1. Tareas y requisitos para los preparativos de la apertura del hotel
El trabajo de preparación antes de la apertura del hotel es principalmente establecer un sistema operativo del departamento y preparar los preparativos de apertura y posapertura en términos. de personas, finanzas, materiales, etc. Preparación adecuada para las operaciones, incluyendo:
(a) Determinar la autoridad y responsabilidades de cada departamento del hotel.
Después de llegar a sus puestos, los responsables de cada departamento deben familiarizarse primero con la distribución del hotel, preferentemente mediante visitas presenciales. Luego, con base en la situación real, determine la jurisdicción del hotel y el principal alcance de responsabilidades de cada departamento, e informe por escrito sugerencias e ideas específicas al gerente general. La alta dirección del hotel convocará a los departamentos pertinentes para discutir y tomar una decisión. En términos de división de regiones y responsabilidades, los gerentes de cada departamento deben considerar la situación general y tener un buen sentido de servicio. De acuerdo con los requisitos de la división profesional del trabajo, lo mejor es implementar una gestión centralizada del trabajo de limpieza del hotel. Esto favorece la unificación de estándares, la mejora de la eficiencia, la reducción de la inversión en equipos, el mantenimiento de equipos y la gestión de personal. La división de responsabilidades debe ser clara, preferiblemente por escrito.
(2) Diseñar la estructura organizativa de cada departamento del hotel.
Para diseñar la organización de manera científica y racional, los gerentes de varios departamentos del hotel deben considerar de manera integral varios factores relevantes, como el tamaño del hotel, la categoría, la distribución del edificio, las instalaciones y equipos, el posicionamiento en el mercado, las políticas operativas, objetivos de gestión, etc.
(3) Desarrollar una lista de compra de bienes
Hay muchas cosas que hacer antes de que abra el hotel, y la compra de suministros comerciales es una tarea que consume mucha energía. Es muy difícil para el Departamento de Adquisiciones completar esta tarea por sí solo, y todos los departamentos comerciales deben ayudarlos a completarla. Ya sea el departamento de compras o el departamento del hotel, se deben considerar las siguientes cuestiones al formular la lista de compras del departamento del hotel:
1. Las características arquitectónicas de este hotel.
Los tipos y cantidades de artículos adquiridos están estrechamente relacionados con las características del edificio. Por ejemplo, el piso de la habitación de huéspedes generalmente necesita estar equipado con un vehículo de trabajo, pero en algunos edificios estilo villa, el vehículo de trabajo no puede desempeñar un papel importante; además, la cantidad de algunos equipos de limpieza está directamente relacionada con la cantidad de habitaciones; en cada piso. Para hoteles con aproximadamente 18 a 20 habitaciones por piso, el gerente de limpieza debe decidir si habrá uno o dos juegos de equipos de limpieza primarios por piso. Además, la configuración de algunos equipos y suministros en el departamento de limpieza también está relacionada con la organización laboral y el volumen de negocios relacionado del departamento de limpieza. Otro ejemplo es el vagón restaurante de la restauración. Hay que tener en cuenta si puede llegar hasta la sala de lavado. ¿Puede la camilla de masaje entrar por la puerta de la sala de masajes, etc.?
2.
La Administración Nacional de Turismo ha emitido el estándar industrial "Requisitos de calidad y equipamiento para suministros de habitaciones en hoteles con estrellas", que es la base principal para que los administradores de habitaciones formulen listas de compras.
3. Los estándares de diseño del hotel y su posicionamiento en el mercado objetivo.
Los gerentes de hoteles deben partir de la situación real del hotel, seguir los estándares de estrellas diseñados y consultar los estándares de la industria nacional para desarrollar una lista. Al mismo tiempo, también deben considerar la demanda del mercado objetivo de suministros para las habitaciones, las preferencias por el ambiente para cenar y algunos hábitos de comportamiento basados en el posicionamiento del hotel.
4. Tendencias de desarrollo de la industria.
Los gerentes de hoteles deben prestar mucha atención a las tendencias de desarrollo de la industria, tener un cierto grado de conciencia prospectiva en el suministro de productos y no deben ser demasiado tradicionales y conservadores. Por ejemplo, es un intento útil para un hotel reducir los artículos innecesarios en las habitaciones en función de las necesidades de los huéspedes. El departamento de catering ha reducido la vajilla y los adornos, como el dorado y el rojo brillante, y ha añadido algunos adornos elegantes.
5. Otras situaciones.
Al formular la lista de compra de materiales, los departamentos y el personal relevantes también deben considerar otros factores relevantes, como la tasa de ocupación y la situación financiera del hotel. El diseño de la lista de compras debe estar estandarizado y suele incluir las siguientes columnas: departamento, número, nombre del proyecto, especificaciones, unidad, cantidad, proveedor de referencia, observaciones, etc. Además, cada departamento debe determinar los estándares de equipamiento para proyectos relevantes al formular listas de compras.
(4) Colaborar en las adquisiciones.
Aunque los responsables de los departamentos del hotel no son directamente responsables de las tareas de compras, esta labor tiene un gran impacto en la apertura y funcionamiento de cada departamento. Por lo tanto, los gerentes de varios departamentos del hotel deben prestar mucha atención y participar adecuadamente en el trabajo de adquisiciones. Esto no sólo puede reducir la carga para el gerente de compras, sino también garantizar que los productos adquiridos cumplan con los requisitos en gran medida. Los gerentes de departamento del hotel deben verificar periódicamente la disponibilidad de diversos artículos con la lista de compras, y la frecuencia de las inspecciones debe aumentar gradualmente a medida que se acerca la apertura.
(5) Participar o ser responsable del diseño y producción de uniformes.
Es una práctica común que todos los departamentos del hotel participen en el diseño y producción de los uniformes. Al mismo tiempo, se señaló que el departamento de limpieza es responsable del lavado, almacenamiento y reposición de uniformes, y los gerentes de limpieza a menudo tienen su propio aprecio por la selección de estilos y telas de uniformes.
(6) Elaborar manual de trabajo hotelero.
El manual de trabajo es una guía para el trabajo del departamento y la base para la formación y evaluación de los empleados del departamento. En términos generales, un manual de trabajo debe incluir responsabilidades laborales, procedimientos de trabajo, reglas y regulaciones y formas de operación.
(7) Participar en la contratación y formación de empleados.
La contratación y formación de empleados en los distintos departamentos del hotel es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos y de los responsables de los departamentos del hotel. Durante el proceso de contratación de empleados, el departamento de recursos humanos selecciona inicialmente a los candidatos en función de los requisitos generales para el trabajo en el hotel, y los gerentes del departamento del hotel son responsables de garantizar la admisión. La formación es una tarea importante antes de la apertura del departamento. Los gerentes de cada departamento del hotel deben desarrollar planes prácticos de capacitación departamental, seleccionar y capacitar a los capacitadores del departamento, guiarlos en la redacción de planes de enseñanza específicos, supervisar la implementación del plan de capacitación y garantizar que el trabajo de capacitación logre los resultados esperados.
(8) Establecer ficheros de propiedad de los distintos departamentos del hotel.
Establecer archivos de propiedad para cada departamento del hotel antes de su apertura es de gran importancia para la gestión futura de cada departamento del hotel. Durante este período, muchos directores de hoteles descuidaron este trabajo y perdieron la oportunidad de conocer información de primera mano.
(9) Seguir el avance del proyecto de decoración del hotel y participar en la aceptación del departamento del hotel.
A la inspección de aceptación del departamento hotelero generalmente asisten el departamento de infraestructura, el departamento de ingeniería, el departamento hotelero y otros departamentos. Todos los departamentos del hotel participan en la inspección de aceptación, lo que puede garantizar en gran medida que la calidad de la decoración cumpla con los estándares requeridos por el hotel. Antes de participar en la inspección de aceptación, cada departamento del hotel debe diseñar una lista de verificación de aceptación para cada departamento del hotel en función de las condiciones del hotel y brindar la capacitación correspondiente al personal de los departamentos participantes. Después de la aceptación, el departamento debe mantener una lista de verificación para futuras inspecciones de seguimiento.
(10) Responsable de la limpieza básica de toda la tienda.
En proceso de limpieza de infraestructura en toda la tienda. Cada departamento del hotel es responsable de la limpieza de toda la infraestructura dentro de su área, así como del lobby y otras áreas públicas relacionadas. El éxito de la limpieza de infraestructuras antes de la apertura incide directamente en la protección de los productos hoteleros. Muchos hoteles han dejado arrepentimientos permanentes por su negligencia en esta labor. Antes de la apertura del hotel, cada departamento del hotel debe trabajar con la alta dirección del hotel y los departamentos responsables pertinentes para determinar el plan de limpieza de la infraestructura para cada departamento. Luego, el equipo de megafonía de limpieza capacitará a los empleados de cada departamento en conocimientos y habilidades de limpieza y equipará a cada departamento. con el equipo necesario y agentes de limpieza, y brindar inspección y orientación sobre el proceso de limpieza.
(11) Departamentos para operaciones de simulación
Una vez que se hayan completado básicamente todos los preparativos, cada departamento del hotel puede llevar a cabo operaciones de simulación de departamentos. Esta es a la vez una prueba de preparación y una base sólida para las operaciones formales.
2. Plan de preparación para la apertura del hotel
Hacer un plan de preparación para la apertura del hotel es la clave para garantizar el funcionamiento normal de todos los departamentos antes de la apertura del hotel. Existen muchas formas de planes de preparación de apertura y los hoteles suelen utilizar una cuenta regresiva para garantizar el progreso normal de los preparativos de apertura. El método de cuenta atrás se puede expresar de dos formas: tabla y texto. El siguiente es un plan de trabajo previo a la apertura en forma de tabla solo como referencia.
Ejemplo: Plan de trabajo preparatorio antes de la apertura del hotel
Contenido del cronograma, tiempo de finalización, notas del responsable
Abril
(cálculo)1. Recursos Humanos y Marketing. Departamento de restauración, 3. El encargado de limpieza entra en escena para trabajar.
4. Desarrollar un plan de contratación hotelera.
5. Realizar un organigrama del hotel. Diseño posterior.
7. Dotación de personal, 8 personas. Plano salarial. 4.1-4.15 1. Dar seguimiento al avance de la decoración.
Abril
(Ingeniería)1. Construcción civil terminada, 2. Ha comenzado la fina decoración.
Dormitorio 3.4. Comienzan los trabajos de logística,
5. Se completan las tuberías de protección contra incendios, aire acondicionado, agua, electricidad y gas.
Instalar ventanas
7. Decoración del vestíbulo del restaurante
8. Cableado del sistema de comunicación 4.1-
4.1-5.30
1.1-4.30
1.1-4.30
2.1 -
3.10-1. La atención se centra en los dormitorios de empleados.
Mayo
(Operación)1. Los empleados se registran y siguen los procedimientos de entrada a la tienda.
2. Capacitación introductoria para nuevos empleados del hotel,
3. Iniciar una investigación de mercado y formular un plan de marketing.
4. Imprima varios informes y documentos
5. Personalice la ropa de capacitación de los empleados
6. Personalice la vajilla, los suministros de la habitación y las instalaciones de entretenimiento.
>5.1 - 6.30
5.20 - 6.30
5.25-6.30 Gerente de Personal
Jefe de Departamento
1. Una combinación de contratación local y extranjera,
2. Las finanzas son asignadas por la junta directiva.
Mayo
(Proyecto)1. Completa el dormitorio 2. Diseñar y encargar camas y edredones.
3. Instalación de calderas y sistemas de corriente débil.
4. Limpiar el sitio exterior y formular un plan ecológico.
5. Equipamiento e instalaciones de cocina personalizados, 5.20-7.10
5.1 - 6.30
5.1 - 6.25
5.1 - 6.25 1.
Junio
(Operación)1. Organizar empleados para realizar prácticas en tiendas cooperativas.
2. Hacer una lista y plan de banquetes.
3. Personalizar los suministros de marketing e iniciar una intervención temprana en marketing.
4. Haz un plan para la ceremonia de inauguración.
5. Haz un plan de compras para la decoración interior y exterior.
6. Llegada del mobiliario de restaurante y conferencias
7. Verificar la finalización de diversas partes del proyecto del hotel y la instalación del equipamiento 6.10-6.20
6.10 - 6.20
p>
6.10 - 6.20
6.20 -
6.10 - 6.20
6.10-6.30 Personal
Departamentos y Personal
p>Departamento Comercial
Departamento. Compra
Compra1. Garantizar alimentación y alojamiento a los empleados.
2. Lugares y equipos de entrenamiento
3. El equipo está impreso con el logo del hotel.
Junio
(Ingeniería)1. Instalación y depuración de sistema de aire acondicionado
2. Instalación y depuración del sistema de comunicación
3. Instalación y depuración de equipos e instalaciones de cocina
4 Proyecto de renovación completado y limpiado
6.10 - 6.30
p> p>
6.10 - 6.30
6.15 - 6.30
Julio
(Operación)1. Organizar empleados para realizar prácticas en tiendas cooperativas.
2. Hacer una lista y plan de banquetes.
3. Personalizar los suministros de marketing e iniciar una intervención temprana en marketing.
4. Haz un plan para la ceremonia de inauguración.
5. Haz un plan de compras para la decoración interior y exterior.
6. Llegada del mobiliario del restaurante y de conferencias
7. Verificar la finalización de varias partes del proyecto del hotel y la instalación del equipo 8.15-9.05.
8.20 - 8.30
8.20 -
8.15 - 8.30
8.15 - 8.25
8.15-8.30 Personal
Departamento Comercial
Departamento Comercial
Departamento de Marketing. Departamento de Administración General
Departamento. Adquisiciones
Departamento de Ingeniería
Julio
(Ingeniería)
Reglas de implementación
-Departamento de limpieza
p>
(1) Tres meses antes de la apertura
Es responsabilidad del coordinador del proyecto o gerente del hotel contactar al contratista del proyecto, pero el gerente de limpieza debe establecer este canal de comunicación para contacto futuro.
(2) Dos meses antes de la apertura.
1. Participar en la selección de materiales y estilos de uniformes.
2. Comprenda el número, la categoría y las especificaciones de las camas de las habitaciones y confirme la orientación de varias habitaciones.
3.Comprender la configuración de las instalaciones recreativas hoteleras y otras instalaciones de apoyo.
4. Dejar claro si el departamento de limpieza utiliza ordenadores.
5. Familiarizarse con los planos de diseño de todas las áreas y realizar inspecciones in situ.
6. Comprender los pedidos relevantes y las listas de artículos existentes (ropa de cama, formularios, artículos para huéspedes, artículos de limpieza, etc.). ).7. Comprender todas las órdenes ejecutadas y complementar las órdenes que aún no se han ejecutado.
8. Asegúrese de que todos los artículos pedidos estén en su lugar un mes antes de la apertura. Negociar con el gerente general y los departamentos relevantes sobre los métodos de almacenamiento y control de los artículos principales antes de la apertura, y establecer procesos de trabajo para el pedido. aceptación, almacenamiento y consulta.
9. Comprobar si faltan muebles y equipos necesarios, garantizando al mismo tiempo que los gastos no superen el presupuesto.
10. Si el hotel no dispone de lavadero, es necesario inspeccionar el lavadero local y redactar un contrato de lavandería externo.
11. Decida qué elementos de trabajo deben subcontratarse, como el control de plagas, la limpieza de exteriores y ventanas, y presente ofertas y negocie estos proyectos en consecuencia.
12. Organización del departamento de diseño.
13. Redactar descripciones de trabajo para cada puesto del departamento y formular un plan de formación antes del inicio de la clase.
14. Implementar la contratación de empleados.
(3) Un mes antes de la apertura.
1. Determinar los estándares de distribución de las habitaciones de acuerdo con los requisitos de diseño del hotel.
2. Desarrollar una serie de estándares y sistemas como el inventario departamental.
3. Desarrollar un plan para el uso y gestión de las llaves de las habitaciones.
4. Desarrollar un sistema de gestión de seguridad para el departamento de habitaciones.
5. Desarrollar procedimientos para la recepción y uso de productos químicos (como agentes de limpieza).
6. Desarrollar procedimientos de inspección y mantenimiento de las instalaciones y equipos de las habitaciones.
7. Desarrollar un sistema de gestión unificado.
8. Establecer un sistema de inspección de calidad de las habitaciones.
9. Desarrollar procedimientos para el manejo de objetos perdidos.
10. Desarrollar normas pertinentes para las viviendas a reparar.
11. Establecer estándares de servicio para las salas VIP.
12. Establecer procedimientos de limpieza de las habitaciones.
13. Determinar el precio del lavadero de huéspedes y diseñar la tabla correspondiente.
14. Determinar las normas de servicio pertinentes para las salas de lavandería de huéspedes.
15, Mesa de Operación del Departamento de Diseño.
16. Desarrollar un plan de formación de los empleados antes de la apertura.
5) Veinte días antes de la apertura.
1. Revisar el plano de diseño del lavadero.
2. Contactar con el proveedor de artículos de limpieza para que se puedan suministrar todos los elementos necesarios al menos un mes antes de la apertura para garantizar el normal desarrollo de la "recuperación de terrenos" del hotel.
3. Prepare un formulario de aceptación de habitación para huéspedes.
4. Aprobación de salarios y beneficios para los empleados de este departamento.
5. Inspeccionar y aprobar los estándares de equipo para todos los tejidos y artículos.
6. Implantar el plan de formación de los empleados antes de la apertura.
(Seis) Quince días antes de la apertura.
1. Revisar los planes y procedimientos de limpieza y mantenimiento de mármol y otros materiales de superficie especiales.
2. Desarrollar procedimientos para el suministro de suministros para huéspedes y artículos de limpieza.
3. Desarrollar otros métodos de limpieza de suelos y planes de mantenimiento.
4. Establecer procedimientos de inspección y presentación de informes para las salas OK.
No