Análisis de los principales problemas existentes en el trabajo de ciencia y tecnología básica
Como todos sabemos, las computadoras son herramientas modernas y avanzadas que pueden procesar de manera eficiente grandes cantidades de información y datos complejos. ¿La característica es que requiere entrada? Los datos y la información originales de la computadora deben ser precisos y científicos; de lo contrario, los datos y la información de entrada serán "basura" y la salida solo será "basura" de nivel superior. Por lo tanto, el requisito previo para implementar la gestión informática es realizar una serie de tareas básicas de preprocesamiento, como recopilar, clasificar y registrar información y datos de entrada, para que sean suficientes.
Cumplir con los requisitos técnicos para el trabajo informático. ¿Cuáles son entonces las deficiencias y desventajas del trabajo básico de gestión de archivos en nuestro país? ¿Qué aspectos no pueden adaptarse rápidamente a los requisitos de la gestión informática? Por lo general, los archivos más completos de nuestro país cuentan actualmente con una gran cantidad de expedientes y una larga duración. Dado que llevan muchos años bajo gestión cerrada, la gestión de archivos se basa únicamente en el principio de conservar los archivos y no perderlos. La calidad de los archivos en cada período histórico es Los requisitos son diferentes y las especificaciones de los archivos no son uniformes, lo que resulta en una situación generalmente deficiente. Los principales problemas se reflejan en los siguientes aspectos. En primer lugar, la numeración de archivos no está estandarizada y no existe un número de catálogo. Un volumen tiene muchos fenómenos y muchos volúmenes tienen muchos fenómenos. 2. El título del expediente es irregular pero no puede reflejar la temática, o el título carece de elementos básicos o incluso no tiene título del expediente. ¿Esta situación es relativamente común? En tercer lugar, la mayoría de los archivos carecen de contenido en volumen, por lo que algunos contenidos no cubiertos por los títulos del archivo nunca se pueden recuperar y son difíciles de usar. En cuarto lugar, muchos documentos no están marcados con números de página. Si se caen durante el uso, ¿será difícil encontrarlos? En quinto lugar, la organización de los artículos es muy confusa, como la agrupación por tiempo, la agrupación por departamento funcional y la agrupación por idioma. Sexto, los documentos tienen una o dos páginas y varían en grosor. Algunos volúmenes tienen quinientas o seiscientas páginas. En resumen, cuanto más tiempo lleve crear archivos completos y mayor sea la colección, más graves serán los problemas. A juzgar por la situación anterior, los archivos integrales de mi país actualmente no cuentan con condiciones suficientes para la gestión informática y estos problemas deben resolverse científicamente lo antes posible.
2. Promover procedimientos y métodos de trabajo estandarizados y estandarizados para mejorar el nivel de gestión de archivos de base.
Sabemos por ciencia y experiencia que para mejorar el nivel de gestión de archivos, debemos implementar procedimientos y métodos de trabajo estandarizados y estandarizados, es decir, todos los aspectos de la gestión de archivos, como la recopilación, clasificación, identificación, descripción, almacenamiento, etc., deben realizarse de acuerdo con procedimientos unificados y métodos científicos.
1? Revisar exhaustivamente los expedientes, eliminar los malos y cobrar multas.
Este es el primer paso para lograr la estandarización y estandarización de la gestión de archivos. Dado que los archivos generales generales no han realizado un inventario completo durante muchos años y no permiten que la unidad de transferencia divida el período de almacenamiento, es inevitable que haya muchos documentos duplicados o inútiles, por lo que estos documentos inútiles deben eliminarse primero para evitar Duplicación e ineficiencia en la gestión informática del futuro.
2. Organiza archivos y estandarízalos
Reagrupa archivos con contenido grueso y mixto. El principio detrás de la reorganización de un artículo es tratar de reunir grupos de registros que de alguna manera estén relacionados entre sí. En el proceso de organización de archivos, también es necesario reprocesar y completar archivos que no tienen números de página, índices, títulos de archivo o títulos poco claros para garantizar que todos los archivos estén más estandarizados. La reorganización de archivos no sólo puede optimizar las colecciones y preservarlas científicamente, sino también mejorar la eficiencia de utilización de los archivos administrados por computadora.
3? Estandarizar el trabajo de descripción en función de la situación real de la biblioteca.
La descripción es un trabajo básico importante del manejo informático, y también es un paso previo importante que afecta directamente a la exactitud de los datos y la entrada de información en la computadora. Las "Reglas de descripción de archivos" promulgadas por el estado en 1986 son la base más básica para estandarizar el trabajo de descripción. Sin embargo, debido a las diferencias en las condiciones de cada archivo y a los nuevos requisitos técnicos de la gestión informática, cada archivo debe formular reglas de descripción detallada adecuadas para su propio trabajo de registro basadas en las reglas y requisitos técnicos de la gestión informática. Con base en este principio, formulamos las "Reglas de descripción detallada de los archivos municipales de Beijing", que desempeñaron un cierto papel en la mejora del nivel del trabajo básico y promovieron en gran medida la gestión informática de nuestros archivos.
4? Los números de clasificación unificados garantizan la recuperación y el retiro.
La ventaja significativa de la recuperación por computadora es que puede satisfacer las necesidades de recuperación étnica de las personas. Para garantizar la integridad de la recuperación, durante el proceso de clasificación, primero clasificamos de acuerdo con la "Ley de Clasificación de Archivos Chinos" y luego formulamos algunas reglas específicas según la situación. Por ejemplo, la cuestión del "precio" involucra a muchas industrias. Primero la clasificamos en la categoría "J" y luego la distinguimos en función de las características específicas de cada documento complementadas con la identificación de palabras clave. Además, durante el proceso de clasificación se debe reforzar la revisión para corregir oportunamente los errores de cuantificación. Además, es necesario organizar periódicamente a todos para unificar su comprensión de los estándares unificados, tratar de lograr una indexación consistente antes y después, y una indexación consistente de documentos similares para lograr la estandarización y la gestión estandarizada.
5? Estandarizar el título para garantizar la precisión de la recuperación
El número de clasificación del archivo garantiza la tasa de recuperación de la recuperación y el título preciso garantiza la tasa de precisión de la recuperación. Sin embargo, no basta con garantizar la tasa de recuperación, sino también la tasa de precisión. Por tanto, el título debe ser unificado y estandarizado a la hora de grabar. ¿Cuáles son los principios y puntos clave que deben comprenderse en los títulos estándar? En el proceso de completar los elementos del título, se debe estandarizar la abreviatura de la organización para tratar de evitar ambigüedades, texto irrelevante y un reconocimiento informático poco claro durante la recuperación. Por ejemplo, ¿la Comisión de Planificación Municipal de Beijing se conoce como Comisión de Planificación Municipal? La Comisión Municipal de Planificación Familiar de Beijing se conoce como Comisión Municipal de Planificación Familiar, ¿no siempre se la llama Comisión Municipal de Planificación Familiar? También es necesario unificar los elementos que deben incluirse en las preguntas. De acuerdo con las necesidades de recuperación de la computadora, pondremos la persona a cargo, el motivo y el idioma en el título durante el proceso de grabación. Si es necesario, agregue nombre, lugar y hora) y otros elementos para ver si están completos. Si el elemento del título está incompleto. Si el título es largo, elimine las palabras adicionales. También se necesitan títulos en un idioma unificado. El lenguaje ambiguo, como "solicitud de instrucciones", a menudo afecta la precisión de la recuperación. Por lo tanto, estipulamos que todos los documentos que requieren aprobación deben escribirse como "instrucciones" y todos los documentos que no requieren aprobación deben escribirse como "informes", etc., para que se pueda distinguir la función real de cada documento durante la recuperación. .
Además, también utilizamos el poder de las computadoras para registrar los nombres de personas, lugares, horas e instituciones en palabras clave, sentando las bases para futuras herramientas de búsqueda como directorios de nombres.
En tercer lugar, acelerar la preparación de datos y promover el proceso de gestión de archivos moderna
En todos los aspectos del trabajo básico de gestión de archivos, la preparación de datos informáticos es un gran proyecto, especialmente para aquellos que se construyeron durante el Un archivo completo más largo porque hay muchos registros en la colección.
No sólo es enorme, sino también complejo. Sin un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo estandarizados y científicos, las computadoras no podrán utilizarse debido a una preparación insuficiente de los datos, e incluso pueden afectar directamente el progreso de la modernización de la gestión de archivos. Siempre que dominemos los siguientes puntos clave en el trabajo de grabación, básicamente podemos lograr resultados "más", "rápidos" y "buenos" en el trabajo de grabación.
1? Paso a paso, distinguir prioridades
Un propósito importante de la gestión de archivos es abrir los archivos a la sociedad, y el propósito de la gestión informática de archivos es mejorar la tasa de utilización de archivo. En el proceso de promoción de la gestión informática, los archivos integrales primero deben poner en cola todos los casos según su importancia, valor, tasa de utilización y si están abiertos, y dar prioridad a la apertura de los archivos centrales que se pueden abrir y los archivos con alta utilización social. tasa. Esto puede acelerar el proceso de informatización de la gestión de archivos y mejorar la eficiencia de la utilización social.
2? La grabación jerárquica ahorra tiempo y esfuerzo.
En el proceso de grabación, los archivos se pueden dividir en tres niveles, es decir, los archivos que reflejan un solo problema o tienen un valor de búsqueda bajo se pueden grabar a nivel de archivo. ¿Una descripción a nivel de grupo de registros de esos archivos, donde varios archivos en un volumen hacen referencia al mismo contenido y están organizados juntos? Sin embargo, aquellos documentos que son importantes o reflejan cuestiones complejas se registran a nivel de documento. Este tipo de procesamiento no sólo puede revelar el contenido temático y las características de los archivos, sino también reducir el número de elementos y entradas de descripción, lo que no sólo ahorra tiempo, mano de obra y recursos financieros, sino que también mejora la eficiencia.
3. Clasifique y aproveche al máximo la base original de los archivos.
Para aquellos archivos con una buena base y una lista de citas completa, puede clasificar y etiquetar directamente la cita completa. lista al describir el plomo.
Para esos archivos especiales, como "expedientes de asuntos internos" y "casos", puede utilizar un programa de computadora para ingresar directamente el nombre, la dirección y la hora en el directorio de archivos, y luego la computadora le dará un número de clasificación. De esta manera, hacer pleno uso de la base original del catálogo de archivo puede reducir el proceso de descripción y aumentar considerablemente la velocidad de la descripción.
4. Utilice "palabras clave" en lugar de "palabras temáticas" para simplificar el tiempo de búsqueda y mejorar la eficiencia.
Aunque las "palabras temáticas" tienen la función de estandarizar y unificar, también tienen las desventajas de una búsqueda tediosa y baja eficiencia. ¿Cómo aprovechar sus ventajas y evitar sus desventajas? Creemos que podemos utilizar "palabras clave" en lugar de "palabras de asunto". Es decir, ¿a partir del título o tema del documento y resumiendo el vocabulario que revela el tema a través del pensamiento? Después de identificar las palabras clave e ingresarlas en la computadora, se procesarán mediante la función de procesamiento por lotes de la computadora. ¿Cómo qué? Algunas personas escriben "construcción de capital", otras escriben "construcción de capital" y otras escriben "construcción de fábrica". Cuando se informatiza, se estandariza como "construcción básica". También puede utilizar la función de "aumento de actividad" de la computadora para fusionar algunas palabras irregulares con el mismo significado en las palabras del asunto. ¿Este método no solo resuelve las deficiencias de la indexación manual lenta y la indexación automática por computadora inexacta, sino que también resuelve el problema del contenido semántico de las palabras temáticas? Relación de pertenencia.
En los últimos años, en el proceso de promover la modernización de la gestión de archivos, hemos mejorado el nivel de trabajo básico de la gestión de archivos mediante la implementación de estandarización y normalización, y establecimos inicialmente un sistema de recuperación informática, sentando una Base sólida para la implementación de la gestión informática Base.