Etiqueta: El proceso de mostrar autodisciplina y respeto por los demás de una cierta manera convencional en el proceso de comunicación interpersonal. El contenido del diseño incluye vestimenta, interacción, comunicación, inteligencia emocional, etc.
Etiqueta para contestar el teléfono:
1. El mejor momento para contestar el teléfono es después del segundo timbre. No es apropiado contestar el teléfono demasiado rápido o demasiado lento. Si levanta el teléfono inmediatamente después del primer timbre, la otra parte no estará preparada. Al igual que si quieres hablar con alguien, si de repente se apresura frente a ti, te sorprenderás; si respondes después del tercer tono, la otra parte ya tendrá ganas de esperar; Por lo tanto, lo más apropiado es que levantemos el micrófono después del segundo timbre. Si respondes después del cuarto tono, debería haber una disculpa, como "¡Hola! Te hice esperar mucho tiempo".
2. La acción de contestar el teléfono. Cuando suena el primer teléfono, podemos poner nuestra mano izquierda sobre el teléfono, listos para coger el micrófono con la mano izquierda, y grabar la llamada con la mano derecha (las personas que tienden a escribir con la mano izquierda son todo lo contrario, y usan su mano derecha para prepararse para levantar el micrófono).
3. La primera frase después de responder. Normalmente cuando levantamos el teléfono lo primero que decimos es "hola". Estrictamente hablando, "Hola" es el sonido del micrófono de prueba. Cuando contestar el teléfono es parte del trabajo, debe reflejar un sentimiento profesional refinado y tranquilo, por lo que se debe eliminar la frase inicial "Hola". Más bien debería ser un saludo.
Horario de saludo: antes de las 9:00, buenos días; 9:00-12:00, buenos días; 12:00-13:30, buenos días; tarde; puedes decir "hola" en otros momentos.
Según los requisitos de la empresa, después del saludo, puede indicar el nombre de la empresa y del departamento, así como su nombre personal.
4. El contenido del registro telefónico: 5 "W" y 1 "H". 5 "W" se refiere a cuándo, quién (de quién), qué, dónde, por qué y 1 "H" se refiere a cómo. Específicamente, el registro telefónico debe incluir la hora de la llamada, la persona que llamó, el motivo de la llamada, de dónde vino la llamada, por qué llegó la llamada, cómo manejarla, etc. Al grabar una llamada telefónica, se debe repetir información como números, una hora determinada mencionada por la otra parte y direcciones de correo electrónico para confirmar.
5. Título en el teléfono. Al preguntar el nombre de la otra parte, debes decir: "Disculpe, ¿cuál es su apellido?", pero no directamente "¿Cómo se llama?". Si la persona te dice su nombre, identifica cada palabra del nombre. Como todos sabemos, un nombre es un símbolo representativo de una persona. Prestar atención al nombre puede implicar respeto por esa persona y, al mismo tiempo, puede evitar el error de "mismo sonido y diferentes palabras". Incluso si conoce el nombre completo de la otra persona, no la llame por su nombre en direcciones posteriores. Intente utilizar el método de dirección "apellido + puesto", o diga Sr. XX, Sra. XX.
6. Redacción. Las conversaciones telefónicas deben ser concisas y elegantes, y evitar la jerga o el lenguaje descortés.
7. Domina el sonido. Las investigaciones muestran que cuando te comunicas con los demás, el contenido de tus palabras representa el 20% del impacto en los demás y tu voz representa el 80% del atractivo. Por tanto, no se puede subestimar el papel del sonido. Debe mantener un tono positivo y claro en el teléfono; la velocidad de conversación adecuada puede controlar el ritmo de la comunicación. Si la otra parte habla demasiado rápido, usted puede hablar un poco más lento que él. Por el contrario, si la otra parte habla lentamente. , puedes hablar un poco más rápido que él, la diferencia no es demasiado grande en ambos casos. Si los ritmos de habla de dos personas son muy diferentes, ambas partes sentirán falta de armonía, lo que afectará a la comunicación agradable entre ambas partes. En definitiva, el control de la voz puede mejorar la sensación de comunicación telefónica y transmitir tu trabajo positivo y tranquilo. estilo.
8. El encanto de la sonrisa. No creas que porque la persona al otro lado del teléfono no puede verte, no tienes que preocuparte por tu expresión. De hecho, las emociones, actitudes, voces, expresiones, acciones y otros estados externos e internos de las personas están integrados y unificados. No trates de mantener una cara seria, pero di palabras agradables. Incluso entonces, tu voz será seca y poco contagiosa. Una sonrisa no es sólo una expresión, es un sentimiento hermoso que no puedes ver en el teléfono pero ¡puedes sentirlo!
9. Tus emociones y postura corporal. Si contesta el teléfono mientras está apoyado en su escritorio, su voz será apagada y confusa, lo que confundirá a la otra parte; si está preocupado por otras cosas mientras realiza una llamada, la otra parte podrá escuchar que es usted; poco ansioso. Por ello, es necesario dominar las emociones y mantener una buena postura física.
10. Manejar correctamente diversas situaciones durante el proceso de llamada telefónica. Si la persona que la otra parte busca no está disponible, debe decir "él (ella) está fuera" o "en asuntos oficiales" y no revelar el paradero de sus colegas. Si hay mensajes que transmitir, conviene grabarlos para no olvidarse de pasárselos a los compañeros, o para evitar confundir el contenido de la llamada por demasiadas cosas. Si es necesario transferir la llamada, debe decir "Está bien, espere". Si nadie contesta la extensión y vuelve a transferirla a la centralita, debe responder la llamada de la misma manera que contestó el teléfono la primera vez. Si el ruido en el teléfono es demasiado alto y no puede escuchar a la otra persona con claridad, debe decirle directamente: "Lo siento, no puedo escucharlo con claridad. Vuelva a marcar". invitados en la oficina, y cuando suene el teléfono, debe El huésped explica cortésmente: "Lo siento, atenderé una llamada". Si no recibe una llamada a tiempo, debe responder dentro de las 24 horas. Si hay circunstancias especiales y no puede responder a tiempo, debe hacer una declaración simple a la otra parte.
11. Es hora de contestar el teléfono y colgar. Una llamada telefónica de negocios no es una "llamada de cocina" y generalmente no debe exceder los tres minutos. Al colgar el teléfono, debes decir "adiós" educadamente y la persona que realiza la llamada debe colgar primero.