1. Considere el lugar según la escala de la conferencia de lanzamiento del nuevo producto.
¿Cuántos invitados asistirán a la reunión? 1-50 personas, 50-100 personas, 100-200 personas, 200-500 personas, más de 500 personas. El número de personas puede determinar básicamente dónde es adecuado el evento (por ejemplo, de 1 a 50 personas son adecuadas para hoteles, clubes y complejos turísticos. No apto para galerías de arte y lugares escénicos. Más de 500 personas son adecuadas para galerías de arte y complejos turísticos). , pero no apto para clubes. Los lugares básicos son adecuados para 100-300 personas), por lo que el organizador primero debe considerar el número de invitados y seleccionar un lugar adecuado en función del número de personas para evitar el desperdicio causado por un lugar demasiado grande. congestión causada por un lugar demasiado pequeño.
2. Considere el lugar según el tipo de producto de la conferencia.
Cada industria tiene sus propias características, y por supuesto también se puede considerar en conjunto con las características elementales de este nuevo producto.
3. Considerar la ubicación desde el presupuesto de costes.
Los presupuestos de 10.000-50.000, 55.438+0.000, 100.000-15.000 y 150.000-200.000 pueden determinar básicamente qué lugares son adecuados para albergar eventos (por ejemplo, 10.000-50.000 es adecuado para clubes y galerías de arte). 5- 65,438+ es adecuado para hoteles, clubes y complejos turísticos de 4 estrellas. 15,00 es adecuado para hoteles de 5 estrellas, complejos turísticos de alta gama y lugares pintorescos)
4. de los costos de transporte.
¿Los invitados que asisten a la conferencia de lanzamiento del nuevo producto vienen solos o el organizador organiza vehículos? Si vienes solo, el lugar generalmente se elige en un lugar cerrado en un lugar con transporte conveniente, cerca de Ring Road o cerca del metro. Si el organizador dispone los vehículos de manera uniforme, el lugar generalmente se elige en un entorno hermoso, que refleja la originalidad y singularidad del organizador.
5. Considerar el lugar en términos de los servicios prestados.
(1) ¿El estilo general de decoración del lugar cumple con los requisitos de este evento? ¿El largo, ancho y alto del lugar pueden cumplir con los requisitos del evento? ¿El área de check-in y el área de descanso pueden cumplir con los requisitos del evento?
(2) ¿El lugar ofrece salones VIP, té, arreglos florales y espacios de estacionamiento VIP gratuitos?
(3) ¿Cuáles son los requisitos de cobro por el tiempo de construcción, el tiempo de ensayo, el tiempo de uso oficial y el depósito del lugar?
(4) ¿Cuál es la potencia disponible en el sitio? ¿Se proporcionan equipos de escenario, sonido, proyección y otros de forma gratuita?
(5) ¿Están despejados los canales de entrada y salida del sitio para facilitar el transporte de equipos?
(6) ¿Existen requisitos especiales de protección para alfombras o baldosas?
(7) ¿El recinto donde se celebra el evento requiere inspección contra incendios y medidas de seguridad?
(8) ¿Cuáles son las tarifas y estándares para los descansos para el café, las comidas y los buffets que ofrece el lugar?
Nota: Al elegir un lugar para el lanzamiento de un nuevo producto, se debe realizar una inspección in situ y considerar exhaustivamente los cinco aspectos anteriores. Básicamente, puede elegir 2 o 3 lugares y luego combinar sus respectivas ventajas y desventajas para elegir el lugar más adecuado para esta conferencia de lanzamiento de nuevos productos.
Preste atención al alquiler del lugar para conferencias de prensa
1. Esté atento a sus propios requisitos y presupuesto.
Al alquilar un lugar, primero debe prestar atención a las condiciones que ha establecido y luego discutir la tarifa de alquiler con ellos después de que el lugar cumpla con nuestras condiciones tanto como sea posible. propias necesidades e ignorar el presupuesto. Este es el método de reserva más razonable, que no solo satisface sus propias necesidades para el lugar, sino que también logra el mayor rendimiento de costos para todo el lugar.
2. El contrato de nombramiento no puede ser inferior.
El contrato es siempre la garantía más poderosa para ambas partes en la relación de alquiler. No creas que no te arrepentirás después de la negociación verbal, especialmente en lugares de eventos a gran escala. Lo mejor es indicar el responsable de cada enlace. Esto puede evitar problemas en la rueda de prensa y encontrar al responsable. .
Disposición del sitio de lanzamiento de nuevos productos
1. Equipos y elementos: disposición de la mesa principal y del palco de prensa, mostrador de recepción, banner enrollable, mantel, micrófono, fuente de alimentación de audio, cámara, libro de firmas, bolígrafo de firma, tarjeta de presentación, agua potable.
2. Diseño de fondo: El departamento de diseño completa el diseño.
3. Disposición del lugar, etc.
:Establecer un mostrador de facturación para recibir a los invitados, diseño de bolas coloridas en el lugar, exhibición centralizada de libros (juegos nuevos y antiguos)
Diseño en el lugar de la conferencia de lanzamiento de nuevos productos
1. En el vestíbulo de entrada principal del hotel, el personal de recepción porta cintas de la empresa para dar la bienvenida a los huéspedes y carteles para marcar el lugar, el salón, los lugares premiados y otros.
2. Recepción de invitados: Hay dos recepcionistas que son responsables de registrar a los invitados y distribuir paquetes de información estándar de la conferencia, tarjetas de asistencia, libros ilustrados corporativos, etc.
3. Hay un mostrador de regalos en la recepción. El personal de recepción emite certificados de regalo a los invitados y está equipado con dos guías turísticos de etiqueta.
4. Hay múltiples estaciones X y múltiples vallas publicitarias grandes para nuevos productos en la entrada del hotel y la sala de conferencias.
5. La impresión por inyección de tinta se realizará como pared de fondo del lugar principal. Se colocarán stands de exhibición de productos a ambos lados del escenario y se cubrirán con cortinas. El logotipo de la empresa se colocará en el frente del podio y sobre él se colocarán 2 computadoras portátiles, 2 micrófonos, 2 flores y 2 proyectores.
6. Se colocan dos cestas de flores a ambos lados de la tribuna del lugar y dos plataformas a ambos lados de la recepción del pasillo para la exhibición de productos.
7. El podio y cada mesa están numerados y etiquetados. Hay tazas de té y agua purificada en la mesa. La carpeta DM tiene una tapa trasera y una etiqueta con el nombre VIP.
8. Vídeos o documentales corporativos y diapositivas de promoción de productos.