Servicio de conocimiento de palabras clave; gestión de archivos; análisis de modelos
Introducción
El modelo de gestión de archivos del servicio de conocimiento se refiere principalmente a la gestión razonable y eficaz de los archivos del usuario en el empresa. Este modelo de gestión de servicios se desarrolló por primera vez en función de los requisitos de la empresa. El modelo de gestión de archivos es particularmente importante para la industria de servicios, especialmente para industrias de servicios de información como China Telecom, China Unicom y China Mobile. Estas empresas tienen una gran cantidad de usuarios y altos requisitos de confidencialidad de la información. El trabajo diario de gestión de archivos es particularmente arduo. Necesitan un modelo de trabajo de gestión de archivos más razonable y científico para satisfacer las necesidades de los clientes y mejorar la eficiencia de la gestión de archivos. La calidad de la gestión de archivos también tendrá un gran impacto en el desarrollo futuro de la empresa.
Antecedentes de un modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento
1.1 Requisitos planteados por la tendencia de desarrollo de los tiempos
El auge de la economía del conocimiento se ajusta a la tendencia de los tiempos y es la última tendencia de los tiempos Señales importantes. A diferencia de la economía tradicional, la economía del conocimiento es una combinación de conocimiento y tecnología de la información y depende directamente de la producción, uso y distribución de conocimiento e información. La gestión del conocimiento aprovecha plenamente el papel del conocimiento en la economía, a través de la innovación y la aplicación del conocimiento, se adapta continuamente a los requisitos de la economía del conocimiento para lograr un "énfasis sin precedentes en el valor del conocimiento" y luego se convierte en un importante paradigma de gestión y se adapta. a la tendencia de desarrollo de la época.
Para implementar la estrategia de gestión del conocimiento, varios departamentos, especialmente el departamento de información de gestión de archivos, deben proporcionar diversos servicios de información a las empresas a través del conocimiento de la gestión de archivos, satisfacer las necesidades de gestión de archivos de los clientes y brindar aprovechar plenamente el valor del conocimiento y la información.
En la feroz competencia del mercado, si desea obtener ventajas de mercado y lograr un desarrollo sostenible, debe hacer pleno uso de recursos estratégicos, inimitables y únicos. Este recurso único se refiere principalmente al conocimiento dentro de la empresa. Este tipo de conocimiento se genera en el desarrollo a largo plazo de la empresa y suele ser inseparable de la estrategia, la gestión y la cultura de la empresa. A través de la gestión documental existe conocimiento tanto explícito como tácito. Por lo tanto, a través de la innovación continua y la optimización de la gestión de archivos, debemos explorar los recursos de archivos corporativos, utilizar el conocimiento de los archivos para promover el desarrollo sostenible de las empresas, promover el desarrollo saludable y razonable de las empresas y, en última instancia, realizar los servicios estratégicos competitivos de las empresas.
1.3 Las crecientes necesidades de conocimiento de los usuarios
La gestión de archivos tradicional en sí misma tiene muchas desventajas. Debido a la tecnología y la gestión atrasadas, es difícil satisfacer las necesidades de los clientes en materia de gestión de información de archivos. Por lo tanto, es necesario innovar continuamente el modelo de gestión de archivos, mejorar la eficiencia de la gestión de archivos y satisfacer continuamente las necesidades de gestión de archivos de los clientes. Es necesario estar centrado en el usuario y orientado a la demanda, aumentar la importancia de la información de archivo corporativa, considerar la información y el conocimiento de archivo como activos intangibles importantes de la empresa, mejorar los requisitos de gestión de la información y el conocimiento de archivo, acumular continuamente información y conocimiento de archivo. y utilizar el conocimiento de archivos para la acumulación, evaluación de conocimientos de archivos, servicios, servicios organizacionales, gestión de recursos humanos corporativos, mejora de sistemas y aplicación de tecnología para satisfacer las necesidades de información y conocimientos de archivos de los usuarios.
2. La diferencia entre el modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento y la gestión de archivos tradicional.
Dado que el modelo de gestión de archivos del servicio de conocimiento utiliza el módulo de gestión de conocimiento como código para la gestión de archivos, se puede realizar un trabajo científico y razonable mediante la codificación del conocimiento, y luego se puede establecer un archivo de información del usuario completo y eficiente. . A diferencia de la gestión de archivos tradicional, el modelo de gestión de archivos de servicios de conocimiento se centra principalmente en los archivos de conocimiento en el proceso de gestión, con datos personales, archivos de información, materiales internos e información externa como principales objetos de gestión. La gestión de archivos tradicional es un proceso de actividades económicas empresariales. Todo tipo de documentos y redacción producidos en; Además, en términos de gestión de recursos, la gestión de archivos de servicios de conocimiento puede integrar varios recursos de manera científica y racional, mientras que la gestión de archivos tradicional clasifica archivos y recursos y no puede lograr una integración efectiva de recursos; conceptos de términos de servicio, los dos también son muy diferentes. La gestión de archivos basada en el conocimiento se centra en el usuario en la gestión de recursos, mientras que la gestión de archivos tradicional se centra principalmente en las instituciones de archivos y se dedica únicamente a la gestión de archivos.
El propósito de la gestión de archivos basada en el conocimiento es satisfacer las necesidades de los clientes, ayudarlos a resolver problemas y proporcionar conocimientos de gestión de archivos más sistemáticos y completos sobre la base de proporcionar conocimiento e información, mientras que la gestión de archivos tradicional proporciona principalmente a los usuarios información para realizar su trabajo. . El tema central de la gestión de archivos de servicios basada en el conocimiento es el equipo profesional, mientras que el tema central de la gestión de archivos tradicional es el empleado individual.
3. Investigación sobre el modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento
La principal base teórica del modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento es la codificación del conocimiento y los servicios humanizados.
3.1 Codificación del conocimiento
La codificación del conocimiento es la principal base teórica del modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento. A través de la codificación del conocimiento, se puede realizar el conocimiento de una manera más estandarizada, se puede integrar el conocimiento relevante en los archivos, se puede realizar el intercambio e intercambio de información, se puede mejorar efectivamente la claridad del conocimiento, el conocimiento invisible se puede transformar en claridad y el conocimiento de archivo. se puede realizar de forma ordenada. Sobre esta base, el conocimiento se puede clasificar y se puede formar una base de conocimiento relativamente completa. En el proceso de solicitud, se pueden examinar decenas de miles de conocimientos a través de la computadora o la inteligencia artificial para encontrar la información y el conocimiento requeridos. servicios a los tomadores de decisiones. Al mismo tiempo, para consultar y registrar más conocimientos, también se ha creado una biblioteca especial de casos de conocimientos "opacos". La biblioteca de casos se registra principalmente con gráficos. El conocimiento del proceso empresarial se puede expresar claramente a través de los gráficos de la biblioteca de casos, de modo que los gráficos y la información se pueden unificar e integrar para formar una base de conocimiento de información que combina gráficos y texto. Sólo sobre la base de la codificación del conocimiento puede el modelo de gestión de archivos promover verdaderamente el crecimiento económico y contribuir al desarrollo de la economía de mercado; de lo contrario, quedará "vacío".
3.2 Servicio humanizado
El servicio humanizado es un factor importante en la gestión de archivos basada en el conocimiento. Hace hincapié principalmente en el servicio humanizado y proporciona a los clientes servicios de archivo satisfactorios y de alta calidad a través de un servicio humanizado. Estar orientado a las personas, reflejar las necesidades humanas de los servicios, tomar las necesidades de los clientes como el propósito final del servicio, reflejar plenamente el cuidado humanista de los servicios basados en el conocimiento en el trabajo, brindar servicios de gestión de archivos de alta calidad con servicios de alto nivel, y satisfacer las necesidades del cliente y garantizar Mejorar continuamente la eficiencia del trabajo sobre la base de la satisfacción del cliente y, en última instancia, lograr beneficios operativos corporativos.
El servicio humanizado es una garantía importante para que las empresas ganen el mercado. Las empresas deben continuar fortaleciendo los servicios personalizados y mejorando la calidad humanística. Sobre esta base, este servicio humanizado está integrado en la teoría de codificación del conocimiento y se integra en la teoría del modelo de gestión de archivos, cambiando así el modelo tradicional de gestión de archivos, combinando orgánicamente los servicios humanizados con el modelo de gestión de archivos basado en el conocimiento, y bajo la guía de la tecnología. ventajas Demostrar las características del servicio, realizar mejor el valor corporativo y brindar servicios de calidad a la sociedad.
4. La importancia promocional del modelo de gestión de archivos basado en servicios de conocimiento
4.1 Puede mejorar la competitividad central de las empresas.
Gestionar archivos como recursos de información y activos de conocimiento, enfatizando la plena realización del valor del conocimiento de los archivos, mediante la aplicación de tecnología avanzada, podemos innovar y expandir todos los aspectos comerciales de la gestión de archivos, brindando así mejor información; y servicios para satisfacer las necesidades de los clientes y promover nuestro desarrollo sostenido y saludable, mejorando así en gran medida la competitividad central de la empresa.
4.2 Puede mejorar el estado y el papel del trabajo de los archivos.
Enfatizar la combinación de gestión de archivos y procesos comerciales, proporcionar información de archivos y servicios de conocimiento para actividades comerciales y trasladar la gestión de archivos del trabajo auxiliar y de back-end al trabajo auxiliar y de front-end, lo que puede mejorar enormemente. el estatus y el papel del trabajo de los archivos.
4.3 también tiene valor de inspiración y referencia para la gestión de expedientes de las instituciones públicas.
El modelo de gestión de archivos orientado a servicios basado en el conocimiento puede adherirse al enfoque orientado y centrado en el usuario y mejorar continuamente la calidad de su servicio para satisfacer las necesidades de los usuarios. Además, este modelo también tiene un significado esclarecedor para los conceptos de gestión de archivos de las instituciones administrativas, y tiene un significado orientador y un valor de referencia para la futura tecnología de gestión de archivos de las instituciones administrativas.
5 Conclusión
Con el mayor desarrollo de la sociedad, el papel de la gestión de archivos en la vida diaria será cada vez más importante, lo que requiere que las empresas concedan gran importancia a la gestión de archivos en los archivos. gestión La implementación del modelo mejora gradualmente la eficacia de la gestión de archivos a través de la implementación.