Para hacer un buen trabajo en la gestión de adquisiciones, debemos partir de dos aspectos, es decir, mejorar las capacidades de ejecución del negocio desde el nivel técnico y crear un entorno de adquisiciones desde la construcción del sistema. Mejora continua desde estos dos aspectos. eventualmente conducirá a buenos resultados.
Estandarizar el comportamiento de compra y mejorar las capacidades comerciales a nivel técnico.
La gestión de adquisiciones de materiales es la gestión del proceso desde el plan de adquisiciones, hasta la consulta de adquisiciones, la firma del contrato de adquisiciones y luego hasta la llegada de los materiales de adquisiciones en este proceso, debemos centrarnos en el; concepto de volumen de contratación económica en la práctica Cómo se aplica.
1. Plan de adquisiciones
Elaborar plan de requerimientos de materiales. El plan de requisitos de materiales generalmente lo prepara el personal técnico del proyecto, basándose principalmente en requisitos específicos como la cantidad de diagramas y la selección del plan de construcción. El plan de demanda de material preparado es la base principal para que el departamento de materiales determine el volumen de compra económico y prepare el plan de compra de material. Luego, el departamento de materiales determina el punto de pedido de acuerdo con el plan de compras, firma el contrato de compra y realiza la gestión de inventario posterior. .
Determinar la cantidad económica de compra. El volumen de compra económica es el volumen de compra con el costo total más bajo relacionado con el inventario de materiales dentro de un cierto período del proyecto. Los costos relacionados con el inventario se refieren a los diversos gastos incurridos para la formación y el mantenimiento de la gestión de adquisiciones de materiales, y el monto total varía; con la cantidad y el precio de los materiales aumenta o disminuye con los cambios en otros atributos y se compone principalmente de cuatro partes: costo de pedido, costo de compra, costo de almacenamiento y costo de escasez. El propósito de determinar la cantidad de adquisición económica es minimizar la suma de los cuatro costos relacionados con los materiales anteriores de acuerdo con la situación general de los proyectos de construcción, dado que el costo de pedido y el costo de almacenamiento son relativamente pequeños, es importante considerar la suma de; se minimiza el costo de adquisición y el costo de escasez, y finalmente se obtiene el volumen de compra económico dentro de un cierto período de tiempo.
Elaborar plan de compras. Con base en el plan de demanda de materiales, los resultados del análisis del volumen de adquisiciones económicas y el tipo de contrato a seleccionar, preparar un plan de adquisiciones para explicar cómo gestionar el proceso de adquisiciones, el plan de adquisiciones incluye los tipos de contrato, el personal que organiza las adquisiciones y la gestión de; proveedores potenciales, y preparación de documentos de adquisiciones, formulación de criterios de evaluación, etc. , generalmente formulado por el departamento de materiales del proyecto; de acuerdo con las necesidades del proyecto, el plan de gestión de adquisiciones puede ser formal y detallado, o informal y general, centrándose en su corrección, puntualidad y aplicabilidad.
2. Consulta de compra
La consulta de compra se obtiene de vendedores potenciales calificados que pueden completar las tareas de suministro en el plan de adquisición de materiales al menor costo para determinar el alcance de los proveedores. El término técnico para este proceso también se denomina confirmación de calificación del proveedor. Los canales para obtener información son anuncios de licitaciones, publicaciones de la industria, sitios web profesionales de la construcción y otros medios.
Para hacer un buen trabajo en la gestión de consultas de adquisiciones, es necesario aprovechar al máximo el sistema de gestión informática y las ventajas de la red para navegar y obtener rápidamente la información requerida, garantizando así la alta eficiencia de la gestión de consultas de adquisiciones. y obtener resultados de la consulta.
Tres. Confirmación de proveedores y firma del contrato de adquisiciones
La principal referencia para seleccionar proveedores son los resultados de la evaluación durante el proceso de consulta de adquisiciones. Por supuesto, también se deben hacer referencia a otros criterios, como la capacidad de suministro, la reputación histórica, etc. Por ejemplo, para determinar si hay uno o más proveedores de concreto comercial, generalmente es necesario considerar al menos dos proveedores para evitar el riesgo de cierre causado por un suministro inoportuno. Aquí es necesario considerar los requisitos de continuidad del propio vertido de hormigón.
El contrato de adquisición es un documento legal firmado por el proyecto y el proveedor después de determinar el proveedor para garantizar que ambas partes cumplan el acuerdo, antes de firmar, se debe elegir el tipo de contrato, porque los diferentes tipos de contrato lo determinan; la relación entre el comprador y el vendedor; la asignación de riesgos; el objetivo del proyecto es colocar el mayor riesgo de implementación en el proveedor mientras se mantienen los retornos de la implementación rentable del proyecto; el objetivo del proveedor es minimizar el riesgo y maximizar las ganancias;
Los contratos comunes se pueden dividir en los siguientes tres tipos: ① Contrato de costo más incentivo: se utiliza principalmente para contratos a largo plazo con muchos requisitos para el desarrollo y prueba de hardware ② Contrato de precio fijo más tarifa de incentivo: largo plazo; contrato a plazo de alto valor; ③ contrato de precio fijo: el costo total del proyecto es fácil de controlar y el riesgo es mínimo. Los proveedores son los más utilizados porque tienen el mayor riesgo y el mayor beneficio potencial;
Frenar la corrupción en las adquisiciones y mejorar integralmente la construcción del sistema.
El actual gerente de adquisiciones de un proyecto de construcción dijo con franqueza: "Es difícil protegerse contra la corrupción en las adquisiciones. He trabajado en proyectos durante muchos años y la mayoría de ellos no pueden superar este obstáculo..." "La corrupción en las adquisiciones es impactante. En muchos proyectos, siempre que se insista en comprar, los proyectos por valor de decenas de miles o cientos de miles son comunes, ¡hay demasiados trucos aquí! "Esta es la realidad. Para encontrar soluciones a estos problemas, debemos tomar medidas en los siguientes aspectos: construcción de puestos de trabajo, selección de personal, capacitación de empleados, evaluación del desempeño de los empleados, construcción de sistemas de distribución salarial y fortalecimiento de la supervisión de los sistemas informáticos de gestión.
Post-construcción
Para el proceso de adquisiciones, es necesario establecer diferentes posiciones para resolver el problema de la concentración excesiva del poder de adquisiciones. Deben restringirse y supervisarse entre sí sin afectar el rendimiento. Desempeño del personal en cada puesto. Motivación laboral.
En términos generales, un proyecto requiere cinco puestos: director de adquisiciones, oficial de consultas, contratista, comprador y gerente de almacén. El Director de Adquisiciones es totalmente responsable de la gestión de adquisiciones de materiales. De acuerdo con el plan de demanda de materiales y las regulaciones de gestión de costos de responsabilidad de objetivos del trabajo, formula e implementa planes de adquisiciones, coordina y hace uso completo de los recursos internos y, en última instancia, compra los materiales necesarios. con alta eficiencia y bajo costo Consulta El contratista es el principal responsable de consultar la información de los materiales específicos en el mercado según lo planeado, proporcionársela al responsable de adquisiciones y al comprador por escrito y archivar los documentos al mismo tiempo; la responsabilidad del contratista es gestionar los documentos del contrato y supervisar la ejecución del contrato en cualquier momento. Más importante aún, las tareas de adquisición se llevan a cabo de acuerdo con el precio y la cantidad especificados en el contrato; El gerente debe aceptar los materiales entrantes de acuerdo con los estándares. Una vez que los materiales ingresan al sitio, el almacenamiento y el uso deben planificarse racionalmente, los costos de almacenamiento deben reducirse tanto como sea posible y el almacén debe estar bien administrado.
El número de puestos no está generalizado y depende de la situación real, como el tamaño del proyecto y el tiempo de construcción. El objetivo final es lograr que se hagan las cosas y establecer un mecanismo de restricción de poder entre posiciones internas.
Selección de personal
Los criterios de selección de personal para los distintos puestos de la gestión de compras requieren de las siguientes cualidades integrales: determinadas habilidades profesionales y comunicativas, conciencia jurídica, integridad, etc. , y tratar de evitar que los gerentes superiores de proyectos, como los familiares directos del gerente del proyecto, se desempeñen como directores de adquisiciones. Las capacidades profesionales incluyen no sólo una cierta comprensión de las propiedades de los materiales a cargo, sino también una comprensión clara del proceso de gestión de materiales, lo que es particularmente importante para el personal de compras que a menudo maneja dinero; Aunque se han tomado varias medidas en todos los aspectos de la gestión interna, el personal de compras de primera línea inevitablemente se encontrará con diversas tentaciones proporcionadas por los proveedores. Cómo evitar trampas detrás de las tentaciones requiere que el personal de adquisiciones tenga integridad y conciencia jurídica.
La formación del personal de adquisiciones incluye: formación empresarial, formación en conocimientos jurídicos, formación en sistemas empresariales, etc. La capacitación empresarial se centra en mejorar las capacidades empresariales, como la gestión del proceso de adquisiciones, los métodos para determinar las cantidades económicas de adquisiciones y cómo realizar consultas sobre adquisiciones en la nueva situación. La capacitación en conocimientos legales y la capacitación en sistemas empresariales se centran en restringir comportamientos anormales en el entorno y aclarar los costos de riesgo de la corrupción en las adquisiciones.
Construcción de un sistema de evaluación del desempeño y distribución salarial
Evaluar el desempeño de cada puesto en la empresa, introducir y formular métodos de gestión científica, es decir, estándares de evaluación del desempeño, que puedan continuar promover la mejora continua de diversos aspectos de la gestión de adquisiciones, la afirmación y el fomento del trabajo eficaz y la evaluación objetiva de otros trabajos que no sean eficientes. En la actualidad, existe un vacío generalizado en la gestión de proyectos de las empresas de construcción, que se puede decir que es; un espacio en blanco.
El proceso de gestión de costos incluye seis enlaces, a saber, planificación de costos, planificación de costos, control de costos, contabilidad de costos, análisis de costos y evaluación de costos.
En la etapa de planificación y planificación, las responsabilidades objetivo de cada puesto de adquisiciones se pueden determinar de manera específica y luego enfatizando el sistema de responsabilidad objetivo de cada puesto, evaluando la tasa de reducción de costos y otros aspectos de la gestión, como el control de costos. , contabilidad de costos, análisis de costos, etc., obtendrán resultados obvios. Actualmente, una conocida empresa de construcción en Shanghai ha establecido un departamento de planificación de costos. Su importancia esencial es determinar los objetivos de responsabilidad de costos en la etapa inicial y proporcionar una base y fundamento para la evaluación científica del desempeño en la etapa posterior.
Utilizar sistemas informáticos de gestión para fortalecer la supervisión.
La distancia espacial entre el departamento de proyectos como centro de gestión de costes y la empresa como centro de control de beneficios suele ser muy grande. Si seguimos la práctica anterior de enviar informes mensuales para informar y proporcionar comentarios sobre las operaciones del proyecto, será imposible para la empresa realizar un seguimiento de las operaciones del proyecto en cualquier momento. Para el entorno actual que requiere acceso oportuno a la información y toma de decisiones instantánea, es difícil cumplir con los requisitos anteriores sin hacer un uso completo de los sistemas de gestión informática. El sistema de gestión informática se utiliza para supervisar y controlar el proceso no solo los resultados, la empresa también puede prestar atención y supervisar el funcionamiento de todo el proyecto en cualquier momento.