Primero, conteste el teléfono en la recepción
1 Cualquier llamada de la recepción será respondida después de tres timbres, incluso si está contestando el. teléfono.
2. Haz un buen trabajo transfiriendo llamadas en la recepción. Cuando alguien necesita ser transferido a la oficina del gerente general y a la oficina de finanzas, debe comunicarse con el gerente general y el personal relacionado con las finanzas antes de poder acceder.
3. Cuando no haya forma de transferir la llamada o el empleado que necesita contestar la llamada no esté en la oficina, deje el número de teléfono y el nombre del cliente a tiempo para facilitar que los empleados de la empresa se comuniquen con él.
En segundo lugar, recibir a los clientes que vienen a visitar la empresa.
1. Los clientes que acuden a nuestra empresa para mantenimiento in situ deben realizar una inspección preliminar de la máquina de mantenimiento del cliente antes de entregársela al personal de mantenimiento, y luego el personal de mantenimiento realizará una inspección detallada. Cuando el reparador está probando al cliente, puede pedirle que beba agua o presentarle los nuevos productos relevantes de la empresa.
2. Cuando reciba clientes que descargan en casa, haga un buen trabajo en el registro del cliente, pregúntele sobre su uso y si sus amigos a su alrededor están usando productos similares, y deje información importante sobre el cliente.
3. A los clientes que vengan a la empresa para hablar de negocios se les pedirá que primero preparen un vaso de agua y luego notifiquen a la persona responsable del proyecto para discutir negocios relacionados.
4. Cuando recibes más de tres clientes a la vez, puedes pedirle al personal de mantenimiento que te ayude a recibir clientes de mantenimiento puerta a puerta.
5. Recibir a cada cliente con seriedad y ser el escaparate de imagen de la empresa.
Procesar e imprimir documentos relacionados con la empresa de manera oportuna.
1. Cuando la tienda necesita que la empresa presente certificados relevantes al manejar asuntos relevantes, debe imprimirlos a tiempo.
2. Cuando la empresa tenga precios de nuevos productos relevantes y ajustes de precios de productos, emitirá avisos de precios de productos relevantes.
3. Cuando los empleados son transferidos dentro de la empresa, deben proporcionar de inmediato el aviso de transferencia y cambiar la libreta de direcciones de la empresa de manera oportuna.
4. Los días 9, 25 y 60 de cada mes, imprima los estados de cuenta electrónicos y las órdenes de aprobación del departamento de compras de la empresa en un formato razonable a través de la impresora y envíelos al Departamento de Finanzas.
5. Organice los archivos en la computadora rápidamente y archívelos correctamente.
Cuarto, la generación de la tasa de asistencia
1. Los empleados deben controlar estrictamente la asistencia todas las mañanas.
2. Al inicio de cada mes se registrará en la hoja de cálculo la asistencia del mes anterior. Durante el proceso de producción, presta atención a detallar quiénes han pedido licencia, quiénes se han convertido en empleados fijos y quiénes tienen aniversarios.
Verbo (abreviatura de verbo) procesamiento de personal
1. Cuando nuevos empleados se incorporan a la empresa, deberán presentar conjuntamente la carta de empleo, la carta de garantía personal y la copia del DNI del garante. y ponerlos en el archivo.
2. Después de que un nuevo empleado se une a la empresa, el expediente del nuevo empleado debe ingresarse en un archivo electrónico en la computadora.
3. Todos los empleados que renuncian deben presentar una carta de renuncia de la empresa y enviar de inmediato un aviso de renuncia a los colegas de todos los departamentos de la empresa.
4. Después de dejar la empresa, todos los empleados tienen una carta de renuncia guardada en los archivos de la empresa.
6. Procesamiento logístico
1. Confirmar y verificar las tarjetas de presentación de todos los empleados de la empresa.
2. Recibir correos electrónicos de la dirección de correo electrónico de la empresa de manera oportuna.
3. Conservar los paquetes entregados a la empresa.
4. Compra de artículos de primera necesidad para la empresa.
5. Reembolsar los gastos relacionados con la empresa y los gastos de correo de la empresa.
6. Atender las quejas de los clientes con prontitud.
7. Trabajar en estrecha colaboración con el departamento de mantenimiento para cobrar las tarifas de mantenimiento de manera oportuna y pagar las tarifas de mantenimiento a las finanzas de la empresa.
8. Archivar la información del cliente del departamento de ventas.
1. Vaya a la empresa todas las mañanas para recordarle al vendedor que ordene el diario de trabajo de ayer a tiempo. Una vez que el vendedor haya terminado de clasificar, ingresará los archivos electrónicos de la computadora y los archivos electrónicos de la empresa. clientes.
2. Si el vendedor no completa el formulario a tiempo, debe informarlo de inmediato a su superior y solicitar lecciones de recuperación.
Ayudar al almacén a organizar algunas mercancías nuevas para su almacenamiento y almacenamiento.
10. Conocer el trabajo de descarga de cada marca y modelo de la empresa.
Responsabilidades laborales del secretario del departamento administrativo 2
El secretario de personal administrativo trabaja bajo el liderazgo del gerente de personal administrativo y es responsable ante el gerente de personal administrativo. Realiza las siguientes funciones como secretario administrativo:
1. Ayuda al supervisor en la contratación de personal. (Según proceso de reclutamiento)
2. Gestionar los trámites de entrada y salida de nuevos empleados.
3. Ayudar a los supervisores a prepararse para la educación y capacitación de nuevos empleados y realizar trabajos de seguimiento.
4. Establecimiento y control de archivos de personal de toda la fábrica. (Informatizado)
5. Investigación del trabajo procesal y evaluación de los sujetos en libertad condicional.
6. Responsable de los cambios de personal en toda la fábrica. (Pasar por trámites como regularización/ascenso/traslado/degradación)
7. Procedimientos de recompensa y castigo de fábrica.
8. Firmar la recepción de materiales diversos, clasificarlos y archivarlos. (Documentos de procedimientos de fábrica/contactos internos/contactos externos/materiales de reuniones/materiales de capacitación diversos/materiales de asistencia/materiales de recompensas y castigos/información de flujo de personal, etc.)
9. la asistencia de fábrica. (Informe de asistencia diario/mensual/estadísticas mensuales de flujo laboral/procedimientos de vacaciones y feriados/fichado de entrada, seguimiento de tarjetas/procedimientos de solicitud de horas extras, etc.)
10. Compile informes relevantes al final del mes y envíelos. al Departamento de Finanzas.
11. A finales de mes se emitirán nuevas tarjetas de trabajo y de comida. A principios de mes, verifique las tarjetas de identificación laboral de todos los empleados de la fábrica correspondientes al mes anterior y envíelas a la oficina de finanzas de manera oportuna.
12. Gestión de claves de fábrica.
13. Cooperar con el supervisor para modificar la lista de dormitorios y las estadísticas de agua y electricidad de fin de mes.
14. Tramitación de contratos laborales de empleados/permisos de residencia temporal y seguros diversos.
15. Cumplir con las tareas asignadas temporalmente por el supervisor
Las principales tareas del administrativo son:
1. Asistir en las diversas normas y reglamentos de la empresa. y mantener el orden de trabajo;
2. Responsable de la gestión de asistencia de los empleados de la empresa;
3. Responsable del apoyo logístico de todos los empleados de la empresa, incluida la emisión de suministros de oficina. imprimir tarjetas de visita, solicitar tarjetas de comida, pedir agua, reservar boletos, copiar y enviar por correo;
4.
5. Responsable del archivo y gestión de diversos documentos relacionados con el contenido del trabajo.
6.
7. Cumplir otras tareas asignadas por los superiores.
Responsabilidades laborales del Secretario del Departamento Administrativo 3
1. Trabajo administrativo
1. Establecimiento y mejora del sistema: En base al desarrollo real de la empresa, formular. un sistema que esté en línea con la situación actual de la empresa Informaremos a todos los departamentos y al personal sobre las reglas y regulaciones, recopilaremos sugerencias racionales y realizaremos ajustes y mejoras oportunas en el proceso de desarrollo empresarial para que el sistema sea más estandarizado y razonable. , mejorar la aplicabilidad y eficacia del sistema, y mejorar efectivamente la iniciativa y estandarización de los empleados.
2. Comunicación del departamento y coordinación de personal: comprender las prioridades de trabajo recientes, los puntos de negocio y las ideas de gestión. Comprender con precisión las intenciones de los líderes de la empresa y realizar el trabajo asignado por la situación. Comuníquese plenamente con otros departamentos de manera proactiva y humilde, comprenda el progreso de varias empresas lo antes posible y organice rápidamente información y comentarios para los líderes de la empresa para ayudar de manera efectiva a los superiores a avanzar en el trabajo. En el trabajo diario, preste atención a la cooperación con otros departamentos y colegas, coordine las relaciones con varios departamentos y establezca un sentido de servicio.
3. Evaluación del desempeño: comprender y evaluar de manera integral el desempeño de los empleados, descubrir talentos sobresalientes y mejorar la eficiencia laboral de la empresa. El alcance de la evaluación cubre a todos los empleados de la empresa. El principio de la evaluación es evaluar integralmente el desempeño laboral de los empleados a través de la evaluación, de modo que los empleados puedan comprender la relación entre su desempeño laboral y el salario y los beneficios, y obtener motivación para trabajar duro y mejorar su trabajo. Dar a los empleados la oportunidad de participar en los procedimientos de gestión de la empresa y expresar sus opiniones. El propósito, objeto, tiempo, sistema de indicadores y forma de la evaluación deben coincidir. Según las responsabilidades laborales, respete la combinación de arriba y abajo, izquierda y derecha, y la combinación de evaluación cualitativa y cuantitativa. La evaluación puede tomar la forma de evaluación superior, evaluación por pares, autoevaluación, evaluación subordinada y evaluación del cliente externo.
2. Asuntos administrativos diarios
1. Recepción telefónica: utilice un lenguaje civilizado al contestar el teléfono, y el lenguaje debe ser amigable, conciso, educado y accesible.
El uso privado de teléfonos públicos está estrictamente prohibido y nadie puede llamar al mostrador de información; utilizar un lenguaje civilizado con los visitantes, recibirlos calurosamente y escuchar atentamente sus relatos. Si el problema no se resuelve de manera oportuna y efectiva, se deben realizar y realizar un seguimiento de los registros correspondientes.
2. Publicación de documentos y gestión de documentos: una vez publicado el documento, el contenido del documento debe comunicarse a los departamentos y al personal pertinentes que deben conocerlo y se debe supervisar su implementación. Una vez emitidos los documentos, primero deben ordenarse y clasificarse y luego archivarse según sea necesario. En principio, los expedientes integrales internos de la empresa deberán archivarse en un ciclo semestral. Los principios básicos de la gestión de archivos empresariales son: liderazgo unificado, gestión jerárquica; mantener la integridad y seguridad de los archivos y facilitar el uso eficaz de los archivos por parte de la empresa y la sociedad;
3. Organización y actas de las reuniones ordinarias: Organizar el orden de asientos y discursos del personal según sea necesario. Los discursos deben ser concisos y directos, utilizar el tiempo de manera eficaz y discutir cuestiones sustantivas. Los asistentes deben configurar sus teléfonos móviles en estado de reunión.
4. Uso y gestión del vehículo: Mejorar la utilización del vehículo, utilizarlo de forma racional y reducir el consumo energético. Los automóviles oficiales son utilizados por los líderes de las empresas para participar en diversas actividades comerciales en la ciudad y los envían a recogerlos cuando viajan a otros lugares en viajes de negocios, los envían a la estación de tren o al aeropuerto; Otros empleados de la empresa podrán, a su discreción, aprobar el envío de vehículos cuando necesiten utilizar el vehículo en emergencias, tareas oficiales importantes o para largas distancias. La empresa organiza actividades en grupo y gestiona el uso del coche según convenga.
5. Supervisión diaria del sistema: bajo el modelo de gestión existente, fortalecer la implementación de la supervisión administrativa, implementar de manera efectiva los sistemas administrativos y la supervisión, ajustar oportunamente los métodos y métodos de gestión y establecer una atmósfera de trabajo armoniosa y una operación eficiente. eficiencia.
En tercer lugar, comunicación externa
1. Comunicación con los departamentos gubernamentales: como ventana de comunicación entre la empresa y los departamentos gubernamentales, debemos establecer con entusiasmo una relación de sinceridad y confianza con los departamentos gubernamentales. . Colócate y sé flexible.
2. Comunicación con socios: preste atención a comprender los asuntos relacionados con el negocio de varias partes para comprender con precisión las intenciones de la otra parte y facilitar la comunicación y la transmisión efectivas, pero preste atención a los intereses de la empresa al manejar. negocios.
3. Presta atención a la reciprocidad: regalos navideños, tarjetas de felicitación, etc. , durante días festivos importantes (como Navidad, Año Nuevo, Festival de Primavera o aniversarios de empresas de socios [clientes] importantes), etc. ), después de consultar con el director general, exprese rápidamente su respeto con obsequios o cartas de felicitación y mantenga relaciones amistosas con los socios. En la cooperación empresarial, recuerde de inmediato al gerente y organice actividades de comunicación periódicas o comidas informales con los socios de acuerdo con los requisitos del gerente para establecer una comunicación regular con los socios. para promover el entendimiento mutuo y una mayor cooperación.
Se puede decir que el trabajo administrativo es complicado. Los directivos de empresas se enfrentan cada día a un gran número de asuntos triviales y discretos, pero no se puede subestimar el papel del trabajo administrativo en la empresa, por lo que quienes ocupan este puesto también deben tener ciertas cualidades profesionales.
Cualidades de ser un especialista administrativo:
1. Actitud laboral: Debe tener conocimiento de los antecedentes de la empresa, el posicionamiento en la industria y el mercado, el sistema de gestión administrativa corporativa y la cultura corporativa.
2. Habilidades laborales: Habilidad en informática, idiomas extranjeros, escritura, habilidades comunicativas, gestión del tiempo, manejo del estrés y manejo de las emociones.
3. Desempeño: comprender las intenciones de los superiores, tener alta eficiencia en el trabajo, tener conciencia de servicio y tener "cero defectos" en el proceso de trabajo.
Recomendación:
El especialista administrativo es un puesto necesario para toda empresa. Lo que mencioné anteriormente es solo mi contenido de trabajo habitual. Por supuesto, las cosas concretas dependerán de las circunstancias concretas de cada empresa, pero no será demasiado diferente. Aquí también brindamos algo de experiencia laboral para estudiantes universitarios:
1. Mantenerse al día con el tema principal de la empresa y prestar atención a las tendencias de desarrollo de la empresa.
2. Al final, el trabajo administrativo no es lo que quieres. Sí, también has acumulado algo de experiencia y puedes trabajar duro para calificarte para puestos más importantes y dejar que tu jefe te aprecie;
3. tiempo. Si le gusta lo que quiere aprender, actúe de inmediato y compre algunos libros o vaya a la biblioteca a leer algunos libros. Esto será beneficioso para usted.
4. Las calificaciones académicas no representan capacidad, debes transformarte adecuadamente. Al principio hubo imágenes buenas y malas. Puedes pedir la opinión de los demás e intentar cambiar tú mismo.
5. Ser responsable, comprender la cultura corporativa de la empresa y tener sentido de innovación.
La responsabilidad es importante, pero la eficiencia en el trabajo también lo es, por eso siempre debes estar preparado para desafiar los problemas que surgen en el trabajo y pensar de manera integral;
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7. Comprender las características y hábitos de cada departamento, y preparar y comunicar materiales de forma específica, que puedan acelerar el proceso de toma de decisiones de la empresa. Los profesionales administrativos deben hacer todo lo posible para cuidar y ayudar a los empleados. Del mismo modo, el jefe es en realidad una persona común y corriente. La gente siempre tendrá malestares y mal genio, por eso debemos ser comprensivos.
Principales responsabilidades de la gestión de personal
1. Organizar y formular las normas y reglamentos de personal de la empresa, y supervisar e inspeccionar la implementación del sistema.
2. Organizar el diseño y mejora de la estructura organizativa de la empresa, crear puestos y asignar de forma racional y eficaz los recursos humanos.
3.Organizar análisis de puestos, preparar descripciones de puestos y descripciones de puestos, y establecer y mejorar un sistema de responsabilidad laboral.
4. Desarrollar recursos humanos y formular planes de carrera para los empleados y planes de escalamiento de talento.
5. Responsable del reclutamiento de personal y búsqueda de talentos adecuados para la empresa a través de diversos canales.
6. Responsable de formular planes de capacitación de la empresa, organizar al personal para participar en la capacitación y evaluar los efectos de la capacitación.
7. Responsable de organizar e implementar evaluaciones de desempeño y estadísticas de resultados de evaluaciones.
8. Responsable de determinar los estándares salariales de cada puesto, preparar planes anuales de ajuste salarial y calcular los salarios mensuales de los empleados.
9. Responsable de firmar contratos laborales con los empleados en nombre de la empresa y supervisar a los empleados.
10. Responsable del manejo de seguros sociales y seguros comerciales.
11. Responsable de establecer y mejorar los archivos de personal de los empleados.
12. Responsable de los procedimientos de ajuste de personal tales como premios y castigos, vacaciones, ascensos, descensos de categoría, traslados y renuncias de los empleados de la empresa.
13. Responsable de la gestión de asistencia y supervisión disciplinaria de los empleados.
14. Responsable de la gestión de cuotas y planes de insumos de protección laboral de los empleados.
15. Responsable de coordinar las relaciones laborales y resolver conflictos laborales.
16. Responsable de coordinar la relación entre la empresa y los departamentos homólogos del gobierno y otras unidades.
17. Responsable de organizar la construcción de la cultura corporativa.
18. Responsable de subir y publicar la información de recursos humanos de la empresa.
Responsabilidades laborales del Secretario del Departamento Administrativo 4
1. Bajo el liderazgo del jefe del Departamento Administrativo, ayudar en el trabajo de oficina.
En segundo lugar, responsable del cableado telefónico de la empresa. Responder las llamadas de manera precisa, clara y amigable, utilizando un lenguaje cortés de manera adecuada.
En tercer lugar, recibir a los clientes visitantes de la empresa.
4. Procesar e imprimir documentos e información relacionados con la empresa de manera oportuna.
1. Responsable de redactar diversos textos asignados por el supervisor.
2. Enviar y recibir documentos, cartas y telegramas pertinentes; tramitar el número de registro, expedición y distribución de documentos oficiales. Supervisar a los superiores y a la empresa para tratar los asuntos dentro de un plazo.
3. Tomar actas de reuniones y organizar actas y sesiones informativas. Comprender el estado de implementación después de la reunión.
4. Imprimir informes de trabajo de la empresa, resúmenes, planes, programas, resoluciones, avisos, etc. y ayudar al supervisor en la revisión y corrección de documentos oficiales emitidos a nombre de la empresa.
5. Responsable de la recopilación y organización de recuerdos de la empresa e información relacionada.
6. Responsable de transmitir documentos de los líderes de la empresa, procesar documentos, cartas y telegramas firmados y aprobados por los líderes de la empresa, y remitir solicitudes de instrucciones de unidades e individuos a los líderes de la empresa.
Verbo (abreviatura de verbo) gestión administrativa, gestión de personal y almacenamiento de datos
1 Responsable de la gestión del material de oficina, el uso específico y registro de ordenadores, faxes, fotocopiadoras. y teléfonos, Impresión de tarjetas de visita.
2. Responsable de la emisión, registro de uso y devolución de consumibles de bajo valor y material de oficina fuera de servicio.
3. Responsable del almacenamiento en almacén de diversos materiales de oficina, inventario mensual, estadísticas de inventario de fin de año, inspección y aceptación, y procedimientos de salida para garantizar que las cuentas sean consistentes.
4. Responsable del establecimiento y gestión de los archivos de personal de la empresa, incluido el personal, la formación y la evaluación.
5. Registros de solicitudes de licencias y vacaciones de los empleados. También contamos el número de personas que solicitan licencia y realizamos registros de asistencia cada mes. Auxiliar administrativo, responsabilidades laborales, secretaria de oficina.
6. Asistir al supervisor en la contratación de nuevos empleados.
7. Completar los trámites correspondientes para la incorporación o renuncia de empleados. Guarde información importante, como información de los empleados, contratos de trabajo de tiempo completo de los empleados, etc.
6. Responsable del saneamiento ambiental de la oficina.
7. Responsable de patrullar toda el área de la oficina después de salir del trabajo, revisar puertas, ventanas, suministro de energía del dispensador de agua, suministro de energía de la computadora, etc. , cerrar.
8. Completar otras tareas asignadas por el líder.
Capítulo 5 de Responsabilidades Laborales del Secretario del Departamento Administrativo
Asistir al Director en la gestión diaria. Establecer el concepto de servir a los líderes y otros departamentos.
Responsabilidades del empleado de oficina (reuniones, documentos, impresión de cartas, documentos, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos):
1. .
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y realizar un buen trabajo en la recopilación y organización de los archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Tomar actas de la reunión.
5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de mercancías que entran y salen del almacén.
8. Haz un buen trabajo en la redacción de la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Llevar el registro de gastos de comedor de la empresa y las cuentas corrientes, y realizar estadísticas y llevar los gastos de comidas.
11. Enviar informes mensuales de protección ambiental e imprimir pólizas de seguro social.
12. Aceptar otros trabajos temporales.
13. Gestionar los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de archivos de personal de los empleados y tomar prestados archivos estrictamente.
14. Aplicación de seguros y seguros sociales.
15. Calcule las estadísticas de asistencia mensual, envíelas al departamento financiero para su contabilidad y mantenga registros.
16. Gestionar diversas propiedades de oficinas, utilizar racionalmente y mejorar la eficiencia en el uso de la propiedad y promover la frugalidad.