1. Archivos en uso: se refiere a archivos que se están utilizando y administrando. Estos documentos pueden ser documentos de trabajo actuales o documentos de proyectos en curso que deben revisarse y actualizarse con frecuencia.
2. Archivos inactivos: se refiere a archivos que ya no se utilizan con frecuencia pero que aún deben conservarse. Estos documentos pueden ser documentos de proyectos completos, documentos de contratos anteriores, etc.
3. Documentos sellados: se refiere a documentos sellados según normas o políticas. Los documentos archivados son aquellos que ya no se utilizan pero que necesitan ser preservados permanentemente debido a su valor. Estos archivos suelen almacenarse en archivos específicos y su acceso y gestión están estrictamente controlados.
4. Archivos suspendidos: se refiere a archivos que están suspendidos temporalmente. Es posible que estos archivos no sean necesarios temporalmente por algún motivo, pero no es necesario guardarlos de forma permanente. Puedes optar por destruirlos o convertirlos en archivos sellados.
5. Los archivos desechados se refieren a archivos que han perdido su valor de uso o están completamente dañados. Estos archivos suelen destruirse o descartarse para ahorrar espacio y recursos.
6. Transferencia a archivo: se refiere a la transferencia de archivos de un estado a otro. Por ejemplo, convierta archivos activos en archivos inactivos o convierta archivos inactivos en archivos comprimidos.
7. Archivos permanentes: se refiere a archivos que deben conservarse permanentemente porque tienen un valor duradero. Estos archivos suelen ser documentos importantes de valor histórico o cultural que requieren atención y gestión especializadas.
8. Archivos temporales: se refiere a algunos archivos de corta duración que solo necesitan guardarse temporalmente por un período de tiempo y luego pueden destruirse o cambiarse a otros estados.
9. Archivos prestados: se refiere a archivos que se prestan temporalmente, generalmente a otros departamentos o unidades, y requieren registros de préstamo y plazos claros.