Convertir archivos en archivos comprimidos se refiere a convertir varios tipos de archivos en archivos comprimidos para facilitar su administración y almacenamiento. Los documentos se refieren a diversos tipos de instrumentos en papel o electrónicos, como informes, contratos, propuestas, etc. Archivos se refiere a un sistema de gestión de documentos compuesto por archivos, volúmenes y documentos completos. Las siguientes son las condiciones para convertir archivos en archivos:
Integridad: antes de convertir un archivo en un archivo, se debe garantizar la integridad del archivo. La integridad incluye el nombre, número, fecha, creador, modificador, contenido, etc. del archivo. Si el documento está incompleto, no se puede convertir en un archivo porque no refleja con precisión eventos o procesos históricos.
Puntualidad: El momento en que los archivos se convierten en archivos debe cumplir con la normativa. En términos generales, los documentos deben convertirse en archivos dentro de un cierto período de tiempo después de su finalización. El tiempo específico debe determinarse de acuerdo con la situación real para evitar la pérdida o daño del archivo.
Valor: La premisa para convertir documentos en archivos es que los documentos tengan un valor determinado. Este valor puede ser valor histórico, valor cultural, valor legal, valor de gestión, etc. Si un documento no tiene este valor, no es necesario convertirlo en un archivo.
Legibilidad: Al convertir un archivo en un archivo comprimido, se debe garantizar la legibilidad del archivo. Esto significa que se deben utilizar tecnología y equipos adecuados para garantizar que los archivos puedan conservarse y leerse a largo plazo.
Seguridad: Una vez convertido el documento en un archivo, se debe garantizar su seguridad. La seguridad incluye la confidencialidad, integridad, disponibilidad, etc. de los archivos para evitar que se dañen, se pierdan o se utilicen indebidamente.
Normatividad: Cuando un documento se convierte en un archivo, debe cumplir con las normas y estándares pertinentes. Estas especificaciones y estándares incluyen especificaciones de nombres de archivos, ubicaciones de almacenamiento, estrategias de respaldo, sistemas de administración de archivos, etc.
En resumen, la conversión de documentos en archivos debe cumplir condiciones como integridad, puntualidad, valor, legibilidad, seguridad y estandarización. Sólo cuando se cumplan estas condiciones se podrá convertir el documento en un archivo para facilitar su gestión y conservación.