Para fortalecer el trabajo de archivos de oficina, mejorar integralmente el nivel de gestión de archivos de oficina y servir mejor el trabajo de oficina, este sistema está especialmente formulado.
1. Sistema de gestión de expedientes y alcance de responsabilidades
1. Sistema de gestión de expedientes
(1) La gestión de expedientes de la oficina se realiza de acuerdo con el método de gestión jerárquico. Bajo la dirección del director de la oficina, la red de gestión de archivos está compuesta por subdirectores responsables, salas de archivos confidenciales y varios departamentos.
(2) La oficina debería establecer una red de gestión de archivos científicos y cada departamento debería designar archiveros a tiempo parcial relativamente estables. Reciba orientación de los Archivos sobre asuntos comerciales.
(3) Los archiveros deben esforzarse por mejorar sus conocimientos y capacidades laborales.
2. Alcance de la investigación autorizada
(1) La sala de archivos confidenciales es un departamento especializado responsable de la gestión de archivos en la oficina, y sus responsabilidades y autoridad se implementan con referencia a la Responsabilidades laborales de la sala de archivos de la oficina.
(2) El subdirector a cargo de la oficina es específicamente responsable del trabajo de archivos, y la sala de archivos confidenciales debe informar periódicamente al subdirector a cargo.
(3) Cada departamento debe hacer un buen trabajo en la formación, acumulación y archivo de documentos y materiales para garantizar la integridad y precisión de los documentos archivados.
Segundo, sistema de archivo
1. Período de almacenamiento del alcance del archivo
(1) Diversos documentos y materiales con valor de conservación, incluidas actas de reuniones ejecutivas gubernamentales. Las actas de las reuniones de la oficina especial del magistrado del condado, las sesiones informativas sobre el trabajo gubernamental, la información sobre asuntos gubernamentales, los eventos importantes y otros archivos físicos como placas, etc., están todos dentro del alcance del archivo.
(2) El período de conservación de los expedientes de trabajo se puede dividir en períodos permanentes y fijos. El período fijo se puede dividir en períodos de retención de largo plazo (30 años) y de corto plazo (10 años); El período de los expedientes contables también puede dividirse en plazos permanentes y fijos, incluyendo la custodia temporal, de quince años y de veinticinco años.
(3) Los archivos con valor de conservación y utilización a largo plazo en la oficina se clasifican como permanentes, y los archivos con valor de utilización dentro de un cierto rango de tiempo se clasifican como a largo plazo y a corto plazo.
2. Tiempo de archivo
Se implementa un sistema de archivo anual: actas de reuniones ejecutivas del gobierno, actas de reuniones de la oficina especial del magistrado del condado, sesiones informativas sobre el trabajo del gobierno, eventos importantes, información sobre asuntos gubernamentales, etc. formado durante el trabajo de oficina, previa aprobación del responsable del departamento correspondiente, se trasladará a la sala de archivos confidenciales dentro del primer trimestre del año siguiente.
3. Requisitos de archivo
(1) Los documentos archivados deben ser sistemáticos, completos y completos.
(2) Los documentos archivados deben reflejar con precisión la verdadera situación y el proceso histórico de las actividades de la oficina.
(3) Los documentos archivados deben ser de buena calidad, duraderos, limpios y legibles.
(4) Cada departamento organizará los documentos y materiales archivados y los transferirá a la sala de archivos confidenciales. ?
4. Procedimientos de archivo
(1) Todos los documentos transferidos a la sala de archivos deben recopilarse, organizarse y transferirse según sea necesario, y todos los archivos deben transferirse a los originales.
(2) Al transferir a los archivos confidenciales, se deben completar los procedimientos de transferencia.
En tercer lugar, el uso de archivos
1. El trabajo de información de archivos sirve principalmente para las diversas tareas de la oficina.
2. Cuando personal no gubernamental u otras unidades acceden a archivos, deben obtener el consentimiento del líder antes de acceder a los archivos. No está permitido ampliar el alcance de la inspección sin autorización.
3. El acceso a documentos confidenciales debe ser aprobado por el líder de la unidad y no se permite la copia no autorizada de documentos confidenciales.
4. Los lectores de archivos deben cuidar bien los archivos y no deben dañarlos, desfigurarlos, alterarlos, delinearlos ni anotarlos;
Cuarto, sistema de almacenamiento de archivos
1. Los archivos confidenciales son administrados por personal dedicado para garantizar la integridad y seguridad de los archivos.
2. Los archivos deben mantenerse ordenados y equipados con instalaciones antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de altas temperaturas, a prueba de moho, a prueba de humedad, a prueba de insectos y otras instalaciones.
3. Está estrictamente prohibido fumar en los archivos y no se permite almacenar elementos no relacionados con los archivos. Está estrictamente prohibido almacenar artículos inflamables y explosivos alrededor de los archivos.
Verbo (abreviatura de verbo) Sistema de confidencialidad de los archivos
1. Los archiveros deben respetar estrictamente el sistema de confidencialidad del partido y del país y hacer un buen trabajo para mantener la confidencialidad de los archivos.
2. El acceso a documentos confidenciales debe ser aprobado por el líder de la unidad y no se permite la copia no autorizada de documentos confidenciales.
3. El acceso a documentos confidenciales, actas de reuniones y otros archivos debe ser aprobado por el liderazgo de la unidad, y el alcance del acceso no debe ampliarse sin autorización.
4. No se prestará ni filtrará ningún contenido de archivo que implique cuestiones de confidencialidad.
6. Sistema de Valoración y Destrucción de Archivos
1. La valoración de archivos debe organizarse y conducirse de acuerdo con las normas, y no se permite que los individuos los identifiquen y destruyan arbitrariamente.
2. La destrucción de archivos que hayan perdido su valor de conservación debe ser estrictamente revisada y aprobada, y no podrá destruirse sin aprobación.
3. Más de dos personas deben ser responsables de la destrucción de los archivos, y la fecha de destrucción y la firma deben constar en la lista de destrucción.
7. Responsabilidades laborales de los archiveros
1. Obedecer el liderazgo del director, aceptar la orientación de los departamentos superiores y completar las tareas de este puesto y otras tareas asignadas por el director. a tiempo, con alta calidad y cantidad.
2. Los archiveros confidenciales son responsables de organizar y clasificar los documentos confidenciales, y gestionar el registro de recibos, la distribución de documentos y la circulación y préstamo de liderazgo.
3. Los corresponsales deben cooperar activamente con el trabajo del archivero y entregar con prontitud y precisión los documentos que deben ser revisados por el líder a la oficina de liderazgo. Después de la revisión por parte del líder, deben ser entregados. al archivero confidencial para su custodia de manera oportuna y no debe colocarse ni desecharse a voluntad. En el proceso de transferencia de archivos, debemos aumentar nuestra conciencia de la confidencialidad y ser muy responsables para garantizar que los archivos no se pierdan ni se dañen.
4. Supervisar al personal relevante de varios departamentos para formar, acumular, organizar y archivar documentos y materiales.
5. Los archiveros a tiempo parcial de cada departamento son responsables de formular y organizar diversos materiales de archivo del departamento de pregrado de acuerdo con el alcance y los requisitos del archivo, entregándolos a la sala de archivos confidenciales de acuerdo con las regulaciones. y completar los procedimientos de traspaso para garantizar que las responsabilidades sean claras y los procedimientos completos.
6. Los archiveros a tiempo parcial de cada departamento aceptan la orientación y supervisión de archivos confidenciales y completan las tareas en tiempo, calidad y cantidad.
Datos ampliados:
Medidas de gestión de archivos:
El artículo 1 tiene como objetivo mejorar y fortalecer el trabajo de los archivos municipales, promover la gestión estandarizada de los archivos municipales y brindar un mejor servicio. municipios. Estas reglas detalladas se formulan de acuerdo con la "Ley de Archivos de la República Popular China", las "Medidas de Prueba para el Trabajo de Archivos Municipales" y las regulaciones pertinentes, y a la luz de la situación real de nuestra provincia.
Artículo 2 Los archivos municipales se refieren a diversas formas de registros históricos con valor de preservación, como textos, gráficos, audio y video, etc., que se forman directamente en el trabajo y las actividades comerciales de las agencias municipales y los grupos sociales. , empresas e instituciones.
Artículo
La gestión administrativa y la gestión de archivos de los archivos municipales son vínculos indispensables en el trabajo de los comités del partido y los gobiernos de los municipios, y también son un trabajo básico importante para la construcción de los municipios. Es necesario fortalecer el liderazgo, designar un líder a cargo, equipar al personal de los archivos, incorporar el trabajo de los archivos en los planes de trabajo y planes de desarrollo del municipio, incorporar los fondos requeridos por el departamento de archivos en los presupuestos financieros del municipio e incorporarlos al sistema de responsabilidad de gestión objetivo. de líderes a cargo.
Resolver eficazmente el problema de los almacenes de archivos, accesorios y prevención de incendios, prevención de robos, protección a prueba de humedad, a prueba de insectos, a prueba de roedores, a prueba de polvo, a prueba de luz, protección contra altas temperaturas y otras instalaciones. . Los municipios con mejores condiciones económicas deberían tener oficinas de archiveros y salas de lectura de documentos equipadas con armarios de hierro, armarios de madera, fotocopiadoras, ordenadores, cámaras y otros equipos técnicos modernos.
Artículo 4: El trabajo de los archivos del municipio estará bajo la dirección del comité del partido del municipio y del gobierno. Se establecerán archivos integrales o salas de archivos para administrar de forma centralizada el trabajo de los archivos del gobierno del municipio. ciudad, distrito) administración de archivos Supervisión y orientación de la gestión. Los archivos municipales (archivos) supervisan y dirigen el trabajo de archivo de las empresas municipales, las instituciones públicas y los comités de aldea.
Se organizan y catalogan diversos documentos según los siguientes métodos:
1. Organización y catalogación de documentos y archivos. Los documentos del volumen deben estar ordenados cronológicamente, con el original de cada documento delante del manuscrito, la respuesta delante de la solicitud y el original después del adjunto. En toda una familia, primero se dividen los años y luego los períodos de almacenamiento. Primero hay rollos permanentes y luego rollos a largo y corto plazo. Dentro del mismo período de almacenamiento, se organizan según el comité del partido, el gobierno, la CCPPCh, los trabajadores, las mujeres jóvenes, las asociaciones, etc. Dentro de cada categoría, los archivos hermanos se organizan primero, seguidos de los archivos superiores y subordinados.
2. Ordenación y catalogación de archivos contables. Los archivos contables se dividen en cuatro categorías: comprobantes, libros de cuentas e informes financieros, y están numerados por año. También se puede dividir en años y luego numerar según el género. Pero una ciudad sólo puede utilizar un método.
3. Ordenación y catalogación de archivos científicos y tecnológicos. Los archivos de ciencia y tecnología se dividen en cuatro categorías: productos, investigación y aplicación tecnológica, construcción de capital y archivos de equipos e instrumentos. La catalogación se organiza secuencialmente por elementos individuales dentro de cada categoría (es decir, un producto, un tema, un proyecto, un equipo e instrumentos). Y mantener la sistematicidad e integridad de su documentación para satisfacer los requisitos de los usuarios.
4. Ordenación y catalogación de archivos de audio y vídeo.
Los archivos audiovisuales organizan fotografías, cintas de audio, cintas de vídeo, discos compactos, disquetes y otros soportes en orden cronológico y se publican por entregas cada año.
5. Archivos físicos. Los archivos físicos se clasifican según objetos honoríficos, sellos abolidos, inscripciones, caligrafías y pinturas, productos famosos, etc., ordenados en orden cronológico y asignados un número de serie respectivamente.
6. Los archivos especiales, como los de planificación familiar, matrimonio, registro de hogares, personal, judiciales, de tierras, de seguridad social y otros archivos especiales, deben organizarse, ordenarse y numerarse de acuerdo con las normas pertinentes.
Materiales de referencia:
Enciclopedia Baidu-Medidas de gestión de archivos del municipio