La siguiente información se reproduce como referencia
Las compras son un vínculo importante en las operaciones y la gestión de catering. Sólo siguiendo estrictamente ciertos procedimientos se puede reducir la adquisición de materiales, acelerar la rotación de capital y mejorar la eficiencia. Beneficios económicos. El proceso de adquisiciones incluye principalmente los siguientes enlaces:
1. Plan de adquisiciones
La aprobación estricta de los procedimientos del plan de adquisiciones es la clave para la gestión de adquisiciones.
Preparar un plan de demanda de materiales: No importa a qué departamento del restaurante pertenezca, se debe preparar un plan de demanda de materiales y se debe informar el plan de demanda de materiales para el próximo mes al final de cada mes. y se envía al departamento de finanzas para una revisión de control de costos antes de la presentación. El gerente financiero y el subdirector general lo revisan y aprueban, y finalmente lo transfieren al comprador después de la aprobación del gerente general.
Complete el formulario de compra suplementaria del almacén: cuando el almacén necesita complementar materiales, el almacén del almacén debe presentar una solicitud, completar el formulario de compra del artículo, enviarlo a finanzas para una revisión de control de costos y luego enviarlo al gerente financiero para su aprobación y finalmente informar al gerente general para su aprobación antes de la transferencia.
Suscripción de artículos esporádicos: La solicitud de compra de algunos artículos esporádicos deberá ser presentada por el departamento que los utiliza. La persona a cargo del departamento usuario revisará y firmará en función de la situación del inventario, y luego lo enviará al gerente financiero y al subdirector general para su aprobación. Finalmente, se informará al gerente general para su aprobación y luego se transferirá al. comprador.
Compra de materias primas alimentarias: Las compras a granel de materias primas alimentarias están sujetas al suministro completo. El departamento de catering presenta el plan de compras, que luego se envía al departamento de finanzas para su revisión de control de costos y luego se envía a. el gerente financiero y el subdirector general para su aprobación y finalmente informó al gerente general la transferencia al comprador después de la aprobación del gerente.
Compra de materias primas frescas: Las materias primas frescas necesarias en la cocina cada día serán firmadas por el jefe de cocina y el director de catering y entregadas al comprador antes del turno de noche de cada día.
2. Selección de proveedores para la compra de materiales
Selección de proveedores y cotizaciones: Después de que todos los planes de compra u órdenes de compra se transfieran al comprador, el comprador debe centrarse específicamente en los planes de compra. y órdenes de compra de materiales para selección, confirmación y cotización de proveedores.
La selección, confirmación y cotización de todos los materiales adquiridos debe ser determinada por el departamento de compras con pleno conocimiento de las condiciones del mercado. El departamento usuario tiene derecho a conocer el precio de los artículos requeridos y plantear dudas. , y realizar todas las consultas Los proveedores y las intenciones de compra que conocemos son reportados activamente al departamento de compras, que selecciona proveedores con alta calidad, bajo precio y buen servicio.
Negociación comercial: Luego de que el personal de compras recibe las órdenes de compra a su cargo, debe resumirlas y clasificarlas cuidadosamente. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el gerente del departamento, el director y el departamento de compras de manera oportuna. Después de la confirmación, encontraremos al menos tres proveedores para la negociación comercial lo antes posible de acuerdo con el límite de tiempo requerido. Después de comparar y seleccionar, seleccionaremos los mejores para determinar la cotización, completar el formulario de compra y completar el total. monto y el nombre del proveedor, y enviarlo al gerente financiero y al subdirector. Luego de la aprobación final por parte del gerente general, el comprador realizará la compra.
Indicar información de descuentos de manera oportuna: Los descuentos, rebajas, obsequios, rebajas, etc. proporcionados por el proveedor deben pertenecer al restaurante, y el comprador debe indicarlo en la cotización.
Consulta de materias primas frescas: el precio de las materias primas frescas fluctúa mucho debido a la influencia del mercado. El personal financiero debe realizar una investigación de mercado una vez por semana, realizar un análisis basado en la comparación entre el precio de mercado y el precio de compra. y reportar al supervisor Vicepresidente, Gerente General.
3. Aprobación de materiales comprados
La compra de materiales comprados sólo se podrá realizar una vez finalizados los procedimientos de aprobación.
Compra de materiales que no son de almacenamiento: al comprar materiales que no son de almacenamiento, el departamento debe presentar una solicitud, que debe ser firmada por el director o gerente del departamento y enviada al departamento de finanzas para su revisión de control de costos. Después de revisar y firmar el plan de compra de materiales de acuerdo con el "plan de demanda de artículos" de cada departamento, se envía al gerente financiero, al vicepresidente a cargo para su aprobación y finalmente al gerente general para su aprobación antes de transferirlo al comprador para su compra. .
Compra de materiales de almacenamiento: el custodio del almacén deberá presentar una solicitud para la compra de materiales de almacenamiento en función del uso y el inventario, luego de ser firmada por el gerente del departamento usuario, se presentará al departamento de finanzas. para la revisión del control de costos de acuerdo con el "plan de demanda de artículos" de cada departamento y después de revisar y firmar el monto del inventario, el plan de materiales solicitados se envía al gerente financiero y al subdirector general para su aprobación, y finalmente al gerente general para su aprobación. aprobación antes de ser enviado al comprador para su compra.
Compra de materia prima: Cada cocina deberá presentar una orden de compra de materia prima todos los días antes de las 15.00 horas, que será firmada por el jefe de cocina y el director de restauración y remitida al departamento de compras.
Según la orden de compra, el comprador notifica a cada proveedor que prepare la materia prima y exige que la mercancía llegue a tiempo antes de las 9 a. m. del día siguiente.
4. Aceptación y transporte de los materiales adquiridos
Asegurar la aceptación de los materiales, y rechazar los materiales que no cumplan con el contenido del formulario de solicitud de compra o pasen por los procedimientos de reposición. .
Aceptación del encargado del almacén: Ya sea que sea comprada por el personal de compras o entregada por el proveedor, una vez que la mercancía llega al restaurante, debe ser inspeccionada por el personal de compras o los proveedores nunca pueden hacerlo. Entregar la mercancía directamente al departamento requerido.
Varios departamentos aceptan la aceptación al mismo tiempo: todos los productos entrantes son inspeccionados y aceptados por el encargado del almacén, el comprador y la persona autorizada del departamento que los utiliza de acuerdo con el formulario de compra con procedimientos de aprobación completos en cada llegada. los productos deben ser inspeccionados y aceptados por varias partes al mismo tiempo. El formulario de solicitud verifica si el nombre del producto, las especificaciones, el precio, la calidad, la cantidad y la cantidad de los productos deben pesarse. Aceptación basada en contrato o muestra: Si los artículos entrantes tienen un contrato o muestra, deben aceptarse de acuerdo con los estándares del contrato y muestras selladas.
Inspección y aceptación de materiales que no van a entrar en almacén: Revisar y aceptar los materiales que no van a entrar en almacén, según la orden de compra con procedimientos completos de aprobación, el almacén El encargado y la persona autorizada del departamento de uso recibirán los productos al mismo tiempo, y la calidad de los artículos se verificará de acuerdo con los requisitos de la orden de compra. La cantidad y el precio se verifican estrictamente para su aceptación. Una vez aprobada la aceptación, el gerente de almacén emitirá un "acta de recibo" e indicará el número de orden de compra, el cual será firmado y confirmado por el gerente de almacén, el proveedor y el autorizador del departamento al mismo tiempo.
Inspección y aceptación de materiales del almacén: De acuerdo con la orden de compra con procedimientos completos de aprobación, el almacenista recibe la mercancía y verifica estrictamente la calidad, cantidad y precio de los artículos de acuerdo con los requisitos del orden de compra Después de pasar la inspección de aceptación, el custodio emitirá un "registro de recibo" e indicará el número de la orden de compra, que será firmado y confirmado por el custodio y el proveedor al mismo tiempo.
Aceptación de materias primas alimentarias: Aceptación de materias primas alimentarias, según el "registro de recibo" abierto (para facilitar la recepción, el "registro de recibo" se rellena con antelación según la "orden de compra" ), y recibir la mercancía El dependiente y el chef reciben la mercancía al mismo tiempo y controlan estrictamente la calidad, cantidad y precio de las materias primas. Una vez aprobada la aceptación, el dependiente, el chef y el proveedor firman. y confirmar al mismo tiempo.
Rechazo: Si se descubre que alguna mercancía entrante no coincide con el contenido de la orden de compra, el destinatario o el gerente del almacén tiene derecho a rechazarla e informarla a tiempo. Para compras urgentes no planificadas, se deben realizar procedimientos. se repondrán y procesarán diariamente. Los registros de los problemas que surjan durante el proceso de aceptación se conservarán para proporcionar una base para la próxima aceptación de productos similares y proveedores similares.
5. Adquisición especial de materiales
Adquisición de materiales altamente técnicos: para algunos requisitos altamente técnicos o especiales, el comprador puede invitar al personal relevante de los departamentos correspondientes a comprar o autorizar conjuntamente los materiales pertinentes. Materiales adquiridos por el personal del departamento correspondiente.
Compra de artículos de emergencia: Los artículos de compra general deben comprarse con 7 días de anticipación y los artículos de emergencia deben comprarse con 24 horas de anticipación por cada departamento de compras de acuerdo con los procedimientos de compra. Si efectivamente existe una necesidad urgente individual, el departamento requerido debe comprarla por su cuenta después de la aprobación del liderazgo correspondiente, recibir los productos bajo la supervisión de la persona autorizada correspondiente y completar los procedimientos de compra, aprobación y recepción de manera oportuna. manera al día siguiente.
6. Método de liquidación de los materiales adquiridos
Una vez aceptados los materiales, se utilizará el "registro de recibo" como base para la liquidación. El método de liquidación siempre será el pago regular. En circunstancias especiales, se puede realizar el pago en efectivo. Por ejemplo, los proveedores de hortalizas y productos agrícolas y secundarios pueden recibir un trato especial según las circunstancias.