Gestión de Archivos - Gestión de Archivos en la Nueva Era
Clasificación de Bibliotecas Chinas. :G27 N° de Expediente: A N° de Expediente: 1009-4202 (2011) 04-359-02
Los archivos son verdaderos registros históricos del progreso, desarrollo y continuación de la sociedad humana, abarcando gobiernos, organizaciones sociales. , empresas y Diversos materiales informativos valiosos generados por los ciudadanos en actividades sociales. En la nueva era de la economía del conocimiento, los archiveros deben reconocer la situación claramente, combinar la realidad, ser pioneros e innovar y tener el coraje de practicar. La combinación de la gestión de archivos con tecnologías de la información modernas, como computadoras y redes, ha promovido la modernización de la gestión de archivos y ha mejorado la eficiencia de utilización de los servicios de archivos.
Palabras clave: importancia, problemas y medidas de la gestión de archivos
1.
Los archivos son registros históricos en forma de texto, gráficos, audio y vídeo, etc., formados directamente por agencias estatales, grupos sociales e individuos involucrados en actividades políticas, económicas, científicas, culturales y otras prácticas sociales. . El trabajo de archivo es una tarea importante para mantener la verdadera apariencia de la historia del partido y del país, y es un vínculo indispensable en las diversas empresas de construcción del partido y del país. Los archivos se componen principalmente de agencias administrativas de archivos, salas de archivos (instituciones internas como agencias, escuelas, fábricas, empresas, instituciones, etc. que almacenan y gestionan archivos de manera uniforme), archivos y otras instituciones. La gestión de archivos tiene como objetivo mejorar aún más el sistema de gestión de archivos mediante la supervisión de los departamentos de archivos en todos los niveles, promover la apertura y utilización de archivos y aprovechar al máximo las funciones de archivos.
La gestión de archivos es una parte importante de la gestión de la unidad, una condición necesaria para mejorar la calidad y eficiencia del trabajo de la unidad, y una necesidad para el sano desarrollo de la unidad. La científica y estandarizada de la gestión de archivos es también un criterio importante para medir el nivel de gestión de una unidad. Los archivos registran la historia del desarrollo de la unidad, proporcionan información de primera mano para investigar el desempeño laboral y el desarrollo científico de la unidad, y son buenos materiales didácticos para el análisis científico, la explotación de las fortalezas y la prevención de las debilidades, y la formulación de direcciones de desarrollo. Por un lado, una buena gestión de archivos facilitará que la alta dirección de la unidad comprenda la situación general de la unidad de manera oportuna, proporcione una base precisa para el ajuste oportuno de las estrategias y, por el otro, proporcione evidencia de respaldo para la toma de decisiones; Por otro lado, ayudará a las partes relevantes a comprender con precisión los resultados del trabajo de la unidad y proporcionará La unidad ha sentado una base sólida para la cooperación intencional con las partes relevantes. En el contexto histórico del desarrollo integral de la economía de nuestro país, debemos actualizar constantemente el concepto de gestión de archivos, ser lo suficientemente valientes para explorar y probar nuevos métodos de gestión de archivos y mejorar continuamente la eficiencia de la gestión de archivos.
2. Principales problemas a los que se enfrenta la gestión de archivos en la nueva era
Con el avance de la ciencia y la tecnología, la informatización ha entrado inevitablemente en el campo de la gestión de archivos. Por lo tanto, la construcción de informatización de archivos se ha convertido en una tendencia inevitable del desarrollo histórico en la nueva situación. Debido al rápido desarrollo de la tecnología informática, la gestión de archivos actual ha pasado gradualmente de la gestión de archivos tradicional a la gestión moderna, lo que ahorra mucho tiempo, mano de obra y recursos materiales y mejora considerablemente la eficiencia del trabajo. Sin embargo, en la práctica, la gestión de archivos moderna también se enfrenta a muchos problemas.
1. Cambios en los soportes de archivo
En las actividades de gestión, los documentos electrónicos han reemplazado gradualmente a los documentos en papel con su rápido progreso y velocidad de transmisión, y los dibujos electrónicos también son incomparables con la producción manual. Las ventajas abundan. Obviamente, guardar documentos electrónicos es más conveniente que los documentos en papel, pero ¿qué pasa con los documentos en papel? ¿Disco original? La autenticidad de los documentos electrónicos es irremplazable.
2. Cambios en la clasificación de archivos
El esquema tradicional de clasificación de archivos será roto y reemplazado por la configuración de varios módulos y procesos de gestión en el sistema de integración de información. La información completa de un archivo está dispersa en varios sistemas de gestión, y la computadora puede establecer y ajustar categorías en cualquier momento de acuerdo con instrucciones y objetivos de trabajo específicos, lo que facilita la búsqueda y mejora la eficiencia. El esquema de clasificación tradicional sigue siendo práctico para clasificar archivos con un número pequeño y problemas simples. La forma de clasificar debe usarse de manera adecuada según las necesidades.
3. Cambios en la forma en que se reciben y guardan los archivos.
En un entorno electrónico, si los archiveros no participan activamente en el proceso de creación y almacenamiento de registros, es posible que los registros no existan, o al menos no puedan identificarse, almacenarse, catalogarse o ponerse a disposición para su uso. En otras palabras, si los archiveros no ingresan al sistema de integración de la información, será difícil captar la parte central de la información, o incluso recibir los archivos. Los archiveros de la nueva era deben dominar la tecnología de la información moderna y ser competentes en el uso de sistemas de información electrónicos.
4. Problemas que enfrenta el trabajo de archivos electrónicos
(1) Autenticidad de los archivos electrónicos originales
En el proceso de uso de computadoras para formar materiales documentales, el redactor No se puede dejar su propia letra y el responsable de la unidad no puede firmar los documentos en el disco. Los documentos electrónicos se pueden eliminar fácilmente sin dejar rastro, lo que dificulta determinar la autenticidad y autoridad del material.
(2) Permanencia del almacenamiento de archivos electrónicos.
Muchas unidades lograrán una oficina sin papel. De hecho, este método simplifica los procedimientos y facilita el uso de archivos. Sin embargo, una vez que la red colapsa o se destruye repentinamente, los documentos electrónicos pueden desaparecer simultáneamente en un instante, provocando pérdidas irreparables.
(3) Confidencialidad de los documentos electrónicos.
Cualquier dispositivo terminal que utilice la red puede obtener archivos electrónicos almacenados en un dispositivo de la red. Por otra parte, los archivos electrónicos de un terminal también pueden enviarse a varios terminales de la red al mismo tiempo. Esto plantea una amenaza importante a la seguridad y confidencialidad del contenido que debe mantenerse en secreto durante un período de tiempo o del contenido cuya disponibilidad y utilización están restringidas.
3. Medidas específicas para mejorar el nivel de gestión de archivos en la nueva era
En la nueva era, el trabajo de archivos de nuestro país se enfrenta a una importante transformación de la tradición a la informatización moderna. acelerar la informatización de la gestión de archivos y mejorar el nivel de utilización de los archivos se ha convertido en un problema que los archiveros continúan explorando y estudiando. El núcleo de la gestión de archivos en la nueva era es la modernización de los métodos de gestión y la tecnología de protección. Para acelerar la modernización e informatización de la gestión de archivos, creo que deberíamos partir de los siguientes aspectos:
1. Fortalecer el liderazgo y crear conciencia
Acelerar la modernización e informatización de la gestión de archivos. archivos, necesitamos mejorar la gestión de archivos. Los administradores tienen la capacidad de utilizar tecnología moderna para actualizar la estructura de conocimientos del personal de archivos en todos los niveles, al tiempo que aumentan la inversión en la configuración de instalaciones de software y hardware. Considerar la construcción de informatización de archivos como una parte importante de la construcción de los asuntos gubernamentales, construir gradualmente plataformas de información de archivos en varios lugares, mejorar los estándares y la eficiencia del trabajo y mejorar la calidad del servicio.
2. Formular, implementar y revisar científicamente estándares para estandarizar gradualmente el trabajo archivístico.
La aplicación de la tecnología informática es el centro de la modernización tecnológica del trabajo de archivos, y la alta eficiencia de las computadoras electrónicas es la base para la estandarización del negocio de gestión de archivos. Para adaptarse a las exigencias del desarrollo de la economía del conocimiento y acelerar la gestión moderna de los archivos, es necesario lograr la estandarización del trabajo en archivos.
3. Mejorar la capacidad de obtener información de archivo.
¿Durante mucho tiempo el departamento de archivos no ha podido deshacerse de él? ¿Oculto más que usado? En la era de la información actual, la sociedad presentará más requisitos y evaluaciones para los departamentos de archivos en términos de funciones de servicios de información. Los archiveros deben tener fuertes capacidades de adquisición de información, mejorar las capacidades de identificación y evaluación y guiar a los usuarios para obtener más información.
4. Acelerar la preparación de datos y promover el proceso moderno de gestión de archivos.
La preparación de datos informáticos es muy importante en todos los aspectos del trabajo básico de gestión de archivos. Sin un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo estandarizados y científicos, las computadoras no podrán utilizarse debido a una preparación insuficiente de los datos, e incluso pueden afectar directamente el progreso de la modernización de la gestión de archivos. Se debe prestar atención a los siguientes puntos al grabar:
(1) Distinguir las prioridades y proceder paso a paso.
En el proceso de implementación de la gestión informática, primero debemos ordenar todas las colecciones según su importancia, valor, utilización y si están abiertas, y dar prioridad a aquellos archivos centrales que se pueden abrir y aquellos con Archivo de alta utilización social. Esto puede acelerar el proceso de informatización de la gestión de archivos y mejorar la eficiencia de la utilización social.
(2) La grabación jerárquica ahorra tiempo y esfuerzo.
Durante el proceso de grabación, los archivos que reflejan un solo problema o tienen un valor de búsqueda bajo se pueden registrar a nivel de archivo; registrar descripciones a nivel de grupo de esos archivos, donde varios archivos en un volumen involucran el mismo problema. los contenidos se organizan uno al lado del otro; sin embargo, aquellos documentos que son importantes o reflejan cuestiones complejas se registran a nivel de archivo.
(3) Clasificar y organizar, aprovechando al máximo la base original de los archivos.
Para aquellos archivos con una buena base y una lista de citas completa, puede clasificar e indexar directamente la lista de citas completa al describir. ¿Y para esos archivos especiales como? ¿Archivos de habitación? ,?¿caso? esperar. , puede usar un programa de computadora para ingresar directamente el nombre, la dirección y la hora en el directorio de archivos, y luego la computadora le dará un número de clasificación unificado.
5. Fortalecer la gestión de documentos y expedientes electrónicos.
Los documentos electrónicos son producto del progreso social. Garantizar la seguridad de los documentos y archivos electrónicos es un tema nuevo en el trabajo actual en materia de archivos. Hoy en día, cuando se produce una gran cantidad de documentos electrónicos, la tarea principal del departamento de archivos al recibir y archivar documentos electrónicos es identificar la originalidad y autenticidad del contenido informativo de los documentos electrónicos que se van a archivar y formular un sistema electrónico unificado. Una base de archivo de documentos y archivos electrónicos que sea científica, razonable y consistente con la realidad de mi país. Los estándares estructurales también son la base para la implementación integral del archivo de documentos electrónicos y la gestión de archivos electrónicos. En la etapa de diseño, se deben considerar en la medida de lo posible los requisitos de gestión de cada etapa del documento, y los documentos electrónicos y los sistemas de gestión de archivos electrónicos con funciones razonables deben ser un requisito previo para una buena gestión de documentos electrónicos. Al mismo tiempo, es necesario reforzar la legislación para garantizar la validez legal de los documentos electrónicos.
6. Mejorar la calidad integral de los trabajadores de archivos, fortalecer la conciencia del servicio y ampliar las áreas de servicio.
El personal de archivos debe tener ciertas capacidades de información, ser capaz de satisfacer las necesidades de la gestión de recursos de información, dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva y creatividad y esforzarse por mejorar su nivel de conocimientos y sus capacidades de gestión. Al mismo tiempo, se debe prestar atención a fortalecer la educación sobre la conciencia sobre los temas de archivo y el acceso, utilizar la información de archivo para cumplir con la ley y fortalecer la conciencia de los archiveros sobre la confidencialidad, difusión y renovación de la información de archivo. ¿Deberíamos deshacernos del modelo tradicional que enfatiza la gestión y descuida la utilización? ¿Cerrado? ¿para qué? ¿abierto? , cambiando el enfoque del trabajo de archivo hacia la prestación de servicios de alta calidad para el desarrollo de la economía del conocimiento y diversas empresas. El desarrollo y el progreso de la sociedad requieren que los archiveros se mantengan al día con las exigencias de los tiempos, construyan y mejoren constantemente el sistema de servicios de archivos, se esfuercen por innovar los mecanismos de servicio, se adapten a nuevas situaciones, enfrenten nuevos desafíos y contribuyan al continuo y brillante progreso de la industria de los archivos.
En resumen, mejorar la comprensión de la gestión de archivos, utilizar diversos recursos para modernizar la gestión de archivos y mejorar la calidad general del personal de gestión de archivos son las claves para adaptarse a los requisitos de la nueva era y hacer un buen trabajo. Trabajo en gestión de archivos. La generalización de la automatización de oficinas y la construcción de la autopista de la información han tenido un enorme impacto en el trabajo de archivo tradicional y seguramente promoverán una revolución completa en los métodos y medios de gestión del trabajo de archivo. El departamento de archivos debe reconocer la situación lo antes posible, tomar medidas efectivas, realizar un cambio importante en las prioridades y métodos de trabajo y hacer una gran reserva de talentos y fuerzas técnicas para enfrentar con valentía los desafíos de la era de la información.
Materiales de referencia:
Feng Huiling. Curso de gestión de registros electrónicos. Beijing: Prensa de la Universidad Renmin de China.
[2]Huo Jinlong. Una breve discusión sobre la gestión de archivos electrónicos. Archivos de Shanxi. 2009 (suplemento).
[3]Liu Jupu. La teoría y la práctica de la gestión de archivos de la construcción urbana. Prensa de archivo. 2004.
[4]Liu Xiaohong. Pensamiento innovador en el trabajo archivístico. Empleo y seguridad.
[5] Canción Changshan. Reflexiones sobre el fortalecimiento de la construcción de la informatización de los archivos. Dentro y fuera de Lantai 2005.06.
[6]Zhong Xiaoyun. ¿Qué cuestiones deben abordarse correctamente en el trabajo de archivo moderno? Revista de la Universidad Normal de Ciencia y Tecnología de Jiangxi. 2003.06.
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