Para una empresa de servicios TI que tiene como unidad operativa básica el "proyecto", el objetivo principal es "satisfacer a los clientes y rentabilizar la empresa" para cada proyecto. Aunque mejorar unilateralmente el nivel de gestión de proyectos no puede lograr este objetivo, la gestión de proyectos sin duda juega un papel decisivo. Por lo tanto, la gestión de proyectos ha sido reconocida como una de las competencias centrales de las empresas de servicios de TI.
Factores de éxito del proyecto Un proyecto exitoso depende no sólo del proceso de implementación del proyecto en sí de principio a fin, sino también de los esfuerzos antes y después del lanzamiento. Un proyecto exitoso debe depender de tres etapas de esfuerzo:
1) Antes de comenzar el proyecto, debe "saber qué es el éxito del cliente". Sólo cuando el cliente tiene éxito el proyecto puede tener éxito;
2) Durante el proceso de implementación del proyecto, puede ser "responsable del éxito del cliente" y completar el trabajo según sea necesario.
3) Una vez completado el proyecto, puede "ayudar a los clientes a obtener valor"; ". Los clientes dijeron que el proyecto Success es un verdadero éxito.
Aunque los esfuerzos antes y después del proyecto no son el foco de discusión, son de gran importancia para el éxito del proyecto. Aquí hay una breve explicación.
“Entender qué es el éxito del cliente” es entender las necesidades reales de los clientes, que es la razón fundamental de la existencia del proyecto. Esta es la respuesta a "¿Qué problemas puede ayudar a los clientes a resolver? ¿Qué valor puede aportar a los clientes?" Sólo respondiendo estas dos preguntas podemos aclarar los criterios de éxito del cliente y luego aclarar los objetivos del proyecto.
De hecho, es por eso que debemos considerar el tema desde la perspectiva del cliente, lo cual es particularmente importante. Lo que los clientes necesitan no es ensamblar un montón de software y hardware, sino ayudarlos a resolver problemas. Por ejemplo, si le dice a un cliente de un banco "Este sistema centralizado puede gestionar datos de forma centralizada, unificar procesos de gestión y analizar las condiciones comerciales en tiempo real", entonces el cliente estará muy entusiasmado y pensará en comprar dos AS400 y desarrollar otros nuevos para este propósito, vale la pena aplicar el sistema; pero si lo piensa desde el punto de vista del fabricante, es posible que le preocupe "¿Cuántos AS400 necesitan este año?" Entonces, incluso si el contrato se firma con éxito y el proyecto se completa, solo podemos esperar que la evaluación del cliente sea "un rendimiento estable del sistema y una buena calidad del software". "Ayudar a los clientes a obtener valor" significa permitir que los clientes utilicen los productos del proyecto para lograr los objetivos comerciales esperados. Una vez completado el desarrollo del sistema del proyecto, se deben realizar una serie de trabajos como la entrega del producto, el soporte de capacitación, la operación y el mantenimiento para garantizar el uso normal de los clientes y lograr los objetivos comerciales. Esta parte de la carga de trabajo es muy considerable, por lo que debes prestarle especial atención, de lo contrario te encontrarás en un dilema: si asumes este trabajo extra por el bien de la satisfacción del cliente, provocará pérdidas comerciales e incluso pérdidas de proyectos; Si se va sin hacer bien esta parte del trabajo, reducirá la satisfacción de la base de clientes, lo que resultará en una pérdida de credibilidad. En la actualidad, muchas empresas escriben claramente esta parte del trabajo en el contrato o firman un contrato de mantenimiento una vez finalizado el proyecto. Si hacemos las dos cosas anteriores, tendremos clientes satisfechos, lo que no sólo promoverá el reinicio del negocio, sino que también nos ayudará a adquirir fácilmente nuevos clientes según la recomendación de un cliente satisfecho. Como proceso de creación de productos o servicios, los "proyectos" no sólo son la clave para la "satisfacción del cliente", sino también la clave para la "rentabilidad de la empresa". El nivel de gestión de proyectos también determina si puede "asumir la responsabilidad del éxito o el fracaso del cliente". Los factores de éxito que deben gestionarse en el proyecto incluyen: 1. alcance. También llamado alcance del trabajo, se refiere a todo el trabajo que debe completarse para lograr los objetivos del proyecto. Normalmente, el alcance del trabajo se define mediante la definición de entregables y estándares de entregables. Divida el alcance del trabajo según los objetivos del proyecto e indique "qué trabajo se debe realizar para lograr los objetivos del proyecto" o "qué trabajo se debe realizar para completar el elemento de trabajo". Este último punto es importante. Sin una definición del alcance del trabajo, es posible que el proyecto nunca se complete.
Es necesario controlar estrictamente los cambios en el alcance del trabajo. Una vez fuera de control, se producirá una situación embarazosa de "trabajo ingrato": por un lado, se realiza mucho trabajo extra que no tiene nada que ver con la consecución del objetivo. y, por otro lado, el trabajo adicional afecta el objetivo original, lo que resulta en pérdida de negocio y reputación.
2. El cronograma describe factores relacionados con el tiempo del proyecto, no solo indicando el tiempo requerido para completar todo el trabajo dentro del alcance del proyecto, sino también especificando fechas específicas de inicio y finalización para cada actividad. Las actividades del proyecto se determinan en función del alcance del trabajo, y las dependencias entre ellas deben considerarse al determinar los tiempos de inicio y finalización de las actividades.
3. Se refiere a todos los fondos necesarios para completar el proyecto, incluidos los costos laborales, las materias primas, los honorarios de alquiler de equipos, los honorarios de subcontratación y los honorarios de consultoría. El costo total del proyecto se basa en el presupuesto y el costo final al final del proyecto debe estar dentro del presupuesto. Vale la pena señalar especialmente que en los proyectos de TI, los costos laborales representan una proporción muy grande y la carga de trabajo es difícil de estimar, por lo que es muy difícil hacer un presupuesto.
4. Se refiere al grado en que un proyecto satisface necesidades explícitas o implícitas. Por lo general, al definir estándares de entregables en el alcance del trabajo, queda claro que estos estándares incluyen varias características y los requisitos que estas características deben cumplir, por lo que los entregables tienen una posición importante en la gestión de proyectos. Además, a veces puede haber requisitos claros para el proceso del proyecto, como especificar las normas y estándares que el proceso debe seguir y exigir pruebas de que estos procesos se pueden implementar de manera efectiva. El tiempo, la calidad y el costo se denominan TQC. En el trabajo real, el alcance del trabajo se determina en el contrato. El tiempo lo estipula el cronograma, los costos lo estipula el presupuesto y la forma de garantizar la calidad lo estipula el plan de garantía de calidad. Estos archivos son los conceptos básicos del proyecto. Cuando se determinan el alcance del trabajo y el TQC del proyecto, también se determinan los objetivos del proyecto. Si el proyecto completa el trabajo dentro de las limitaciones de TQC, se puede decir que el proyecto es exitoso.
En definitiva, el éxito del proyecto pasa por “la satisfacción del cliente y la rentabilidad de la empresa”, lo que depende de muchos factores. Incluyendo cuál es la verdadera comprensión del éxito del cliente antes del proyecto, así como criterios claros para el éxito; definir un alcance de trabajo y TQC claros en el proyecto, y completar el alcance del trabajo de acuerdo con las limitaciones de TQC; valor del negocio después del proyecto. Un proyecto sólo puede ser verdaderamente exitoso si el cliente dice que es exitoso.
La relación entre los elementos de la gestión de proyectos Hay cuatro elementos en la gestión de proyectos: alcance del trabajo, tiempo, calidad y coste. Por supuesto, la situación ideal para un proyecto es “muchos, rápido, bueno y barato”. "Múltiple" se refiere a una amplia gama de trabajos, "rápido" se refiere a poco tiempo, "bueno" se refiere a alta calidad y "ahorro" se refiere a bajo costo. Sin embargo, estos cuatro factores están interrelacionados. El aumento de un índice disminuirá el otro, por lo que, de hecho, esta situación ideal es difícil de lograr.
Pongamos un ejemplo que todo el mundo puede haber encontrado: la decoración. Supongamos que originalmente se planeó completarla en dos meses, pero debido a que la casa original fue demolida antes, debe completarse en 1,5 meses. Entonces el elemento "tiempo" cambia. ¿Qué medidas se pueden tomar para acortar el plazo de construcción?
Medida 1: Antes hacía yo mismo el marco de la cocina y compraba fachadas de plástico, pero ahora he cambiado a comprar una cocina entera obviamente el coste es mayor;
Medida 2: Es necesario pintar la pared original con Nippon Paint 4 veces, lo que lleva mucho tiempo. Ahora cepíllalo 2 veces. Pero a costa de una menor calidad.
Medida 3: No coloque pisos de madera primero y luego instale accesorios de iluminación; tenga en cuenta que ha cambiado el alcance del trabajo en este momento.
Como se puede ver en este ejemplo, es difícil garantizar que todos los objetivos se alcancen simultáneamente en un proyecto. En el trabajo real, muchos factores sólo se pueden equilibrar y hacer concesiones para que la solución final tenga el menor impacto en los objetivos del proyecto.