La expresión inglesa de secretaria es “secretary”, que hace referencia a la persona responsable de la gestión administrativa y de asistir a los altos directivos de una empresa, agencia u organización gubernamental. El secretario juega un papel importante en la organización y es responsable de manejar los asuntos diarios, organizar reuniones, gestionar documentos e información y organizar horarios.
Las responsabilidades principales de una secretaria incluyen, entre otras:
Asistir a los altos directivos: las secretarias brindan apoyo administrativo a los altos directivos, ayudándolos con diversos asuntos, como responder correos electrónicos. , programación de reuniones y actividades de preparación. Las secretarias deben tener excelentes habilidades de organización y coordinación y ser capaces de organizar y gestionar el trabajo de manera eficiente.
Procesamiento de documentos e información: El secretario es responsable de gestionar y mantener los documentos y la información para garantizar la exactitud y confidencialidad de la información. Deben estar familiarizados con el software de oficina y poder escribir correos electrónicos, editar informes y organizar actas de reuniones.
Arreglos y viajes: la secretaria ayuda a la alta dirección con los arreglos de viaje, incluida la reserva de vuelos, hoteles y la organización del transporte. Deben tener buenas habilidades de gestión y coordinación del tiempo para garantizar que el viaje se desarrolle sin problemas.
Mantener el orden en la oficina: la secretaria es responsable de la gestión de los asuntos diarios de la oficina, incluida la recepción de invitados, contestar llamadas telefónicas, gestionar la entrega urgente, etc. Deben tener buenas habilidades de comunicación y conciencia de servicio, y ser capaces de comunicarse y coordinar eficazmente con el personal interno y externo.
Las secretarias necesitan tener ciertas habilidades y cualidades:
Habilidad lingüística: La secretaria debe tener buenas habilidades de expresión en inglés y alcanzar un alto nivel de comunicación escrita y oral. Además, el dominio de otros idiomas extranjeros también es un plus.
Habilidades organizativas: las secretarias deben tener buenas habilidades organizativas y de programación, ser capaces de manejar múltiples tareas y trabajar de manera eficiente para garantizar que el trabajo se complete a tiempo.
Habilidades de comunicación: Las secretarias necesitan comunicarse y coordinarse con personas de todos los niveles, por lo que necesitan tener buenas habilidades interpersonales y de comunicación.
Conciencia de confidencialidad: Los documentos e información que maneja la secretaria pueden ser confidenciales, y se requiere un estricto conocimiento y capacidad de confidencialidad.
Habilidades técnicas: las secretarias deben dominar el uso de software y equipos de oficina, ser competentes en el manejo de computadoras, impresoras y otros equipos de oficina, y ser capaces de procesar documentos y datos de manera eficiente.
Extensiones relacionadas para secretarias:
Desarrollo profesional: Las secretarias pueden mejorar sus habilidades profesionales asistiendo a clases y seminarios de formación. Además, también podrás obtener certificados de cualificación profesional relevantes, como certificados administrativos, certificados de inglés comercial, etc., para aumentar tu competitividad.
Red profesional: las secretarias pueden unirse a organizaciones profesionales o asociaciones industriales para comunicarse y compartir experiencias con otras secretarias. Al mismo tiempo, las secretarias también pueden utilizar las plataformas de redes sociales para crear sus propias redes profesionales y mantenerse en contacto con colegas, líderes y posibles empleadores.
Ética profesional: Como secretaria, debes prestar atención a tu ética profesional e imagen profesional. Las secretarias deben mantener la confidencialidad, cumplir con las reglas y regulaciones corporativas, mantener buenas relaciones de cooperación con los demás y respetar su propia ética profesional.
Ampliar horizontes: las secretarias pueden ampliar sus conocimientos y horizontes leyendo libros profesionales, visitando exposiciones, prestando atención a las tendencias de la industria, etc., para comprender las últimas dinámicas de la industria y las tendencias de desarrollo.
Aprender nuevas habilidades: las secretarias pueden aprender algunas habilidades nuevas relacionadas con el trabajo, como gestión de proyectos, uso de herramientas digitales, etc., para adaptarse al entorno y las necesidades laborales cambiantes.