¿Cómo pueden los secretarios organizar y concertar reuniones a gran escala?
Las reuniones son una forma importante para que los órganos dirigentes ejerzan el liderazgo y son una forma eficaz de implementar el principio de centralismo democrático del partido e implementar toma de decisiones científica y democrática. Las reuniones a gran escala organizadas por los partidos locales y las agencias gubernamentales de todos los niveles desempeñan un papel muy importante en la vida social, política y económica. Para organizar y concertar reuniones, especialmente reuniones a gran escala, se pueden realizar esfuerzos desde los siguientes aspectos.
Primero, debemos trabajar duro en la planificación anticipada y los arreglos científicos.
La llamada "planificación anticipada" significa pensar en lo que hará el liderazgo. sobre la base de comprender con precisión las intenciones de los líderes, piense en lo que les preocupa a los líderes y realice de manera proactiva, cuidadosa y meticulosa todo el trabajo de organización y preparación antes de la reunión.
La clave del trabajo de preparación antes de la reunión es centrarse en dos puntos: primero, centrarse en redactar el plan general de organización. Una vez confirmada la reunión, se deben elaborar inmediatamente los arreglos detallados para la misma. En el plan, todo es tan grande como la hora de la reunión, la ubicación, el contenido, los asistentes, el cronograma, el grupo de discusión (o viaje), la redacción del manuscrito, la seguridad y la confidencialidad, los arreglos de alojamiento, la publicidad y los informes, el liderazgo organizacional y la división de responsabilidades, así como Tan pequeño como el lugar debe haber opiniones claras y específicas sobre el diseño, incluido el monograma y la cola, la disposición de los asientos, la ubicación de las tarjetas de los asientos, la iluminación y el sonido, la guía de entrada, los servicios entre reuniones y la disposición de los automóviles para conferencias, etc. En el plan de arreglo, se deben estimar completamente diversas posibilidades, complejidad y variabilidad, y se deben formular las contramedidas, medidas y planes correspondientes. A veces se deben proporcionar dos o más planes para que los líderes elijan.
El segundo es implementar la división de responsabilidades determinada en el plan de organización de reuniones. Después de que el liderazgo apruebe el plan de organización de la reunión, la persona a cargo de la secretaría de la conferencia debe convocar una reunión de los jefes de cada grupo para dividir e implementar diversas tareas de trabajo, y supervisar e inspeccionar la implementación y finalización de cada día de trabajo. por día basado en un método de cuenta regresiva. El trabajo preparatorio antes de la reunión es muy importante. Si se hace bien, se sentarán unas buenas bases para una buena celebración de la reunión, lo que equivale a la mitad del éxito de la reunión. Por lo tanto, en los preparativos de las reuniones se requiere una consideración cuidadosa, una división cuidadosa del trabajo y arreglos bien pensados.
El llamado "arreglo científico" significa dominar y utilizar las leyes inherentes de las reuniones de manera competente, y hacer arreglos cuidadosos y arreglos científicos para cada detalle de la reunión, a fin de maximizar la intención del liderazgo. mejorar la eficiencia de la reunión y completar las tareas determinadas por la reunión. Por ejemplo, el calendario del Congreso del Partido y del Congreso del Pueblo se puede dividir a grandes rasgos en dos etapas: informe de trabajo y elección de personal. Para lograr los mejores resultados cuando los representantes discutan el informe de trabajo, se deben demostrar plenamente a los representantes los logros en materia de desarrollo económico y social para elevar la moral, mejorar la confianza y brindar un fuerte apoyo ideológico y de la opinión pública para el éxito de la conferencia.
Con este fin, se deben realizar tres aspectos del trabajo: primero, durante la discusión del informe de trabajo, organizar la participación de camaradas líderes en las discusiones en cada delegación (grupo) para comprender y captar las tendencias ideológicas. , y responder a las preguntas planteadas por los representantes y hacer comentarios orientativos y finales. El segundo es aprovechar plenamente el papel de los medios de comunicación, informar positivamente sobre los logros de la reforma local, la apertura y la modernización socialista, crear una fuerte atmósfera de opinión pública y desempeñar un papel correcto en la orientación de la opinión pública. El tercero es organizar algunas exposiciones de logros y visitas in situ. Estas actividades son vívidas, intuitivas, auténticas y creíbles, y tienen un gran poder de persuasión y atractivo. En cuanto al cronograma de las etapas de preparación de personal y elección, es necesario cambiar el ritmo pausado en la discusión de los informes de trabajo y seguir estrictamente los procedimientos legales para que los representantes comprendan la situación de los candidatos y expresen plenamente sus opiniones. Al mismo tiempo, el tiempo para las discusiones de preparación debe ser. Hacer arreglos razonables y comprimir y reducir el tiempo de transición entre los procedimientos anteriores y posteriores tanto como sea posible para hacerlos eficientes, compactos y completados de una sola vez. Evite la procrastinación y el descuido.
En segundo lugar, debemos ascender en la organización cuidadosa y la gestión estandarizada.
Sobre la base de una buena preparación, debemos organizar y organizar cuidadosamente cada trabajo y vínculo durante la reunión. implementar, estandarizar operaciones y gestionar científicamente, y llevar todo el trabajo de la reunión a una vía de gestión rigurosa, estandarizada y ordenada, haciéndola ocupada pero ordenada, tensa y organizada.
Para lograr esto, además de seguir estrictamente los procedimientos de la conferencia, también debemos centrarnos en tres "claves":
(1) Captar los enlaces clave. La primera es captar la inscripción a la conferencia. El trabajo de check-in es el más tedioso, complejo y agitado, y también es el que tiene más probabilidades de cometer errores mientras está ocupado. Por lo tanto, para hacer un buen trabajo en la presentación de informes, debemos tener suficiente fuerza, una división detallada del trabajo, pensamiento claro y trabajo práctico. La segunda es realizar una reunión de coordinación una vez al día. Muchos conflictos y problemas durante la reunión se pueden manejar con prontitud y eficacia en la reunión de coordinación, lo que permite que la reunión se desarrolle de manera ordenada. El tercero es comprender el deber de la conferencia. Se requiere que el personal de turno contacte y maneje cuidadosamente diversos asuntos y haga un buen trabajo en los registros de turnos y el trabajo de traspaso de turnos.
(2) Capturar personal clave. El llamado "personal clave" se refiere a los principales líderes y personal de cada grupo (regimiento) de la reunión. En términos generales, siempre que las actividades y servicios relacionados de los principales líderes durante la reunión se realicen bien, la reunión no causará grandes problemas siempre que el entusiasmo del personal de cada grupo (grupo) esté bien movilizado y el papel; Si se juega bien, por complicado que sea, el encuentro también se puede celebrar bien. Antes de la apertura de la conferencia, la persona a cargo de la secretaría de la conferencia debe convocar una reunión con el personal de cada grupo (grupo) y los jefes de cada grupo de la secretaría de la conferencia para discutir los arreglos de las actividades de la conferencia, la distribución de documentos, las sesiones informativas, servicios de vida, seguridad y confidencialidad, precauciones, etc. Haga arreglos específicos para el trabajo en esta área y presente requisitos claros Durante la reunión, las reuniones del personal de cada grupo (regimiento) deben realizarse en cualquier momento según las necesidades del trabajo.
(3) Aprovechar los momentos clave. Las llamadas "sesiones clave" se refieren a las reuniones plenarias durante la conferencia, es decir, la asamblea general. La conferencia debe considerarse como la máxima prioridad de toda la conferencia, concederle gran importancia, prepararse cuidadosamente, organizar fuerzas capaces, inspeccionar punto por punto e implementar punto por punto. Generalmente, el día antes de cada conferencia, la persona correspondiente a cargo del grupo de asuntos de la conferencia (o la secretaría de la conferencia) inspeccionará e implementará exhaustivamente todos los preparativos para la conferencia, incluso si los principales camaradas líderes que participan en la conferencia han notificado la implementación, y la disposición de los asientos en la tribuna y el lugar de celebración, si es precisa, si el discurso del anfitrión está redactado y presentado para su revisión, si los documentos y materiales de la conferencia están impresos y distribuidos, si se implementan y organizan trabajos de verificación y seguridad, etc. En particular, se debe inspeccionar la distribución del lugar como punto clave.
En tercer lugar, debemos lograr resultados en el fortalecimiento de la colaboración y la operación eficiente.
Para organizar y concertar reuniones a gran escala, no basta con tener procedimientos estrictos y normas científicas durante la operación; y el proceso de implementación, la coordinación y la estrecha colaboración se fortalecerán aún más para lograr una operación eficiente y servicios de alta calidad.
En primer lugar, debemos reforzar la coordinación y trabajar estrechamente. Una reunión a gran escala involucra todos los aspectos y el número de unidades involucradas en la organización de la reunión varía desde unas pocas hasta una docena o incluso docenas. Cómo unificar los pensamientos y acciones de todo el personal según los requisitos de la reunión, de modo que toda la máquina de la reunión pueda funcionar eficientemente al mismo tiempo y convertirse en un todo coordinado, colaborativo y armonioso. Esto requiere aumentar la intensidad de la coordinación y la colaboración. y hacer más eficiente la coordinación y la colaboración durante toda la reunión. La práctica ha demostrado que durante las reuniones grandes, una reunión de coordinación una vez al día es muy necesaria y eficaz. Desempeña un papel muy importante a la hora de descubrir y resolver rápidamente posibles conflictos y problemas y garantizar que la reunión se desarrolle de forma sana y ordenada. En caso de emergencia, se pueden realizar reuniones de coordinación en cualquier momento. Esto requiere que el personal de la sesión plenaria mantenga el espíritu de gran colaboración y unidad, trabaje estrechamente, se complemente, identifique problemas y los resuelva de manera oportuna.
En segundo lugar, debemos operar de manera eficiente y brindar servicios de alta calidad. La calidad del trabajo de organización de reuniones no sólo está relacionada con la posibilidad de realizar las intenciones laborales de la agencia de liderazgo, sino que también refleja directamente la calidad política, el nivel profesional, la eficiencia administrativa, la perspectiva mental y el estilo de trabajo del personal. Una reunión numerosa es a la vez una prueba rigurosa y un ejercicio poco común. Como miembro del personal de la conferencia, debe tener un estado mental prudente y cauteloso en todo momento y en todo. Debe ser "tranquilo como una virgen", riguroso y meticuloso, trabajador y trabajador y "moverse como un conejo", ser decidido y; operación eficiente y brindar servicios de conferencias eficientes y de alta calidad. ;