Resumen La informatización de archivos se refiere a la aplicación integral de la tecnología de la información moderna en las actividades de gestión de archivos bajo la planificación y organización unificadas del departamento administrativo de archivos nacionales para disponer, gestionar y proporcionar servicios de utilización de los recursos de información de los archivos. Palabras clave gestión de archivos; informatización; construcción
En la actual sociedad de la información en rápido desarrollo, la construcción de la informatización de la gestión de archivos se ha convertido en una opción inevitable para que la industria de los archivos haga frente a la sociedad de la información en rápido desarrollo. Desde el requisito de "promover la industrialización a través de la informatización" claramente propuesto por el Partido y el país hasta el requisito de "promover el desarrollo de los archivos a través de la informatización de los archivos" propuesto por la Administración de Archivos del Estado, la gestión de archivos y la construcción de la informatización de los archivos se han convertido en el objetivo de que la información archivística esté al servicio de la sociedad. Los mejores medios técnicos y métodos de implementación.
La informatización de archivos se refiere al proceso de transformación del modelo de gestión de archivos desde el pasado centrado en el almacenamiento físico de archivos hacia el enfoque en la prestación de servicios a la sociedad en forma principal de entidades archivísticas. Cubre los siguientes cuatro aspectos: primero, realizar la digitalización y creación de redes de información de archivo; segundo, realizar la integración de la recepción, transmisión, almacenamiento y provisión de información de archivo; tercero, lograr un alto grado de intercambio de información de archivo; En cuarto lugar, conducirá inevitablemente a cambios en el modelo de gestión de archivos.
1. Contenidos de la informatización de la gestión de archivos
1. La infraestructura de software y hardware es una condición básica indispensable para la construcción de la informatización de archivos y la base para el desarrollo y utilización de los recursos de información de archivos y la aplicación de la tecnología de la información, y su núcleo es la red de información de archivos. Es un medio necesario para la transmisión, el intercambio y el intercambio de recursos de información de archivo.
2. Construcción de recursos de información de archivo. La información de archivo es uno de los recursos estratégicos para el desarrollo económico y social nacional. Su desarrollo y utilización son las tareas centrales de la informatización de archivos y la clave para lograr resultados efectivos en la construcción de la informatización de archivos.
3. Construcción estándar y estandarizada de archivos. Los estándares y especificaciones son una de las bases importantes para la construcción de la informatización de archivos. Incluyen principalmente el archivo de documentos electrónicos y la gestión de archivos electrónicos, la identificación de recursos, la descripción, el almacenamiento, la consulta, el intercambio, la gestión y el uso de la información de archivo, etc. Formar una guía para la informatización de archivos en China. Sistema de especificación estándar.
4. Construcción de sistema de aplicación de información de archivos. Ésta es la garantía técnica para el desarrollo y utilización de recursos de información de archivo y la construcción de redes de información de archivo. La aplicación de la tecnología de la información implica una gran carga de trabajo y cubre una amplia gama de áreas, lo que está relacionado con la velocidad y la calidad de la construcción de la informatización de los archivos y encarna los beneficios de la construcción de la informatización de los archivos.
5. Construcción de equipo de talento informativo. Esta es la base del éxito de la informatización de archivos y juega un papel decisivo en la velocidad de desarrollo y la calidad de otros elementos.
2. Enfoques de construcción de la informatización de la gestión de archivos
Debemos seguir las necesidades de la construcción de la informatización nacional y el desarrollo de los archivos, e incorporar la informatización de los archivos en el patrón general de construcción de la informatización nacional. la construcción de una red de archivos, con la construcción de recursos de información de archivos como núcleo, y con el objetivo de ampliar el desarrollo y la utilización de los recursos de información de archivos, aceleraremos el proceso de digitalización de los recursos de archivos, estandarización de la gestión de la información y creación de redes. de los servicios de información, y promover el desarrollo sostenido, rápido y saludable de la industria de los archivos para servir a la reforma, la apertura y la modernización, mejorar las ideas y fortalecer la construcción de la informatización de los archivos desde todos los aspectos.
1. Acelerar la construcción de infraestructura de información de archivos. La construcción de archivos digitales generalmente incluye la construcción de almacenes de archivos, la construcción de colecciones de archivos, la construcción de herramientas de búsqueda, la construcción de reglas y regulaciones, la construcción de un equipo de cuadros de archivos a tiempo completo y parcial, y la utilización de servicios de archivos. etc. Continuar promoviendo el uso de computadoras para administrar archivos, mejorar la aplicación de la tecnología informática y de redes en los archivos y mejorar gradualmente el nivel de informatización de los archivos.
2. Acelerar la mejora de los niveles de gestión de archivos modernos. Desde la mejora de los métodos de gestión modernos hasta la implementación del máximo intercambio de recursos, el método de gestión ha cambiado de la gestión tradicional a la gestión moderna. El trabajo de archivo debe organizar y proporcionar información sobre las prioridades de trabajo del departamento y los puntos conflictivos. Con el rápido desarrollo actual de la tecnología de la información, se ha formado una era de redes y datos. ¿Cómo entiende el sistema de archivos la "gestión de redes" y los "archivos digitales" y logra el propósito de compartir y construir información? En este sentido, para llevar a cabo un trabajo de gestión moderno, el software de gestión de archivos debe seleccionarse y promocionarse con precaución.
El software seleccionado debe ser estandarizado, universal y altamente inclusivo.
3. Reformar el método del servicio de información de archivos. En la era de la información, los métodos de servicio tradicionales ya no pueden satisfacer las necesidades del desarrollo de los i-archivos. Los departamentos de archivos necesitan urgentemente utilizar la alta tecnología y el conocimiento actuales para desarrollar recursos de información de archivos, innovar métodos de servicios de información de archivos y contribuir al desarrollo económico y social. Uno son los servicios de gestión informática. Este tipo de servicio se ha realizado básicamente en algunos departamentos de archivos; el segundo es el servicio de almacenamiento en disco óptico. Debido a que los discos ópticos tienen las características de una gran capacidad de almacenamiento y una velocidad de procesamiento rápida, pueden usarse ampliamente para servicios de consulta y recuperación de texto completo de información de archivo; el tercero son los servicios de redes de comunicación modernas; Hacer pleno uso de la tecnología de comunicación moderna, como las redes de información postal y de telecomunicaciones, etc., para publicar información de archivo de modo que los usuarios puedan utilizar archivos en diferentes regiones, tiempos y espacios. El departamento de información de archivos hace pleno uso de las redes regionales de información pública, las redes nacionales de información pública y las redes internacionales de información pública para prestar servicios. En sexto lugar, se encuentran los servicios de comunicación audiovisual. Utilice cadenas de televisión, películas, radio, audio, vídeo, etc. para crear información de archivo y publicarla al público.
4. Cultivar talentos y mejorar la calidad del equipo de archivos. En la era de la información, toda competencia se refleja en última instancia en la competencia por los talentos. Por lo tanto, el departamento de archivos debe incrementar sus esfuerzos en la formación de talentos y crear un buen entorno para mejorar la calidad laboral del personal de archivos. Primero, antes de realizar la capacitación, el departamento de archivos debe realizar una investigación de la demanda, diseñar el contenido según sea necesario e integrar el contenido del curso de capacitación con el trabajo. En otras palabras, la capacitación debe basarse en las necesidades. El segundo es formular un plan de formación científico y sistemático, centrado en mejorar el nivel de los docentes y centrándose en la combinación orgánica de enseñanza, autoestudio, seminarios y práctica. El tercero es aumentar los intercambios entre archiveros y profesionales afines, y brindarles oportunidades de estudios adicionales, para que puedan ampliar sus conocimientos, aprender de experiencias excelentes, dominar y aplicar métodos tecnológicos modernos y actualizar sus reservas de conocimientos. En cuarto lugar, se debe aumentar la proporción de conocimientos informáticos en el contenido de la formación, se debe fortalecer la conexión con la biblioteconomía y las ciencias de la información, se debe enfatizar la aplicación del conocimiento de las redes, se debe enfatizar el cultivo de las capacidades de la información y la aplicación de la tecnología, y la clase Se deberían aumentar adecuadamente las horas de los cursos de gestión de archivos modernos.
5. Fortalecer la gestión del archivo de expedientes electrónicos. El desarrollo de la tecnología de red ha promovido en gran medida la continuidad y relevancia de los sistemas comerciales. Si no existen requisitos institucionales y de gestión de documentos para los sistemas comerciales, como los requisitos de metadatos, es posible que los archivos electrónicos generados naturalmente por el sistema comercial no duren mucho. Por lo tanto, la idea general del sistema propuesta por la teoría del continuo de archivos es muy digna de referencia. Las ideas de gestión de todo el proceso y control inicial propuestas en la gestión de documentos electrónicos de mi país son una interpretación razonable de esta teoría. Sin embargo, los archivos tienen su propia orientación valorativa y el control de los elementos de gestión de los documentos electrónicos no puede sustituir el juicio sobre el valor del archivo y la selección de documentos. Esto es especialmente importante en la era de la expansión de la información. Actualmente, muchos lugares de nuestro país están construyendo activamente centros de documentos en red. El punto de partida básico de esta moda es administrar de forma centralizada los archivos electrónicos distribuidos en las actividades comerciales de varias instituciones. Algunas adoptan almacenamiento centralizado y modelos de utilización centralizados, algunas adoptan modelos de centros de respaldo y otras adoptan directorios y lógica de almacenamiento. Las amplias conexiones establecidas por la red proporcionan condiciones de apoyo para varios modelos. Ya sea una centralización física o lógica, el centro de documentos electrónicos no puede reemplazar el proceso de archivo de documentos con la centralización de documentos. De lo contrario, con el paso del tiempo se producirá una gran acumulación de archivos electrónicos. Cualquiera que sea el modelo teórico que se adopte como guía, el vínculo con la "archivización" no puede eliminarse del movimiento general de documentos electrónicos. Esto es particularmente importante en la era de la explosión de la información.
3. Conclusión
La construcción de la informatización de la gestión de archivos es una tarea integral, específica y a largo plazo. La realización de la informatización no es trabajo de un determinado departamento de los archivos (. oficina). Esto no puede ser logrado por unos pocos técnicos en informática. Requiere la participación activa y la cooperación de todo el personal de archivos. Por lo tanto, la calidad del equipo de archivos juega un papel clave en la calidad de la construcción de la información. mejorar las habilidades informáticas del equipo de archivos Actualmente, la máxima prioridad de la educación de calidad en el departamento de archivos es.
La informatización es una tendencia importante en el mundo y el desarrollo social de hoy. Sólo superando las dificultades, poniéndose al día y desarrollándose simultáneamente con otras industrias, los archivos (oficinas) podrán adaptarse a las necesidades de la sociedad y el desarrollo de los tiempos y servir mejor a la sociedad.