1. Determine el nombre de la reunión. El nombre de la reunión es también el título de la reunión, como "Conferencia Nacional de Trabajo de Salud", "Conferencia Nacional de Trabajo Piloto Médico Cooperativo Rural", etc. . El nombre de una reunión estandarizado generalmente consta de tres partes: primero, el alcance de la reunión, segundo, el contenido de la reunión y tercero, la naturaleza de la reunión. La naturaleza de las reuniones incluye "reuniones presenciales", "reuniones de lanzamiento", "reuniones de trabajo", "simposios", "seminarios", etc.
2. Inicialice los pasos de la reunión, que incluyen la agenda de la reunión, procedimientos, cronograma, etc. La agenda es el orden de los temas de la reunión y la base de los procedimientos de la reunión. El procedimiento consiste en organizar en orden diversas actividades de la conferencia, como diversas ceremonias, discursos de liderazgo, discursos de la conferencia, actividades de visita, etc. La agenda es la organización diaria de las actividades de la reunión y la realización de los procedimientos. Los pasos de la reunión son la garantía de que la reunión se desarrollará de manera ordenada. Una vez aprobados por el líder, no deben modificarse a voluntad.
3. Redactar un aviso de reunión. El aviso de reunión generalmente incluye el nombre de la reunión, el propósito y contenido principal de la reunión, la fecha de la reunión, el lugar de la reunión y el lugar de alojamiento, los participantes, la fecha y lugar de inscripción, y los materiales que se deben traer y especificaciones de cantidad e impresión de los materiales, pago personal, organizador, persona de contacto y número de contacto y otros elementos. Las convocatorias de reuniones las redactan mejor personas relacionadas con el tema de la reunión, lo que favorece una redacción fluida de la convocatoria. Cuando se presente una reunión para la aprobación de la unidad superior, se deberá adjuntar un borrador de la convocatoria a la presentación de la solicitud de instrucciones.
4. Presupuesto de la conferencia Las partidas del presupuesto de la conferencia generalmente incluyen tarifas de alojamiento y comida para los participantes, tarifas de alquiler del lugar, tarifas de producción del logotipo, tarifas de sala para el equipo y el personal de la conferencia, compra de películas y tarifas de Flushing. etc. Si necesita invitar a expertos y académicos a dar conferencias e informes, también debe incluir en su presupuesto los honorarios de las conferencias de los expertos, los gastos de transporte, los gastos de comida y alojamiento, etc.
5. Gestionar la aprobación de las reuniones. Las reuniones importantes deben enviarse a los líderes para su aprobación. La solicitud de instrucciones para la reunión debe indicar claramente el motivo de la reunión, el orden del día de la reunión, la hora y duración de la reunión, el lugar, el número de personas que asistirán a la reunión y el nivel del personal, el presupuesto y los preparativos. para la reunión, etc.
6. Emitir avisos de reuniones. Los avisos de reuniones deben ser revisados por los líderes del departamento y firmados por el supervisor. Una persona dedicada debe ser responsable de emitir avisos de reuniones para evitar omisiones, malas emisiones y reemisiones. Se deben tener en cuenta dos puntos al emitir avisos de reuniones: primero, los avisos de reuniones deben publicarse de manera oportuna. Si se emite demasiado pronto, los participantes lo olvidarán fácilmente; si se emite demasiado tarde, los participantes no recibirán la notificación de la reunión. Incluso si reciben la notificación, será difícil organizar el trabajo en cuestión, lo que también reducirá. el índice de asistencia a la reunión. El segundo es recopilar comentarios después de enviar el aviso de la reunión. Las reuniones que involucren a varios departamentos y con contenido importante deben ir acompañadas de una notificación de la reunión, que incluya el nombre, sexo, nacionalidad, puesto (título), número de contacto, fecha de llegada, número de tren y vuelo, y fecha de regreso de los participantes. número y número de vuelo, etc. Nos comunicaremos con usted nuevamente 1 o 2 días antes de la reunión para garantizar que los participantes puedan asistir a la reunión a tiempo.
7. Prepare los materiales de la reunión. Hay tres tipos principales de materiales para la reunión: primero, documentos de la reunión, incluidos documentos oficiales emitidos, borradores de documentos para discusión o documentos que solicitan opiniones; segundo, materiales para discursos, incluidos materiales para discursos de liderazgo; , Materiales de comunicación escritos y materiales para discursos de reuniones. En tercer lugar, el discurso del anfitrión de la reunión. Aquí el autor se centra en cómo preparar el discurso del anfitrión de la reunión, que también se denomina borrador del programa, y refleja el procedimiento de la reunión a través del discurso del anfitrión durante la reunión. Se debe prestar atención a tres puntos al redactar el discurso del anfitrión: Primero, esforzarse en que el texto sea coloquial. Debido a que las palabras del anfitrión son solo para uso del anfitrión y otros participantes no tienen transcripciones de las palabras, el texto debe ser fácil de entender y se deben evitar poemas antiguos oscuros o retórica demasiado hermosa. El segundo es prestar atención a la conexión de los procedimientos de la reunión. El discurso debe conectar el pasado y el futuro, resumir de manera sucinta los puntos clave del discurso del orador anterior y conducir al siguiente orador de una manera lógica. El lenguaje debe ser conciso, evitar repeticiones y verbosidad, y evitar clichés que dificulten la comprensión por parte de las personas. En tercer lugar, el contenido del discurso del anfitrión debe ser conciso y conciso, sin palabras expositivas, y la extensión no debe ser demasiado larga para evitar distraerse del tema de la reunión.
8. Elija el diseño del lugar de la reunión y utilice una ubicación determinada para celebrar la reunión.
La calidad del lugar y el nivel de comodidad jugarán un papel importante en la psicología de los participantes y afectarán directamente la eficacia de la reunión. Por tanto, se debe prestar atención a la selección y distribución del lugar. El tamaño del lugar debe determinarse de acuerdo con el número de participantes, y el equipo del lugar también debe considerarse en función de las necesidades de la reunión, como iluminación, aire acondicionado, audio, grabación, multimedia y otros equipos. El diseño del lugar es una parte importante del trabajo de albergar la conferencia, e incluye principalmente: Primero, el diseño del logotipo. El logotipo debe ser coherente con el nombre de la conferencia y el número de palabras debe ser breve y preciso, como "Conferencia Nacional de Trabajo en Salud". El segundo es la colocación de las tarjetas de asiento. El principio de colocación de tarjetas de asiento en la tribuna es "se respeta la izquierda, la derecha es secundaria". Es mejor tener un número impar de personas sentadas en la tribuna, con el líder más importante en el medio y las demás tarjetas de asiento colocadas en orden de izquierda a derecha. El tercero es la colocación de la tribuna. Generalmente hay dos formas: primero, la tribuna es más alta que los asientos debajo del escenario. Es adecuado para reuniones grandes e importantes, como reuniones de informes, reuniones de trabajo, etc. El lugar parece más solemne, serio y formal, en segundo lugar, el podio y otros asientos están en el mismo plano; Es adecuado para reuniones con un número reducido de personas, como simposios, seminarios, etc. El lugar parece más informal y la relación entre los participantes parece equitativa. El cuarto es la disposición de los asientos. La disposición de los asientos generalmente se basa en la naturaleza de la reunión. Si se trata de un simposio, los asientos deben disponerse en forma de respaldo, y se pueden colocar más asientos a ambos lados y en la parte inferior del respaldo; reunión informativa para informar al equipo de inspección o al equipo de inspección, los asientos deben estar dispuestos en forma de caracteres chinos, pero hay una fila de asientos en la parte superior y dos lados del carácter Hui, y algunas filas más de asientos. se puede colocar en la parte inferior. Además, se pueden disponer los asientos según el ambiente de la reunión y las condiciones del propio lugar.
9. Clara división del trabajo. El personal de la reunión se puede dividir en tres grupos. Uno es el grupo de secretaría, que es responsable de redactar los documentos de la reunión, los discursos de liderazgo y otros materiales, organizar las actas de la reunión y. preparar y distribuir sesiones informativas y materiales de la reunión, el segundo es el grupo de materiales, que es responsable de la compra de bolsas de material de la conferencia, el embolsado y la distribución de materiales, y el tercero es el grupo de recepción; es responsable de los arreglos de alojamiento y comida de los participantes, el diseño del lugar y los arreglos del personal, como el personal de etiqueta, personal de servicio y fotógrafos, etc. Además, el presupuesto y la contabilidad final de los gastos de la conferencia deben realizarse bien. .
10. Inspección exhaustiva antes de la reunión La inspección exhaustiva antes de la reunión es un paso importante para seguir implementando los preparativos de la reunión. Las inspecciones previas a la reunión generalmente se dividen en tres pasos: el primero es escuchar los informes orales de todo el personal preparatorio de la reunión; el segundo es realizar una inspección in situ, incluida la preparación de los materiales de la reunión y el diseño del lugar; ; el tercero es investigar más a fondo cualquier problema que pueda haberse pasado por alto. Tomar medidas correctivas. Las inspecciones previas a las reuniones generalmente implican invitar a líderes relevantes al sitio para brindar orientación.