Documentos y archivos.
1. Colección
Objetos para la recopilación de documentos y materiales: Documentos y materiales que deben archivarse y que reflejan las principales actividades funcionales de la unidad, incluido el envío y recepción de documentos, documentos internos, telegramas y diversos documentos de reuniones (incluidas actas de reuniones), discursos de liderazgo, registros telefónicos, publicaciones originales (adjuntas), diversas tablas estadísticas, fotografías, grabaciones de audio, cintas de vídeo y otros documentos y materiales.
2. Por año
Archivar según el año de formación de los documentos no se archivarán juntos los documentos de diferentes años, sin embargo, las solicitudes y respuestas de varios años. presentadas en el año de la respuesta. Si no hubiere respuesta, se presentarán juntas en el año solicitado.
3. Determinar el alcance del archivo.
(1) El alcance del archivo de documentos y materiales.
(2) Alcance de los documentos y materiales no archivados.
4. Clasificación (método de presentación)
El primer método: dividir directamente el período de almacenamiento. Este método tiene una amplia gama de aplicaciones y la mayoría de las unidades solo necesitan dividirlas según el período de almacenamiento y compilar un número de serie cada año.
El segundo método: preparar un plan de clasificación basado en la estructura organizacional, la división de responsabilidades y la cantidad de documentos ese año, y archivar los documentos de acuerdo con el plan de clasificación. Generalmente se utiliza el año-organización (o tema). Este método es adecuado para unidades con una gran cantidad de documentos, como comités de distrito, oficinas gubernamentales, etc.
5. Archivado (disposición)
Cuestiones a las que se debe prestar atención al archivar:
(1) Los materiales documentales producidos por la unidad son el foco de archivo.
(2) Al archivar, se debe prestar atención no sólo a la recopilación de documentos utilizando papel como soporte, sino también a la recopilación de documentos en otros soportes, como fotografías que reflejan actividades laborales, cintas de audio, cintas de vídeo, CD de ordenador, etc.
(3) Garantizar la integridad de los documentos y la información.
6. Periodo de subalmacenamiento
Según la nueva normativa nacional, a partir de 2006, el periodo de almacenamiento de documentos y archivos se divide en dos tipos: permanente y fijo (30 años, 10 años).
7. Organización de los documentos
Deben disponerse de forma ordenada según sus relaciones mutuas.
8. Encuadernación
Orden de encuadernación: texto - hoja de firma del líder - manuscrito; orden de encuadernación de la comunicación: bandera de procesamiento de la unidad de comunicación.
9. Números
Los archivos archivados deben numerarse uno por uno en el orden en que están ordenados. Selle el sello de presentación en el espacio en blanco en la esquina superior derecha de la primera página del documento y complete el contenido relevante. El sello de registro contiene seis elementos: número de clan, año, número de casa, institución o asunto, fecha límite y número de biblioteca, de los cuales se requieren año, número de casa y fecha límite. (Al cambiar casillas, debe conectar los números de serie del mismo año y del mismo semestre; números adicionales para diferentes años y períodos).
10, calcule el número de página
Usted Puede usar un lápiz en la esquina inferior derecha de la página de inicio. Marque, ingrese directamente el número total de páginas de cada artículo al catalogar.
11, Boxeo
Coloque los documentos archivados en la caja de archivo en orden por número de habitación y complete el contenido relevante en la superficie y el lomo de la caja. (Complete el nombre de la unidad en el cuadro y complete el año, período, números de ubicación inicial y final, etc. en el borde del cuadro).
12.
Los documentos archivados deben compilarse en secuencia. El directorio de archivos archivados debe configurarse con el número de pieza, la persona responsable, el número de archivo, el título, la fecha, el número de página y los comentarios. (El directorio de archivos se genera automáticamente después de ingresar al software de archivo GD2000. Las unidades sin software deben compilarse manualmente una por una).
13. Coloque el formulario de preparación de la prueba
Cada archivo. El cuadro de archivo debe ser Mantener un formulario de referencia. El formulario de referencia deberá cumplimentarse con la descripción de los documentos de la caja, el organizador, el inspector y la fecha, y colocarse en el fondo de la caja.
14. Estantes
Organiza los documentos ordenados en un orden determinado y colócalos en el gabinete.