(1) Gestión de envío y recepción de documentos
La gestión de envío y recepción de documentos es principalmente un módulo funcional comúnmente utilizado en la oficina de Tower Management Bureau. central e involucra a todos los departamentos de Tower Management Bureau. La gestión de envío y recepción de archivos incluye principalmente información resumida de archivos, unidades de envío y recepción, tiempo y otros elementos, que son convenientes para que los departamentos y empleados relevantes de Tower Management Bureau los verifiquen.
En la gestión del envío y recepción de archivos es necesario establecer permisos de acceso, porque la transmisión de algunos archivos está sujeta a restricciones de confidencialidad y es imposible que todos puedan acceder a ellos. Para facilitar la comunicación en circunstancias especiales, la configuración de permisos está dirigida directamente a la persona y el conjunto de nombres de usuario seleccionados se almacenará en la tabla de administración de recibos. Cuando un usuario inicia sesión, si el nombre de usuario aparece en el campo de permisos, se generará una lista de todos los archivos que contienen ese nombre de usuario para que el usuario pueda explorar y revisar el esquema del archivo. El proceso de gestión de compras se muestra en la Figura 7-15.
Figura 7-15 Diagrama de flujo de gestión de recibos
La función principal de la publicación es la edición y copia de archivos. El sistema ha desarrollado un potente editor con funciones similares a Word. Una vez completada la edición del archivo, puede seleccionar el tipo de archivo para generar el archivo de encabezado rojo. El proceso de gestión de documentos se muestra en la Figura 7-16.
Figura 7-16 Diagrama de flujo de gestión de posiciones
Figura 7-17 Diagrama de flujo de gestión de vehículos
(2) Gestión de vehículos
Realización El uso dinámico de vehículos hace que sea conveniente para los líderes y oficinas solicitar vehículos. Los usuarios pueden consultar el tipo de vehículo, asiento, conductor, fechas de salida y regreso y otra información para mejorar la transparencia y eficiencia del uso del vehículo.
El gestor del vehículo acepta la solicitud del usuario e introduce esta información en el ordenador. El sistema compara los tiempos de envío y devolución en esta información con el tiempo del sistema. Si la hora del sistema está entre la hora de envío y la hora de regreso, el vehículo aparecerá como enviado. Cuando el tiempo del sistema excede el tiempo de regreso, el sistema ajustará automáticamente el estado del vehículo a velocidad de ralentí. El proceso específico se muestra en la Figura 7-17.
(3) Oficina personal
La oficina personal incluye principalmente gestión de tareas, libreta de direcciones, modificación de contraseñas y modificación de datos personales. Su módulo principal de gestión de tareas implica la organización de tareas y la retroalimentación de las mismas.
Los supervisores de departamento asignan trabajo a subordinados designados. Después de que la persona asignada a la tarea inicia sesión en el sistema de automatización de oficina, el mensaje de la tarea se muestra en la página de inicio y la persona asignada a la tarea hace clic para ver la tarea. Una vez completada la tarea, la persona a organizar completa el estado de finalización y lo envía. Después de iniciar sesión en el sistema de automatización de oficina, el líder de programación recibe un mensaje de tarea y hace clic para ver las tareas que debe devolver el personal programado. Si el líder del arreglo no está satisfecho con la finalización del asignado, complete los comentarios o sugerencias y luego envíe la tarea al asignado nuevamente. Una vez completada la tarea, complete el estado de finalización y envíelo a la persona a cargo. Si la persona a organizar está satisfecha con el estado de finalización, haga clic en [Archivar] y el proceso finalizará. El proceso específico se muestra en la Figura 7-18.
Figura 7-18 Diagrama de flujo de gestión de tareas
(4) Biblioteca de imágenes
La función de la biblioteca de imágenes es clasificar y archivar los materiales de imágenes acumulados diariamente. En cada oficina, cada personal de la oficina puede cargar los materiales fotográficos acumulados durante su trabajo en la biblioteca multimedia en la base de datos completa para apreciar los materiales fotográficos.
La tabla de datos de almacenamiento de la función de administración de imágenes y la biblioteca de imágenes de la biblioteca multimedia en la base de datos completa usan la misma tabla, pero cada una tiene su propio fondo de administración e interfaz de entrada. Cuando el usuario agrega una imagen a la biblioteca de imágenes, también puede llamarla en la biblioteca multimedia y viceversa. La biblioteca de imágenes convierte imágenes en flujos binarios y las almacena en la base de datos. Abandona el método tradicional de cargar imágenes y guardar rutas de carga, y se puede guardar como archivos a largo plazo.
Para facilitar la clasificación de los archivos de imágenes, el sistema ha establecido una tabla de índice de clasificación de imágenes, que está asociada a la oficina.
Cada oficina puede tener múltiples categorías de archivos de imágenes, lo que permite agregar categorías a la tabla de índice de categorías. Información del índice de clasificación en la tabla de almacenamiento de archivos de imágenes asociada.
El proceso de cargar y guardar imágenes consiste en convertir los datos de la imagen original en almacenamiento de datos binarios. Hay un gran campo de objetos de datos binarios en la tabla de almacenamiento de imágenes diseñada para almacenar datos binarios. Debido a que los datos binarios en sí son invisibles, el proceso de consulta y exploración es el proceso de convertir los datos binarios en imágenes visibles (Figura 7-19).
Figura 7-19 Diagrama de flujo de carga y almacenamiento de imágenes
Las funciones principales de la biblioteca de imágenes son carga, almacenamiento, consulta y navegación.
Carga y almacenamiento: después de determinar la fuente y la categoría de archivo de la imagen cargada, el sistema convertirá los datos de la imagen y los almacenará en la tabla de datos de la imagen y, al mismo tiempo, indexará la información de la oficina y las categorías de archivos. en la tabla de índice de clasificación Almacene información de índice clasificada para consulta y navegación.
Consultar y explorar: proporciona una variedad de métodos de consulta. Según horario, cargo, categoría, persona, etc. , el conjunto de resultados obtenido por la consulta se convierte en una página de miniaturas después de la conversión de datos. Cada miniatura generada tiene información de atributos de imagen, lo que facilita la verificación de los detalles y desempeña el papel de metadatos.
La biblioteca de fotografías se puede utilizar desde múltiples entradas al sistema de oficina. Hay un enlace a la galería de fotos en la parte inferior de la página de inicio. Puede seleccionar directamente el nombre de la oficina para ingresar a la página de la galería de fotos con el tema de la oficina. En la página de la oficina de cada oficina, también puede ingresar directamente a la biblioteca de imágenes temática correspondiente.
(5) Gestión de la información
La gestión de la información proporciona principalmente servicios de publicación de información. La adición de información de cada columna se completa en la función de gestión de la información, correspondiente a: anuncios, avisos de reuniones, lo último. noticias, Actualizaciones, planes de trabajo, etc. Si tiene permiso, los usuarios pueden agregar contenido de columna, administrar columnas existentes, eliminarlas y editarlas.
Al publicar información, los editores deben procesarla para formar documentos bien escritos y fáciles de navegar.
Este sistema proporciona principalmente intercambio de información y comunicación, por lo que no se requiere control de acceso. El manejo de la información en la página principal es consistente con las páginas de cada oficina. Siempre que tenga permiso, puede ingresar a la columna para realizar operaciones de manejo de la información.
El tiempo es un factor crítico en la gestión de la información. El diseño ordena la información de la columna por hora y la última hora se muestra en la parte frontal. El proceso de agregar información se muestra en la Figura 7-20.
Figura 7-20 Diagrama de flujo de gestión de la información
(6) Esfuerzos conjuntos
Con el fin de facilitar el uso de los usuarios de ofimática y de este departamento o Otros departamentos, para la comunicación, el software de oficina colaborativa RTX está integrado en el sistema.
RTX es una plataforma de mensajería instantánea empresarial. La plataforma está posicionada para reducir los costos de comunicación corporativa, mejorar las capacidades de comunicación interna corporativa, mejorar los canales de comunicación entre empresas y clientes, crear una nueva cultura de comunicación corporativa y mejorar la productividad corporativa.
Las funciones principales de la plataforma RTX incluyen interacción de información en tiempo real dentro de la empresa, conferencias de red de voz y video, centro de SMS empresarial y soporte de servicio de directorio estándar (Tabla 7-1). La plataforma RTX es muy práctica y fácil de usar y gestionar. Además de utilizar tecnología de cifrado simétrico de 128 bits en la capa inferior, RTX también puede garantizar la seguridad de las comunicaciones de las aplicaciones empresariales a través de medidas como el sistema de registro del nombre real de los empleados y el registro de información de interacción externa.
Cuando los usuarios inician sesión en la ofimática, utilizan el inicio de sesión único. Cuando un usuario envía su información de inicio de sesión, el sistema verifica automáticamente la información del usuario. Cuando la información se verifica correctamente, el sistema extraerá el nombre de usuario del usuario que inició sesión y transferirá la información al servidor RTX. Una vez que se verifique que la información es correcta, el cliente RTX se lanzará al mismo tiempo que la ofimática.
Tabla 7-1 Lista de funciones RTX
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