El estado de los archivos en cada unidad no es un estado especial sobre todos los departamentos comerciales, ni un estado que pueda ignorarse, sino un estado estrechamente relacionado con todos los departamentos comerciales de la oficina de la unidad (departamento de secretaría). Algunos archivos son departamentos funcionales independientes y tienen el mismo estatus que todos los departamentos comerciales.
Pero se diferencia del departamento que se dedica directamente a la producción de materiales, pero el departamento de logística que proporciona las condiciones para el departamento de producción es diferente del departamento que realiza las funciones principales de la unidad, pero el auxiliar; departamento que sirve al departamento funcional; es diferente del departamento que crea directamente riqueza espiritual, pero el departamento que almacena y mantiene la riqueza espiritual.
Por lo tanto, el estado de los archivos no puede elevarse demasiado ni colocarse demasiado bajo. Si es demasiado alto, no se ajusta a la situación real; si es demasiado bajo, no favorece el desarrollo del trabajo de archivo. Es necesario comprender correctamente que el trabajo de archivos es un eslabón indispensable de todo el trabajo de la unidad y colocar los archivos en el lugar adecuado.