El tiempo de archivo de documentos y archivos es generalmente después de que se procesa el documento y, según la importancia y el período de almacenamiento del documento, se archiva según el tiempo prescrito. Los diferentes tipos de archivos tienen diferentes períodos de almacenamiento. Los archivos importantes tendrán un período de almacenamiento más largo y requerirán un almacenamiento más cuidadoso. Antes de archivar, los documentos deben organizarse, clasificarse y numerarse para referencia y uso futuros.
En base a la naturaleza y criterios de clasificación del documento. Es posible que sea necesario conservar algunos documentos durante mucho tiempo, como contratos, decisiones, planes, etc. , por lo que deben archivarse durante mucho tiempo, tal vez varios años, tal vez más. Algunos documentos de trabajo diario se pueden archivar posteriormente, como avisos, informes, memorandos, etc. , el tiempo de presentación general es de 1-2 años. El plazo específico de presentación se determinará de acuerdo con el reglamento de la empresa.
Los documentos y archivos que se guardan periódicamente incluyen principalmente:
(1) Documentos y materiales comerciales generales formados durante las actividades funcionales de la agencia.
(2) Documentos y materiales generales que produce esta agencia cuando celebra reuniones y realiza actividades.
(3) Documentos generales formados por la labor de gestión de personal de la agencia.
(4) Documentos de gestión de asuntos generales de la agencia.
(5) Las solicitudes de instrucciones del organismo sobre cuestiones generales, aprobación e instrucciones de organismos superiores, informes generales de trabajo, resúmenes, informes estadísticos, etc.
(6) Documentos e información general emitidos por el organismo superior encargado de los negocios de la agencia.
(7) Documentos y materiales emitidos por agencias superiores y agencias del mismo nivel que no pertenecen al supervisor comercial pero que deben implementarse.
(8) Cartas y solicitudes de agencias del mismo nivel y agencias de nivel inferior sobre temas comerciales en general, así como contestaciones y contestaciones de esta agencia.
(9) Planes anuales o superiores, resúmenes, estadísticas, informes especiales importantes y otros documentos presentados por organismos de nivel inferior.