La división de estas tareas es relativamente estable en lugar de absoluta. Algunas se dividen en ocho enlaces y otras se dividen en dos partes: trabajo básico y trabajo de utilización. Debido a que la gestión de archivos moderna se ha convertido en un sistema complejo, también existen métodos para dividirla en múltiples niveles. El primer nivel se divide en dos subsistemas: gestión de entidades de archivos y desarrollo de información de archivos. Cada subsistema se divide en varios subsistemas.
La gestión de las entidades archivísticas se divide en recopilación, clasificación, identificación, almacenamiento, estadísticas y otros vínculos de trabajo; el desarrollo de la informatización de los archivos se divide en dos partes: procesamiento de información y salida de información. El procesamiento de información incluye la recopilación de catálogos, la recopilación de colecciones de literatura y la preparación de materiales de referencia, mientras que la producción de información incluye el suministro de lecturas, reproducciones, consultas, correspondencia, préstamos, publicaciones, exposiciones y otras actividades de servicios.