Transferir y recibir archivos de acuerdo con los principios, procedimientos y sistemas prescritos legales es la forma más básica para que los archivos y salas de archivos complementen los recursos de archivo. Su contenido básico incluye dos aspectos: ① Los archivos de las agencias estatales de todos los niveles y diversos grupos sociales reciben los documentos entregados para su archivo por sus departamentos comerciales y departamentos de procesamiento de documentos de acuerdo con las regulaciones (2) Los archivos de todos los niveles y tipos de archivos reciben; documentos transferidos para su archivo de acuerdo con las leyes nacionales y las regulaciones pertinentes. Recibir archivos de agencias existentes y revocadas. Alcance y requisitos de recepción: ① Los archivos aceptan archivos de diversas categorías y soportes con valor de conservación, incluidos archivos especiales como archivos científicos y tecnológicos, archivos contables y archivos en soportes especiales como cintas de audio, cintas de vídeo, archivos de fotografías, etc.; en todos los niveles se aceptan archivos del mismo nivel, archivos con valor de preservación a largo plazo para grupos y sus unidades afiliadas, y materiales relacionados con archivos. El alcance de los archivos conservados en archivos de diferentes países es diferente. Algunos archivos nacionales sólo aceptan archivos con valor de preservación permanente, mientras que otros también aceptan archivos que se conservan periódicamente. Los archivos de nivel provincial o superior en China aceptan archivos con valor de preservación permanente que se han conservado en unidades de archivo durante aproximadamente 20 años. Los archivos de los municipios provinciales (prefecturas, prefecturas, ligas) y los archivos a nivel de condado aceptan archivos que se han conservado. unidades de archivo durante aproximadamente 10 años; (3) Los archivos y las oficinas de archivos reciben archivos normalmente, con todos los requisitos y archivados de acuerdo con las regulaciones. Los archivos archivados deben seguir el principio de que todo el clan y todo el clan no pueden dispersarse, y la integridad de. Se debe mantener el clan original y la conexión con clanes relacionados.
La recopilación de valiosos archivos históricos y materiales relacionados dispersos en diversas agencias, departamentos, individuos y en el extranjero es un medio complementario indispensable en la recopilación de archivos, que se puede dividir en obligatorio y no obligatorio. Generalmente, sobre la base de la consulta, los archivos se centralizan en archivos mediante copia, intercambio, donación, transferencia remunerada, etc. En circunstancias especiales, si los archivos de propiedad colectiva o individual tienen valor de preservación para el Estado y la sociedad o necesitan mantenerse confidenciales, si las condiciones de almacenamiento son malas o se consideran gravemente dañadas o inseguras por otras razones, el Estado puede adquirirlos o requisarlos, o conservarlos en su nombre.
Por lo general, el depósito se proporciona mediante el acuerdo de depositar el archivo en el archivo. La unidad o individuo que conserva los archivos no pierde su propiedad y disfruta del derecho de prioridad para utilizarlos y del derecho a decidir si permite que otros los utilicen. Las reliquias culturales o los materiales de biblioteca conservados en museos, bibliotecas, salas conmemorativas y otras instituciones también son archivos y, por lo general, son gestionados por ellos mismos.