La estandarización y modernización de la gestión de archivos de China siempre ha sido el objetivo perseguido por la gestión de archivos. El rápido desarrollo de la tecnología de la información informática desde finales del siglo pasado ha sido una oportunidad para la estandarización de la gestión de archivos de China. . En la actualidad, la gestión de archivos de China no es compatible con el desarrollo de la modernización de China. Sobre la base del análisis de la situación actual, este artículo propone medidas y medios efectivos para la estandarización de la gestión de archivos en nuestro país, con la esperanza de brindar alguna ayuda para la estandarización de la gestión de archivos en nuestro país.
Palabras clave: gestión de archivos; situación actual; contramedidas; ideas
Desde la reforma y apertura, la gestión de archivos del personal de mi país ha experimentado muchos cambios, y la comprensión de la gente sobre la gestión de archivos también ha cambiado. sufrido algunos cambios fundamentales. La promulgación e implementación de la Ley de Archivos no sólo brinda protección legal para la gestión de archivos, sino que también plantea nuevos requisitos para la gestión de archivos.
1. Incompatibilidad del concepto de gestión de expedientes de personal.
1. Falta de derecho a conocer los expedientes de personal. En los últimos años, ha habido cada vez más problemas causados por la falta de transparencia en los expedientes personales y la falta de implementación del derecho a saber. Algunos registraron falsedades en los expedientes personales de las partes, e incluso insertaron materiales sin fundamento fáctico, causando daño a las partes, algunas personas perdieron sus expedientes personales porque no pudieron entenderlos durante mucho tiempo; Por lo tanto, con frecuencia surgen disputas y juicios causados por la pérdida de archivos personales.
2. Restricciones al derecho de conservación de expedientes de personal. Según la normativa nacional, actualmente en mi país sólo los organismos gubernamentales, las instituciones públicas y las empresas estatales tienen derecho a conservar archivos de personal. Con el desarrollo de la construcción económica de mi país, las empresas con financiación extranjera, las empresas privadas y otros componentes económicos representan una proporción cada vez mayor del desarrollo económico. Según la normativa nacional, estas unidades no tienen derecho a conservar archivos de personal. Sólo pueden almacenarlos en el centro de intercambio de talentos y pagar una determinada tarifa de gestión. Este enfoque no puede gestionar eficazmente los expedientes de personal debido a la falta de restricciones administrativas entre el empleador y el centro de intercambio de talentos.
2. La incompatibilidad de los métodos de gestión de archivos de personal.
1. Se cuestiona el método de gestión tradicional de "los archivos siguen a las personas". Desde la reforma y apertura, especialmente con el avance gradual del sistema económico de mercado, el fenómeno de la movilidad del personal ha aumentado día a día y la separación de los expedientes del personal se ha vuelto cada vez más común. Aunque el "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de cuadros" y el "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de los empleados de la empresa" estipulan los expedientes de personal del personal flotante, en la práctica, la contradicción entre los derechos e intereses de los departamentos de gestión y el personal flotante se ha vuelto cada vez más aparente. Para evitar la pérdida de talento, algunas unidades consideran los expedientes como puntos de control, lo que da lugar a un fenómeno cada vez más grave de "abandono de expedientes", y los llamamientos a restar importancia a los expedientes de personal son cada vez más fuertes.
2. La gestión manual tradicional restringe la calidad y eficiencia de los expedientes de personal. Durante muchos años, los archivos de personal han adoptado el sistema tradicional de diez categorías y, a menudo, existen muchos factores subjetivos en cuanto a a qué categoría pertenece un material. En los últimos años, aunque las computadoras se han utilizado para la gestión auxiliar, solo se utilizan para la entrada de directorios y no han supuesto un salto cualitativo en los métodos de gestión, lo que ha resultado en una baja eficiencia en la gestión de expedientes de personal.
En tercer lugar, el sistema de gestión de archivos de personal no es adecuado.
1 La recopilación de archivos de personal no es suficiente y el fenómeno de los materiales de mala calidad es común. En primer lugar, el sistema de trabajo de recopilación y archivo es imperfecto y su implementación no es estricta. Algunos departamentos de gestión de archivos sólo copian el "Reglamento sobre la recopilación y archivo de archivos de cuadros y personal" emitido por el Departamento de Organización del Comité Central del PCCh, sin formar sus propios detalles de implementación, y el contenido no es específico ni completo. Incluso si el sistema está establecido, su implementación sigue siendo laxa en diversos grados. El trabajo de archivo es pasivo y no oportuno. En segundo lugar, los materiales recopilados y archivados están incompletos e inexactos. En particular, los archivos de personal, los materiales de evaluación de empleados, los materiales de evaluación de personal y los materiales que reflejan los niveles de capacidad personal que se transfieren a la gestión de intercambio de talentos no pueden recopilarse en archivos personales de manera oportuna.
2. Falta de un mecanismo eficaz de inspección y supervisión. Los archivos de personal de muchas unidades se encuentran desde hace mucho tiempo en estado de desorden y abandono, y no pueden desempeñar el papel que les corresponde. Debido a la falta de inspecciones periódicas, la gestión de archivos de agua tiene tiempo para perforar, lo que aumenta la continuidad de nuevos materiales, provocando fracturas en algunos archivos de personal, algunas unidades aprovechan oportunidades como transferencias de personal y fusiones de unidades para entregar archivos de personal desorganizados; eludir la responsabilidad.
3. Se ha cuestionado la autenticidad del material. Algunos individuos o unidades cambian deliberadamente materiales u ocultan hechos por ciertas consideraciones o para evitar ciertos riesgos, haciendo que la información en los archivos del personal sea falsa o incompleta y reduciendo en gran medida su credibilidad. Esto inevitablemente pondrá al empleador en un estado pasivo, especialmente cuando emplea personas ahora. Es demasiado tarde para transferir archivos después de ingresar.
4. Algunas contramedidas para cambiar la situación actual de la gestión de archivos
1.
El rápido desarrollo de las computadoras y la tecnología de la información ha tenido y está teniendo un impacto trascendental en la gestión de archivos. Con la aceleración de la automatización de oficinas en agencias e instituciones gubernamentales, se han creado e incluido en la gestión de archivos una gran cantidad de nuevos archivos electrónicos, como archivos de audio, vídeo y fotografías legibles por máquina. Para resolver un problema conceptual, la modernización de nuestros archivos no consiste simplemente en utilizar computadoras para reemplazar el trabajo manual, ni en trasladar los métodos de gestión tradicionales a la gestión en red, sino en utilizar tecnología de la información moderna para introducir conceptos de gestión avanzados y reformar algunos aspectos inconvenientes de la gestión de archivos. Prácticas adaptativas. Establecer un concepto moderno lo antes posible es una medida urgente y necesaria para todo archivero y el primer paso en la modernización de la gestión de archivos.
2. Debe haber una gestión interna que se adapte al desarrollo de los tiempos. Es muy necesario que los departamentos de archivos de todos los niveles adopten métodos de gestión científica para sentar las bases de la modernización de la gestión de archivos.
3. Reforma del modelo de gestión de expedientes de personal. El establecimiento de una economía de mercado ha producido diversas formas de organizaciones económicas, que favorecen la absorción y el flujo de talentos, y la gestión de personal se ha convertido en una gestión socializada. El modelo tradicional jugó un papel importante en la gestión de personal en el pasado y todavía tiene cierto ámbito de aplicación en la actualidad, pero no debería ser el único modelo. Para los expedientes de empleados, docentes y personal flotante en empresas e instituciones que no sean dignos de confidencialidad, se podrá implementar paulatinamente una gestión socializada y abierta.
4. Se requieren equipos y tecnología avanzados. En la actualidad, es imposible para la mayoría de los archivos (salas), especialmente los archivos (salas) de base, introducir equipos avanzados. Por lo tanto, por un lado, debemos aprovechar la oportunidad para ganar el apoyo de los departamentos relevantes y esforzarnos por cambiar las condiciones de nuestros equipos para sentar las bases para la modernización. Al mismo tiempo, debemos aprovechar la oportunidad para cultivar talentos y hacer lo existente. Equipos lo más consistentes posible con nuestras propias colecciones. Combinados, desempeñamos el papel de gestión y provisión de archivos. La tarea principal en este sentido es aprovechar al máximo el equipamiento existente, hacerlo plenamente funcional, acumular experiencia y cultivar talentos. El segundo es poner más esfuerzo en la estandarización del trabajo básico como la clasificación y catalogación para crear condiciones para una mayor introducción de equipos. En tercer lugar, el archivo de documentos electrónicos debe tener un punto de partida elevado y una base sólida. Al planificar el archivo de documentos electrónicos, debe partir de la situación real de su unidad. La modernización de las condiciones de almacenamiento, copia y encuadernación requiere nuevos conocimientos y nuevos medios técnicos. El personal de archivos existente no puede satisfacer las necesidades laborales. Debe dominar los conocimientos y habilidades básicos de la automatización de la gestión de la información lo antes posible mediante capacitación organizacional y aprendizaje empresarial. En resumen, la compra y adopción de equipos modernos debe basarse en la transferencia y capacitación de talentos relevantes, porque sin talentos relevantes que comprendan la tecnología, los equipos no pueden funcionar plenamente. Además, la compra e introducción de equipos debe tener en cuenta la situación real de la unidad y centrarse en el trabajo básico. Sólo cuando se realiza primero el trabajo básico los equipos modernos pueden desempeñar realmente su papel.
Materiales de referencia:
[1] Chen Cizhu. Sobre la modernización de la gestión de archivos. Información sobre ciencia y tecnología de China, 2004, (16).
[2]Liu·. Modernización de la gestión de archivos en colegios y universidades. Revista de la Universidad de Shaoyang, 2006, 6).
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El impacto de las tecnologías de la información en la gestión de archivos
1 Panorama general de la definición y características de los archivos electrónicos
El so. -Los llamados archivos electrónicos son Se refiere a materiales escritos formados por personas en actividades sociales y a base de materiales magnéticos químicos como discos de computadora, discos magnéticos y discos ópticos. Incluye principalmente documentos electrónicos, cartas electrónicas, informes electrónicos, dibujos electrónicos, etc. En comparación con los documentos en papel, los documentos electrónicos tienen las siguientes características: 1. Los documentos electrónicos ya no son documentos en papel intuitivos, sino que pueden leerse y utilizarse con la ayuda de equipos de oficina modernos. ? Los documentos electrónicos pueden procesarse y transmitirse directamente mediante equipos de oficina modernos, como computadoras; 3. Podrás disfrutar del uso de documentos electrónicos, ya no afectados por el tiempo y la distancia; 4. Las condiciones de almacenamiento y los requisitos ambientales para los archivos electrónicos son diferentes a los de los archivos en papel, tienen requisitos más bajos para el área del lugar de almacenamiento, pero requisitos más altos para las condiciones ambientales como temperatura, humedad y antimagnético.
2. El impacto de los documentos electrónicos en la gestión empresarial de los archivos
1? El trabajo archivístico tradicional utiliza los documentos en papel como objeto de trabajo, pero tras la aplicación de la informática, los documentos electrónicos han sustituido a los documentos. Documentos escritos previos. Escrito directamente en el disco por el dibujante, modificado en el disco. Una vez formado, se almacena inmediatamente en los datos de información de la oficina para que los disfruten los archiveros y técnicos. Esto no deja una distinción clara entre documentos y archivos. Después de una larga práctica, la gestión de archivos en papel ha resumido un conjunto de procesos, métodos y principios de trabajo, como el sistema de archivo de documentos. El archivo de documentos es el punto de partida del proceso de trabajo archivístico y el punto de integración del trámite y el trabajo archivístico.
Una vez formados los documentos, el departamento administrativo los recopilará, clasificará y archivará y los entregará al departamento de archivos para su gestión. Generalmente se archivan una vez al año. Los archivos electrónicos se generan en cualquier momento, se modifican en cualquier momento y se almacenan en discos de computadora o discos ópticos. Por eso existe una fuerte dependencia de las computadoras. Si se archiva, debe transferirse en forma de disco o disco óptico. El alcance del archivo no solo debe incluir los archivos que han sido procesados y tienen valor de conservación, sino que también debe incluir el software de lectura de archivos e incluso el sistema operativo.
2? Se requiere arreglo para la gestión manual de archivos. Sin embargo, en el entorno de documentos electrónicos actual, las características formales y de contenido de los documentos han cambiado. Los documentos electrónicos se pueden organizar de manera rápida, efectiva y desde múltiples ángulos a través de sistemas informáticos, y ya no es necesario clasificarlos y organizarlos como los documentos en papel. Diferentes usuarios pueden utilizar el sistema de ofimática para combinar y clasificar libremente documentos electrónicos según sus diferentes necesidades.
3? Dado que el valor de conservación de los documentos electrónicos depende de su propio valor y legibilidad, sus métodos de identificación, contenido y estándares cambiarán, y también se ampliará el alcance del análisis teórico original del valor archivístico. Software de lectura e incluso sistemas operativos que necesitan analizar documentos electrónicos. Según la teoría tradicional de valoración del valor de los archivos, el período de almacenamiento de los documentos debe determinarse en función de su valor documental y su valor de referencia. Por un lado, los documentos electrónicos producirán más documentos que antes debido a la conveniencia de la producción, por otro lado, debido a las necesidades de los usuarios, la información y los datos se modifican y complementan constantemente, por lo que es difícil definir una retención fija; período. Además, actualmente no existe protección legal para el valor de credencial de los documentos electrónicos. Por lo tanto, los métodos para su identificación y manejo son inciertos. Además, debido a la particularidad de los soportes de información de archivos electrónicos, sus métodos de almacenamiento, requisitos, recuperación y utilización externa también son diferentes de los archivos en papel.
En tercer lugar, el impacto de los archivos electrónicos en la teoría de la archivística
1? Impacto en los atributos esenciales de los archivos
Los registros originales son los atributos esenciales de los archivos. Este registro original se refleja en el contenido de los archivos, por un lado, y en la forma de los archivos, por el otro, como las transcripciones manuscritas de los partidos y los autógrafos de los líderes, todos los cuales reflejan verdadera originalidad. Lo que distingue a los archivos de información como libros, inteligencia y materiales es que son registros originales de archivos y tienen la función de documentos legales. En el sistema ofimático, todos los documentos electrónicos se redactan, modifican e imprimen en el ordenador, lo que facilita su modificación y copia, de modo que dejan de existir el contenido y las características formales que mejor reflejan los registros originales de los archivos. Un documento electrónico es el último texto de un sistema informático de procesamiento de textos. No hay diferencia entre un borrador y un manuscrito mecanografiado, y no hay diferencia entre un original y una copia. Incluso resulta difícil trazar una línea artificial entre documentos y archivos. Las personas pueden copiar fácilmente documentos electrónicos en máquinas en cualquier momento, por lo que los documentos son los predecesores de los archivos, y el concepto de archivos se transforma condicionalmente de archivos y se vuelve difícil de entender. ¿Cómo determinar el papel de los registros originales y comprobantes de documentos electrónicos? ¿Se pueden utilizar los documentos electrónicos como archivos? Si tiene la función de documento legal, etc. , se ha convertido en una serie de nuevos temas en la industria de los archivos. Estas cuestiones son la clave para saber si los documentos electrónicos pueden convertirse en archivos, y también son las necesidades objetivas para dar a los archivos nuevas connotaciones.
2? Impacto en el principio de procedencia archivística
El principio de procedencia incluye dos vertientes: desde fuera respeta a todo el clan, y desde dentro respeta el original. orden. En la actualidad, con la generación de un gran número de documentos electrónicos, estos últimos reciben cada vez más atención. La sabiduría convencional sostiene que un sistema de recuperación de documentos basado en el principio de procedencia debe basarse en el creador del documento o proveedor de información y la organización de sus documentos. El archivo sólo puede organizarse y entenderse correctamente a la luz de sus orígenes, desde la perspectiva de la responsabilidad jurídica y de la gestión administrativa del fundador. Sin embargo, durante el proceso de formación, los archivos electrónicos ya no corresponden estrictamente a agencias, grupos e instituciones existentes. Las personas pueden copiar, modificar y reorganizar la información de los archivos en cualquier momento según sea necesario, alterando o destruyendo el orden original de los archivos. Por lo tanto, para determinar la fuente de los archivos, no podemos simplemente encontrar una definición adecuada, o simplemente exigir la protección completa de todo el clan y la serie de archivos, y su disposición en el orden original, etc. , pero es necesario interpretar correctamente la relación original de los archivos, comprender los cambios en el grupo documental a lo largo de su ciclo de vida y enriquecer y desarrollar los principios de procedencia a medida que cambia la realidad objetiva.
3? Impacto en el contenido de la investigación teórica en archivística
El contenido de la investigación teórica en archivística está determinado por el objeto de investigación. En el pasado, la investigación teórica en archivística se centraba principalmente en los archivos en papel.
Después de la aparición de los archivos electrónicos, los objetos del trabajo de archivo cambiaron y, naturalmente, los objetos de la investigación teórica. Se reexaminarán algunas conclusiones y modelos originales, se actualizarán y complementarán ideas y principios de gestión originales, y se enriquecerá y mejorará el sistema disciplinario de ciencias de archivo original. Todos estos temas de investigación giran en torno a los documentos electrónicos. Como tecnología de clasificación de documentos electrónicos, tecnología de protección de seguridad de la información, tecnología de prevención de virus informáticos, etc. , se convertirá en el contenido esencial de la investigación teórica sobre archivos.
4. Contramedidas que deben tomar los archivos.
1? Realizar un buen trabajo en el procesamiento técnico del archivo de documentos electrónicos e implementar estrategias de gestión de documentos electrónicos. El archivo de nuevos materiales documentales es imperativo, lo que requiere que los archiveros profundicen en el campo actual del trabajo documental, orienten la recepción, el procesamiento e incluso el almacenamiento de grandes cantidades de documentos electrónicos, protejan la información original de los documentos electrónicos y comprendan las instrucciones. y salidas de la reorganización de la información documental. Es decir, mediante un procesamiento técnico, los archivos electrónicos archivados se transforman en archivos de "solo lectura", es decir, archivos que solo se pueden leer pero no escribir, con el fin de identificar y proteger la estructura original de los archivos electrónicos. garantizar la fiabilidad de los archivos electrónicos y hacer que cumplan el mismo papel social que los documentos en papel.
2? Resuelve el problema de guardar archivos electrónicos. En teoría, los archivos electrónicos que utilizan materiales magnéticos químicos como soporte se pueden almacenar durante mucho tiempo porque la lectura de la información se realiza sin contacto y no hay desgaste. La información registrada en la capa del documento electrónico está sellada en una capa protectora de plástico, que no teme la influencia de campos magnéticos externos y no se daña directamente por el polvo, la humedad y los gases nocivos en el aire. Sin embargo, debido al corto tiempo de formación de los archivos electrónicos y a la falta de verificación del almacenamiento real, la preservación a largo plazo de la información original en archivos electrónicos es un tema importante que los archiveros deben estudiar y explorar más a fondo. Los archivos electrónicos almacenados durante mucho tiempo deben copiarse periódicamente para evitar la pérdida de información.
3. Hacer que la gestión de archivos se desarrolle en una dirección tridimensional. En el pasado, la gestión de archivos era lineal. A medida que la gente presta más atención al uso de los servicios, el uso de los servicios y otros trabajos básicos forman un plano. Esta estructura plana refleja simplemente la situación de los archivos en papel. Con la intervención de los archivos electrónicos, cada vez existen más tipos de archivos, y su trabajo básico y de utilización también tienen personalidad propia. Por lo tanto, basándose en la estructura plana original, se agrega el contenido del soporte de información de archivo para formar un espacio tridimensional y una estructura de gestión tridimensional.
4. Existe una necesidad urgente de cambiar la estructura del conocimiento de los archiveros. Para adaptarse al desarrollo de las tecnologías de la información y los archivos, los archiveros de nuestro país deben tomar medidas activas para actualizar sus conocimientos, introducir, digerir y adaptarse a los logros de las tecnologías de la información, de modo que los archiveros tengan amplios conocimientos para adaptarse a las necesidades de la desarrollo de la tecnología de la información. Se puede afirmar que acelerar la transformación de la estructura de conocimiento de los trabajadores de archivos y cultivar talentos a través de múltiples canales y niveles son las estrategias más fundamentales para que el trabajo de archivos dé la bienvenida a la revolución de la tecnología de la información.