Con las actividades funcionales de agencias, grupos y organizaciones sociales, los documentos tienen sus propias reglas y características de formación. El "Reglamento sobre el Manejo de Documentos Oficiales del Partido y los Órganos Gubernamentales" y el "Formato de los Documentos Oficiales del Partido y los Órganos Gubernamentales" emitidos en 2012 proporcionan normas y estándares unificados para el manejo de documentos oficiales. Estas normas y estándares, junto con las prácticas de muchos años de diversas agencias en el proceso de procesamiento de documentos oficiales, así como los requisitos especiales para la formación de documentos oficiales electrónicos en las condiciones de la automatización de oficinas, constituyen las reglas generales para la formación. de documentos oficiales. La organización de documentos archivados de acuerdo con las reglas de formación de documentos es en realidad un proceso de continuación natural de la formación de documentos, que puede minimizar la intervención manual personal en los materiales de los documentos y mejorar la calidad de la organización de los documentos.
La conexión orgánica entre archivos se refiere a la conexión interna entre archivos en términos de fuente, tiempo, contenido, etc. , que no solo registra la relación entre archivos y componentes de archivos, sino que también garantiza la integridad y el orden de los registros de archivos. Mantener las conexiones orgánicas entre los archivos de los archivos no sólo puede reflejar mejor la apariencia histórica de las principales actividades laborales de la agencia, sino que también facilita su recuperación y utilización futuras.
2. Conviene distinguir diferentes valores a la hora de archivar para facilitar su almacenamiento y uso.
El valor de un documento está determinado por su contenido, su papel en el trabajo de la institución y su papel en futuras investigaciones históricas. En lo que respecta al valor de los documentos de la agencia, no todos los documentos y materiales procesados necesitan clasificarse y archivarse, y no todos los documentos archivados necesitan almacenarse permanentemente. Las normas distinguen los documentos con diferentes periodos de conservación desde el inicio de la clasificación, sentando las bases para un trabajo de seguimiento específico.
La facilidad de conservación y uso es un objetivo importante del archivo. El almacenamiento conveniente se refiere a distinguir los diferentes valores de los materiales de los archivos y adoptar diferentes estrategias de almacenamiento para mejorar la eficiencia de la administración. El uso conveniente significa mantener la conexión orgánica entre los materiales de los archivos, mejorando así la tasa de recuperación y la tasa de precisión de los archivos archivados. Por lo tanto, la conveniencia de almacenamiento y uso se basa en seguir las reglas de formación de archivos, mantener la conexión orgánica entre archivos y distinguir diferentes valores. También es el único criterio para probar la practicidad de los métodos de archivo.
3. El archivo debe cumplir los requisitos de la gestión integrada de archivos y facilitar la gestión informática o la gestión asistida por ordenador.
Este es un principio de clasificación completamente nuevo. En las condiciones de la informatización, la organización de los documentos de archivo debe considerar los requisitos de los documentos tradicionales en papel y los documentos electrónicos en su conjunto para evitar muchos problemas causados por sus diferentes principios y métodos básicos. La idea básica para resolver este problema es realizar una gestión integrada de documentos en condiciones de informatización, es decir, combinar el procesamiento de documentos con la gestión de archivos y aprovechar al máximo la información de datos y los resultados del trabajo formados durante el proceso de procesamiento de documentos. Por lo tanto, es particularmente importante planificar racionalmente el proceso de archivo para que los documentos completos puedan ingresar directamente al proceso de clasificación y, al mismo tiempo, organizar las entradas de recuperación con las entradas generadas durante el procesamiento de documentos tanto como sea posible, para que el trabajo de archivo pueda ser más cerca del trabajo real de los documentos y del personal comercial.
4. El archivo debe garantizar la coordinación de los archivos en papel y los archivos electrónicos.
En el caso de documentos en papel y documentos electrónicos que funcionan en paralelo, asegurar la coordinación y unificación de ambos es un problema al que hay que enfrentarse en la actualidad. Para lograr la coordinación y unificación de los dos, primero debemos coordinar y planificar el trabajo de procesamiento de documentos y gestión de archivos, poner algunos requisitos para la gestión de archivos delante del enlace de procesamiento de documentos y continuar utilizando la información relevante generada durante el archivo. etapa de procesamiento en el enlace de gestión de archivos para que se convierta en un todo orgánico, en segundo lugar, de acuerdo con la situación de la unidad, determinar si se organizarán archivos en papel o archivos electrónicos, y luego determinar las estrategias y métodos de clasificación para asegurar la coordinación de los; dos.
Base Legal
El artículo 2 de las Normas de Implementación estipula: 2.1 El archivo debe seguir las reglas de formación de documentos y mantener la conexión orgánica entre los documentos. 2.2 Los archivos deben distinguir diferentes valores para facilitar el almacenamiento y la utilización. 2.3 El archivo debe cumplir los requisitos de la gestión integrada de archivos y facilitar la gestión informática o la gestión asistida por ordenador. El sistema de gestión de archivos utilizado debe cumplir con los requisitos de la Administración de Archivos del Estado para las funciones del software del sistema de gestión de archivos y los estándares y especificaciones locales relevantes de la provincia de Jiangsu. 2.4 El archivo debe garantizar la coordinación de los archivos en papel y los archivos electrónicos.