1.Método de clasificación por período de almacenamiento anual, es decir, los documentos archivados se clasifican primero según el período de almacenamiento y cada período de almacenamiento se clasifica por año.
2. Método de clasificación período de almacenamiento-año-emisión, es decir, primero clasificar los documentos y materiales que deben archivarse según el período de almacenamiento, clasificarlos por año en cada período de almacenamiento y luego clasificarlos. por emisión bajo el año.
3. Método de clasificación del período de almacenamiento del año de emisión, es decir, los documentos archivados se clasifican primero por emisión, luego por año en cada emisión y luego por período de retención en el año.
4. Método de clasificación del período de almacenamiento por año, es decir, los documentos archivados se clasifican primero por año y cada año se clasifica según el período de almacenamiento.
5. Método de clasificación año-organización-período de almacenamiento. Este es el método de clasificación más utilizado. Los documentos archivados se clasifican primero por año, luego por cada departamento y finalmente por período de retención.
Al realizar la gestión de archivos, debemos seguir los principios de gestión centralizada y unificada de archivos nacionales, manteniendo la integridad y seguridad de los archivos y haciéndolos fáciles de usar. Centralización y unificación significa que todos los archivos nacionales deben ser almacenados centralmente por varios tipos de instituciones de almacenamiento de archivos en todos los niveles establecidos por el Estado, y se deben formular regulaciones unificadas para su gestión.
Mantener la integridad tiene dos significados: desde un punto de vista cuantitativo, es necesario garantizar que los archivos estén completos y no causen falta de integridad o escasez; desde un punto de vista cualitativo, es necesario mantener; la conexión orgánica de los expedientes y no separarlos artificialmente, esparcirlos o amontonarlos al azar. Mantener la seguridad también tiene dos significados: esforzarse por evitar que los archivos se dañen y extender la vida útil de los archivos tanto como sea posible; protegerlos contra daños intencionales y evitar que se roben la confidencialidad de los archivos.
La facilidad de uso es el objetivo final de todas las actividades de gestión de archivos y también es un criterio para probar el trabajo de gestión de archivos. Los archivos son testigos de la historia. Reflejan ciertos hechos históricos y no permiten manipulaciones o modificaciones arbitrarias. Por lo tanto, mantener la autenticidad de los archivos y mantener su apariencia original es uno de los principios que deben seguirse en el trabajo de gestión de archivos.
Información ampliada
La gestión de archivos no produce riqueza material, y los archivos no son producidos ni utilizados principalmente por las agencias de gestión de archivos ni por el personal de archivos. Son específicamente responsables de la gestión de documentos históricos. formado por varios departamentos. Es una profesión, por lo que es un trabajo de gestión. Sin embargo, el sistema de gestión de archivos no está aislado, sino que es un componente indispensable de varios sistemas de gestión social.
Servir a la práctica social proporcionando información de archivo es una de las características que distingue la gestión de archivos de otros trabajos. Aunque el departamento de archivos también estudia archivos y realiza compilaciones y otras actividades, su propósito es satisfacer mejor las necesidades de la sociedad y sigue estando orientado al servicio. En cada etapa de la historia social, la gestión de archivos debe servir a ciertos propósitos económicos, políticos y culturales, de lo contrario no existiría y sería difícil de desarrollar.
En una sociedad de clases, la gestión de archivos refleja ciertas relaciones e intereses de clase, está controlada por una determinada clase dominante y sirve a la economía, la política y la cultura de una determinada clase. Esta dirección de servicio es la gestión de archivos. Una expresión concentrada de carácter político.
Dado que el contenido de los archivos está relacionado con los intereses políticos y económicos del país, todos los países, tanto chinos como extranjeros, tienen ciertos requisitos de confidencialidad para la gestión de archivos. Algunos archivos no están abiertos al público, mientras que la mayoría de los archivos. debe caducar en un plazo determinado. Se abrió más tarde. Esta confidencialidad es también una naturaleza del trabajo de gestión de archivos.
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