1. Conteste el teléfono con prontitud. En términos generales, en la oficina debes contestar el teléfono antes de que suene tres veces y disculparte después de seis veces: lamento haberte hecho esperar. Si la persona que llama está haciendo algo importante y no puede contestar la llamada a tiempo, la persona que atiende la llamada debe dar una explicación adecuada. Si no contesta el teléfono con prontitud, no se disculpa o incluso está extremadamente impaciente, es un comportamiento extremadamente descortés. Atender la llamada lo más rápido posible dejará una buena impresión en la otra persona y la hará sentir valorada.
2. Confirme a la otra parte. Cuando la otra parte llama, generalmente tomará la iniciativa de presentarse. Si no hay ninguna introducción o no escuchaste con claridad, debes tomar la iniciativa de preguntar.
3. Presta atención al art. Al contestar el teléfono, debe mantener una distancia de unos 4 centímetros entre la boca y el micrófono; acerque la oreja al micrófono y escuche atentamente lo que dice la otra persona.
4. Ajusta tu mentalidad. Cuando levante el teléfono, asegúrese de sonreír. No creas que una sonrisa sólo se puede mostrar en tu rostro, también se puede esconder en tu voz. Una voz amable y cálida hará que la otra persona tenga inmediatamente una buena impresión de nosotros. Si mantienes una cara seria, tu voz se volverá fría.