Etiqueta básica para contestar el teléfono
1. Contesta el teléfono después de que suene dos veces. No pierdas el tiempo. Lo primero que dices cuando levantas el teléfono es "Hola". Si el teléfono suena cuatro veces, levante el auricular y dígale a la otra parte: "Lamento haberte hecho esperar". Este es un gesto cortés y puede eliminar lo desagradable de tener que esperar. Si el contenido de la llamada es importante, se debe conservar el registro de la llamada, incluido el nombre de la unidad, el nombre de la persona que llama, el contenido de la conversación, la fecha y hora de la llamada y el número de teléfono de la otra parte. etc.
2. Las palabras iniciales de la llamada telefónica afectarán directamente a la actitud y opinión del cliente hacia usted. Cuando hable por teléfono, tenga cuidado de utilizar palabras amables tanto como sea posible, como "hola", "por favor", "gracias", "le molesta", etc. Al hablar por teléfono, su postura debe ser correcta, su actitud al hablar debe ser amable y su lenguaje debe ser claro, sin ser pretencioso ni coqueto. Incluso si es solo un simple saludo, dejará una buena impresión en la otra parte.
Mientras tengas una sonrisa en tu rostro, naturalmente transmitirás esta hermosa y brillante expresión a la otra persona. Especialmente en la primera llamada telefónica de la mañana, los cordiales y dulces saludos de ambas partes harán que la gente se sienta alegre y dejarán una impresión educada. Después de conectar la llamada, tome la iniciativa de saludar y preguntar por la unidad o el nombre de la otra parte. Después de recibir una respuesta positiva, indique su unidad y nombre. No avergüences a la otra parte pidiéndole que adivine quién eres (especialmente amigos o colegas que no has visto en mucho tiempo).
3. Al realizar una llamada telefónica, debes preguntar cortésmente: ¿Es conveniente hablar ahora? Debes considerar el tiempo de la otra parte. Generalmente, el mejor momento para llamar a casa es después de cenar o por la tarde en un día libre. El mejor momento para llamar a la oficina es alrededor de las 10 a. m. o después del trabajo por la tarde, porque estos horarios son relativamente libres y adecuados para conversaciones de negocios.
4. Al realizar o contestar llamadas, si la otra persona no se ha ido, no hable ni se ría con los demás, y no sostenga el auricular detrás de la mano para hablar con los demás si es necesario. Discúlpate con la otra parte y pídele que espere, o habla con la otra persona por teléfono más tarde.
5. Cuando la persona que buscas no esté disponible, no envíes mensajes casualmente para evitar problemas innecesarios. Si es necesario, anota su número de teléfono y su nombre para poder volver a llamar.
6. Aprenda a cooperar con los demás al hablar. Cuando contestamos el teléfono, para demostrar que estamos escuchando atentamente a la otra parte, debemos seguir diciendo: "Sí, sí", "Está bien, está bien", etc. Debemos utilizarlo de forma adecuada, de lo contrario será contraproducente. . Dependiendo de la identidad, edad, ocasión y otras circunstancias específicas de la otra parte, se deben utilizar diferentes formas de tratarla.
7. No se debe ignorar la cortesía antes de colgar el teléfono. Antes de colgar el teléfono, dígale a la otra parte: "Por favor, dame un consejo", "Perdón por molestarte durante tu apretada agenda", etc. Esto dejará una buena impresión en la otra parte.
8. Intenta no hacer llamadas personales en la oficina Si recibes una llamada personal en la oficina, acorta el tiempo de la llamada tanto como sea posible para evitar afectar el trabajo de otras personas y perjudicar al propio profesional. imagen.