Kou Wangming
El uso racional de herramientas de información puede mejorar significativamente la eficiencia de la oficina de las secretarias y, a veces, incluso producir el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. Esto requiere que la secretaria no solo domine las operaciones básicas, sino que también haga un uso completo de algunas funciones avanzadas del software de oficina y, al mismo tiempo, utilice de manera integral varias herramientas de oficina automatizadas para mejorar la eficiencia del trabajo. Este artículo explica estas herramientas una por una centrándose en los principales asuntos de oficina de las secretarias.
1. Edición de texto
Word y WPS son los programas de edición de documentos más utilizados por las secretarias y sus funciones básicas les resultan familiares. Este artículo presenta algunas estrategias simples pero que fácilmente se pasan por alto para aumentar la productividad.
1. Intente utilizar "diagrama de estructura del documento" en lugar de "barra de desplazamiento" para hacer referencia al esquema del documento. Esto es adecuado para documentos con una gran cantidad de páginas. Es necesario establecer el "Estilo" de los títulos en cada nivel en "Título 1", "Título 2", etc. La ventaja es que es claro de un vistazo, el contexto es claro y la tabla de contenido, los encabezados y los números del gráfico se generan automáticamente.
2. Intente utilizar la función "Revisar" en lugar de "Reescribir" para modificar documentos editados por varias personas. De esta forma, se marca cada modificación y el revisor puede "aceptar la modificación" o "rechazar la modificación", lo que facilita centrarse en la parte marcada y restaurar el contenido original del documento.
3. Intente utilizar "imágenes comprimidas" en lugar de "imágenes originales" para insertar documentos o comunicaciones en red. Esto puede reducir en gran medida la cantidad de documentos y facilitar el envío, almacenamiento y apertura de archivos adjuntos. El método consiste en seleccionar la imagen "modo abierto" - "Microsoft Office Picture Manager" y comprimir la imagen para que pueda usarse en documentos, páginas web o correos electrónicos.
4. Intente aprender y aplicar conocimientos de diseño. Los diferentes diseños brindan diferentes experiencias a los lectores. Tomando las fuentes como ejemplo, "Song Ti" es el estándar, "Li Shu" es tranquilo, "Hei Ti" se usa a menudo como título de documentos oficiales, "Fake Song Ti" se usa a menudo como fuente de texto de documentos oficiales. Y "Times New Roman" es más adecuado para números que "Song Ti". Además, la combinación de colores, el interlineado y el tamaño de fuente del documento también son particulares. Por ejemplo, para facilitar a los líderes la revisión de manuscritos, generalmente se debe aumentar el tamaño de la fuente y ampliar el interlineado.
5. Intente utilizar ".pdf & agudo; en lugar de". doc", preparar documentos para imprimir. Convertir manuscritos impresos a ". El formato pdf evita que el diseño cambie durante la operación. Por supuesto, si deseas realizar cambios antes de imprimir, puedes guardar el documento impreso en ambos formatos al mismo tiempo.
2. Estadísticas de informes
Además de las operaciones básicas comúnmente utilizadas en Excel, prestar atención a los siguientes detalles ayudará a mejorar la calidad de los informes estadísticos.
1. Intente utilizar "validez de datos" en lugar de "instrucciones para completar el formulario" para recordarle a quien lo llena. Si la plantilla para completar el formulario requiere estandarización, es mejor establecer formatos de celda o validación de datos antes de publicar, especialmente las columnas "fecha" y "valor", en lugar de utilizar "instrucciones para completar el formulario" descriptivas.
2. Al editar el nombre, trate de no agregar espacios para evitar que falten nombres. Si ingresa "Zhang San" en lugar de "Zhang San", aunque este último diseño es muy hermoso, si se usa para estadísticas de datos, es necesario evitar el impacto de los espacios en búsquedas futuras.
3. Intente utilizar "Congelar paneles" en lugar de reducir manualmente el "Ancho de columna" para editar una página de gran extensión. Si hay muchas columnas en la tabla y el ancho es grande, debería saber usar el "panel congelado" para que el encabezado de la tabla siempre esté visible al arrastrar, lo que facilita la escritura y la visualización.
4. Intente utilizar "Encabezado/Pie de página" en lugar de "Fusionar celdas" para editar el título de la tabla. El uso cuidadoso de Combinar celdas puede evitar errores al ordenar, copiar y pegar. Utilice Encabezado para establecer el título del informe para mostrar automáticamente la página. Además, haga un buen uso del primero; número de página, número total de páginas; y "número total de páginas" para configurar el número de página y generar marcas de número de página profesionales para encuadernación y lectura.
5. Intente utilizar una "fila de encabezado superior" en lugar de agregar una "fila de encabezado" en cada página. Si el informe estadístico excede una página, agregar una línea de título será muy "amigable" para los lectores y también será hermoso, limpio y ordenado. Una "fila de encabezado superior" es más avanzada que agregar una fila de encabezado en cada página.
Se genera automáticamente, eliminando la molestia de tener un ligero cambio en el documento que afectará a todo el cuerpo.
6. Intente utilizar "líneas de cuadrícula" en lugar de agregar "bordes" a la tabla. Las líneas de cuadrícula se pueden reconocer automáticamente y son hermosas y agradables a la vista. Los "bordes" deben agregarse manualmente. Durante el proceso de eliminación y modificación, es fácil que los bordes falten, lo que afecta la apariencia.
En tercer lugar, la comunicación
Además de las habituales llamadas telefónicas y correos electrónicos, las secretarias también necesitan dominar diversos métodos y habilidades de comunicación.
1. Intenta separar tu correo electrónico de trabajo y tu correo personal. En primer lugar, puedes distinguir prioridades y, en segundo lugar, muchas personas pueden utilizar el correo electrónico del trabajo. También se pueden habilitar buzones de correo dedicados para negocios específicos, como estadísticas sobre resultados de investigaciones científicas. Debido a que el tiempo para enviar resultados está relativamente concentrado cada año y los correos electrónicos son relativamente intensivos, se puede configurar un buzón de correo dedicado para simplificar el negocio y facilitar la gestión.
2. Intenta asociar varias direcciones de correo electrónico e inicia sesión a través de la misma plataforma. Puede enviar y recibir correos electrónicos desde múltiples buzones de correo en tiempo real a través de Outlook, Foxmail, NetEase Lightning Mail y otro software funcional similar que viene con el sistema operativo para evitar perder asuntos importantes.
3. Intente actualizar y utilizar la nueva función de correo electrónico. Por ejemplo, puede utilizar el disco de red que viene con su dirección de correo electrónico, sin necesidad de otros medios de almacenamiento, por lo que no hay problemas como portabilidad incómoda, daños en los medios, infección de virus, etc. Organice los correos electrónicos de manera oportuna y colóquelos en carpetas como "Correos electrónicos personales importantes" y "Correos electrónicos importantes del trabajo".
4. Intente utilizar el sitio web, la plataforma de SMS, el correo electrónico, la confirmación telefónica, etc. para publicar notificaciones. El sitio web es adecuado para una amplia gama de comunicados de prensa, con amplio alcance, contenido rico y abierto. Se puede iniciar sesión en la plataforma de SMS a través de un cliente de PC, teléfono móvil, etc. , para lograr una interoperabilidad instantánea. Los servicios de SMS masivos de pago son adecuados para recordatorios de notificaciones importantes; el software gratuito de mensajería instantánea, como Fetion, es adecuado para la comunicación instantánea entre personas.
5. Sea bueno estableciendo "grupos" de comunicación y utilice "publicidad grupal o disfrute * * *" en lugar de mensajes grupales. Este método es particularmente adecuado para la tarea de enviar archivos adjuntos muy grandes a varias personas. Puede compensar las deficiencias de archivos adjuntos de correo electrónico demasiado pequeños y de un número limitado de personas para enviar al mismo tiempo. El secretario establece una plataforma de comunicación grupal que facilita el intercambio de ideas, información y emociones entre los miembros.
Cuarto, búsqueda de información
Además de los métodos comunes de búsqueda de información como Baidu, Google y Wenku, los siguientes métodos pueden ayudar a completar búsquedas más avanzadas.
1. Sea bueno en el uso de "tipo de archivo" para mejorar la calidad de la búsqueda. Los resultados de búsqueda generales son en su mayoría noticias basadas en la web. Si agrega "tipo de archivo: doc" en el modo de entrada en inglés después del contenido de la búsqueda, todos los resultados de la búsqueda serán documentos de Word que cumplan con las condiciones. De manera similar, si necesita hojas de trabajo o diapositivas, agregue "xls" o "PPT; agudo;".
2. Sea bueno en el uso de varias enciclopedias para aprender nuevos conocimientos en varios campos. Las enciclopedias de Internet gratuitas incluyen Wikipedia, la enciclopedia interactiva y la enciclopedia Baidu. Debido a que el contenido de esta enciclopedia basada en Internet se abre y actualiza muy rápidamente, obtener información de esta manera puede ampliar el conocimiento del secretario y comprender la información y los desarrollos más recientes.
3. Sea bueno en el uso de "documentos en línea" para obtener documentos prácticos. Estas plataformas para compartir documentos en línea cubren varios tipos de documentos de todos los ámbitos de la vida, incluidos documentos de oficina y documentos de solicitud. , integridad, profesionalismo y gran pertinencia.
4. Sea bueno en el uso de "Google Scholar" o la base de datos gratuita "e-journal" para obtener literatura profesional. La "búsqueda" también proporciona el número de citas. documento y la clasificación de los resultados de la búsqueda. Esta búsqueda ayuda al secretario a comprender la literatura académica y las tendencias de investigación más importantes en un campo determinado.
verbo (abreviatura de verbo) oficina móvil
Este es un modelo de oficina completamente nuevo donde las secretarias pueden manejar cualquier cosa relacionada con los negocios en cualquier momento y en cualquier lugar, eliminando así las limitaciones de tiempo y espacio.
1. Utilice computadoras portátiles y de red. A menudo tienen que asistir a reuniones y viajar con líderes, necesitan llevar consigo una computadora portátil para prepararse para reuniones, presentaciones, revisión de información y negocios relacionados.
Este modo es adecuado para reuniones, viajes de negocios de larga y corta distancia y requiere una interfaz eléctrica para uso a largo plazo.
2. Programas de clientes inteligentes que utilizan teléfonos móviles y redes de comunicación móviles. Con el desarrollo y la madurez de la tecnología de TI, los teléfonos inteligentes se han vuelto populares gradualmente y básicamente pueden realizar funciones como correos electrónicos de oficina, procesamiento de documentos, notificaciones y consultas de información. Con su portabilidad, velocidad rápida, funciones potentes y una interfaz hermosa y amigable. Se ha convertido en un buen asistente para secretarias.
Verbo intransitivo otros
1. Actualice la versión del software en tiempo real en lugar de quedarse con la versión anterior. Dado que el primero es más poderoso y amigable, es importante que también sea compatible con el segundo.
2. Realice copias de seguridad periódicamente de los documentos electrónicos importantes y editados con frecuencia. Dependiendo de la naturaleza del negocio, el ciclo de respaldo se puede dividir en mensual, semestral, etc. , o antes de un feriado o feriado legal.
3. Habilite métodos de entrada más amigables cuando sea apropiado. Los métodos de entrada basados en frases u oraciones, como Google Pinyin, Sogou Pinyin, etc., son mejores que los métodos de entrada basados en palabras u palabras, como "Smart ABC" y "Quanpin". El primero también tiene una función de memoria de entrada.
4. Utilice ocasionalmente algunas herramientas de software convenientes para manejar transacciones repentinas o periódicas. Por ejemplo, utilice el software "FinalData" para recuperar medios de almacenamiento dañados, como unidades USB, utilice el software "BatchRename" para modificar nombres de archivos por lotes y utilice el software OCR para completar la digitalización de documentos en papel.
5. Utilice el software "Gestión de horarios" y "Recordatorio de transacciones" para la gestión del tiempo diario. Actualmente teléfonos móviles, ordenadores, correos electrónicos, etc. Hay funciones similares disponibles.
Finalmente, crear un sistema operativo (estándar operativo) o un diagrama de flujo comercial básico del negocio principal, resumir la experiencia de informatización de los asuntos de la oficina y actualizarlo en tiempo real puede mejorar el nivel general de la oficina de la secretaria. .
Materiales de referencia:
[1] Lou Cequn, Zhu Hong, Wu Yang. Sobre el sistema de gestión de la información de las agencias gubernamentales [J]. Ciencia de la información, 2006 (4).
[2] Liu, Sun Gang. Investigación sobre la informatización de las oficinas de los departamentos gubernamentales de base de China [J].
(Afiliación del autor: Facultad de Economía y Gestión, Universidad Normal del Sur de China)