus ideas, si puedes. Si no las escribes, no podrás concentrarte en las cosas urgentes o importantes que tienes entre manos.
No podrás ocuparte de estos y tratar asuntos importantes y no urgentes en el futuro.
Por lo tanto, nuestro resumen de hoy consta de dos puntos clave:
Primero, debes recopilar todo el contenido en tu cerebro
Segundo, después de la clasificación; puedes hacer 4D, es decir: ejecución, aplazamiento, delegación y eliminación.