Proceso de planificación de eventos: determinar el tema; buscar ideas creativas; planificar la redacción de textos publicitarios; establecer un sistema de apoyo a la ejecución del evento;
El primer paso es determinar el tema
En primer lugar, para planificar un evento, debes determinar un tema. Este tema se puede resumir mejor en una palabra. Por ejemplo: unidad, lucha, eternidad, armonía, esperanza, búsqueda. Luego utilice una frase sobre este tema como lema para todo el evento. No intentes incluir demasiados temas en un evento, ya que esto hará que el evento general no quede claro.
Porque normalmente la persona que participa en la actividad no saboreará tu actividad con mucho cuidado, simplemente aceptará pasivamente la información que le transmites. Si quieres transmitirle mucha información, el resultado será que se sentirá confundido y no sabrá lo que quieres decir.
Por lo tanto, es mejor que un evento tenga un solo tema y luego comunicarlo claramente a la audiencia. Desde el momento en que el cliente recibe la carta de invitación, este tema penetra lentamente en ella, y la historia que cuenta este tema no llega a su fin hasta que el cliente abandona el lugar con el regalo. De esta manera, una actividad es una actividad con alma, no una mezcolanza.
El segundo paso es buscar ideas.
Después de determinar el tema, lo siguiente que debemos hacer es buscar ideas. A los ojos de los invitados, la mayoría de las actividades son similares, con nada más que alfombras rojas, banderas, bolas flotantes, arcos de aire, telones de fondo, gongs y tambores, cantos y bailes. Para que tu evento se quede grabado en sus mentes, debes ser creativo.
Puedes utilizar mapas mentales para buscar sistemáticamente estas ideas. Si hay un equipo que intercambia ideas contigo, las posibilidades de encontrar buenas ideas aumentarán considerablemente.
El tercer paso es planificar el copywriting
Con la temática, el eslogan y la creatividad, iniciamos el proceso de planificación de todo el evento.
A la hora de hacer un plan, primero hay que considerar los fondos, porque el presupuesto para un juego es limitado, y es imposible gastar de más sin límite como en la ceremonia inaugural de los Juegos Olímpicos. Debemos maximizar la eficiencia de cada recurso. La asignación de fondos es en realidad un tema muy importante. Muchas veces se gasta mucho dinero en un evento pero no tiene ningún efecto.
Por ejemplo, para las invitaciones, si tienes mil plantillas para elegir, descubrirás que tu creatividad será mucho más fácil de implementar. Desde las invitaciones hasta la decoración del lugar, pasando por el discurso del anfitrión y la organización del programa, todo debe girar en torno a un tema, que es el alma del evento, la idea del evento y el concepto que se pretende transmitir. expresado por el evento. Todos los accesorios, todas las actuaciones, todas las palabras deben girar en torno a un tema.
El cuarto paso es establecer un sistema de apoyo a la actividad.
Es el control de todo el proceso de la actividad. Un buen plan debe tener una buena capacidad de ejecución para poder presentarlo perfectamente.
La ejecución de actividades puede tener en cuenta el control eficiente de procesos. Este aspecto surgió en Estados Unidos y se introdujo en las zonas costeras durante la división internacional del trabajo. A través del proceso lean, la fábrica puede operar de manera ordenada, minimizar los riesgos y maximizar la producción. Al introducir una gestión eficiente de procesos en las actividades, podemos hacer que las actividades se conecten de manera más fluida y reducir la probabilidad de riesgos y problemas.
Esta actividad no se basa en que todo vaya bien, sino en un nivel suficiente para prevenir riesgos. Incluso si ocurre una situación inesperada muy grande, el sistema se puede controlar mediante procesos eficientes para minimizar el daño.
El quinto paso es la ejecución del evento en sitio.
En las actividades en sitio, la agrupación de personal es un tema muy crítico. Muchas veces, las actividades en el sitio requieren los esfuerzos de todas las partes en el sitio para lograr una integración fluida. Generalmente se puede dividir en varios grupos, grupo de escenario, grupo de logística, grupo de recepción, grupo de seguridad, etc. Si es posible, lo mejor es tener de tres a cuatro walkie-talkies en cada grupo.
Porque descubrirás que comunicarse durante las actividades es algo muy problemático. Incluso en un pasillo, es fácil encontrar rápidamente a la persona que buscas. No se puede gritar lo suficientemente fuerte para encontrar a alguien necesitado. Además, muchas veces las actividades cambian rápidamente y un pequeño retraso afectará el progreso de toda la actividad.
Al igual que un apagón televisivo, unos segundos de vergüenza pueden restar valor a todo el evento. También hará que los clientes duden de la capacidad de ejecución de la empresa, que los líderes duden de su capacidad operativa y que la audiencia dude de la imagen de la empresa. Si el retraso se expande y se convierte en un accidente, estará fuera de control.
El sexto paso es evaluar la efectividad del evento.
Después de que los invitados se hayan dispersado, tu tarea aún no ha terminado. Cuando tu equipo esté empacando, debes llevar a cabo. Revíselo mentalmente para ver qué resultados esperados logró esta actividad y qué procesos no se implementaron, qué problemas ocurrieron y cómo corregirlos.