1. Organización de la reunión:
Indicar el nombre de la reunión, hora y lugar de la reunión, asistentes (miembros que reglamentariamente deben asistir a la reunión), ausentes y motivos, y asistentes (Persona que no es miembro de la reunión, pero que participa en la misma por necesidades laborales), moderador, registrador. Las situaciones anteriores deben escribirse tanto como sea posible antes de la reunión.
2. Contenido de la reunión:
Esta es la parte principal del acta de la reunión. Hay dos métodos de grabación: uno es la grabación resumida: registrar lo que se dijo en la reunión, qué temas se discutieron y qué resoluciones se aprobaron. Por ejemplo, las reuniones de trabajo por correo suelen utilizar este método de grabación.
3. Registros detallados:
Registre la situación y el contenido de la reunión en detalle y registre el discurso de cada persona con las palabras originales tanto como sea posible. Si los temas discutidos en la reunión son relativamente complejos y hay diferentes opiniones y argumentos durante la discusión, debe esforzarse por registrar todo lo que diga.
4. Formato de la reunión:
El formato de las actas de la reunión está determinado por la naturaleza de la reunión, los temas discutidos y los requisitos del líder. Cuando termine la reunión y se terminen las actas, comience una nueva línea y escriba la palabra "reunión aplazada". Si se reúne en medio de la reunión, deberá indicar la palabra "suspensión". Las actas de las reuniones formales deben estar firmadas por el anfitrión y el registrador en la parte inferior derecha del texto.
5. Notas de la reunión:
Las notas detalladas requieren que los elementos grabados estén completos y los comentarios grabados deben ser detallados y completos. Si necesita conservar las actas de la reunión, incluido el contenido anterior, debe confiar en la "grabación".