Incluso si no ves a la persona con la que estás hablando, trátala como si estuviera justo frente a ti. Ahora lo comparto contigo, espero que te pueda ayudar.
Tabúes al contestar el teléfono habilidades 1. Incorpora una sonrisa en tu voz
Aunque no veas a la persona con la que estás hablando, debes tratarla como si lo estuviera. justo frente a ti. Siempre están prestando atención a tu voz, incluido el tono y el estado de ánimo, y tú debes prestar toda tu atención a la llamada. Tu actitud debe ser educada y tu voz moderada, clara y suave. No grites ni tengas un tono de voz agudo al teléfono. Lo curioso es que, si quieres sonar bien por teléfono, intentas sonreír, pero él escucha tu voz como si estuvieras sonriendo. Quizás quieras probar este experimento. Es muy efectivo. La gente puede saber si estás feliz o preocupado a través de tu voz.
Tabúes al contestar el teléfono habilidades 2. Etiqueta telefónica en la oficina
1 Contestar el teléfono
En la oficina de una empresa multinacional, las llamadas entrantes deben estar en el segundo timbre El mensaje se contesta inmediatamente después de sonar. La empresa debe contestar el teléfono de manera muy formal. Después de dirigirse cortésmente a la persona, primero indique de manera proactiva el nombre de la empresa o departamento. Por ejemplo: "Hola, Compañía Yue Sai. ¿Puedo ayudarle?" Si es una secretaria, debe decir: "¡Hola! Esta es la oficina del Sr. Levante el teléfono y pregunte de inmediato: "¡Oye! ¿Estás buscando?"
Si no puedes dedicar un momento y el teléfono suena más de cuatro veces, primero debes disculparte con la otra parte cuando descuelgues el teléfono: "Lo siento. "Te he hecho esperar mucho tiempo."
Cuando la persona que llama explica a quién llama, no hay más de tres situaciones: primero, contesta el teléfono, segundo, es él; allí, pero no contesta el teléfono; tercero, no está en la oficina.
En el primer caso, diga: "Este soy yo, ¿quién es usted?".
En el segundo caso, la persona que llama dice: "Él está a su lado, por favor espere un momento". momento." ."
En la tercera situación, la persona que contestó la llamada dijo: "Lo siento, acaba de salir. ¿Necesitas dejar un mensaje?" "Aquí no" y colgar el teléfono. Si alguien necesita dejar un mensaje, debe indicar claramente su nombre, unidad, número de devolución de llamada y mensaje, pero debe ser conciso y conciso para ahorrar tiempo.
A menudo tengo que hacer llamadas de larga distancia desde Estados Unidos para encontrar amigos en China, pero debido a que sus colegas o familiares son groseros, no puedo dejar mensajes. Esto desperdicia mucho dinero y tiempo. y necesito llamar a la persona nuevamente. Es fácil dejar un mensaje a tu colega, no es difícil, y luego este pequeño esfuerzo ayuda a dos personas al mismo tiempo, ¿por qué no hacerlo?
Lo mejor es llamar cuando sea conveniente. para los demás, no sólo cuando te conviene. La conversación podría comenzar así:
"¿Es un buen momento para hablar contigo?" _____ También debes considerar si sería cómodo para la otra persona hablar contigo por teléfono durante un rato. período de tiempo prolongado.
Cuando desee finalizar una conversación telefónica, la persona que llama generalmente debe iniciarla y luego despedirse cortésmente, decir "adiós" y luego colgar el teléfono. No debe simplemente finalizar la conversación. llamada telefónica después de haber terminado de hablar.
Si la llamada se interrumpe por cualquier motivo, la persona que llamó primero deberá volver a llamar.
Si estás hablando con alguien en su oficina y de repente recibe una llamada de emergencia, debes preguntar: "¿Debería salir un minuto y él debería decir lo mismo cuando conteste el teléfono?". . : "Lo siento, tengo que contestar esta llamada."
Cuando estés hablando por teléfono, ten cuidado de no hacer demasiado ruido en el fondo. Si hay un televisor o una radio que hace demasiado ruido, intente bajarlo lo más bajo posible.
Cuando realizas una llamada de larga distancia para pedir ayuda y la otra persona no está cerca, debes elegir un horario adecuado para llamar. Lo mejor es no pedirle a la otra persona que te devuelva la llamada. porque la otra persona puede estar preocupada por la costosa factura del teléfono.
Si marca el número equivocado en el teléfono, debe decir: "Lo siento, marqué el número equivocado". Si recibe el número equivocado, debe decirle cortésmente a la otra parte que marcó el número equivocado. número y pídale que vuelva a marcar, no avergüence a la otra persona.
2 Etiqueta telefónica que debe tener una secretaria
Si contratas a una nueva secretaria, debes enseñarle a tu secretaria una buena etiqueta telefónica y poco a poco inculcarle todo lo esencial.
La primera es evitar que ella se involucre demasiado en tus llamadas telefónicas, dejándote con poco contacto directo con la persona que llama.
Para ello, como su jefe, deberías al menos facilitarle la siguiente lista:
Tus familiares más cercanos _____ familiares, amigos, médicos, profesores…aquellos que puedan contactar contigo de inmediato. En este tipo de llamada, la secretaria diría: "Sé que al jefe le encantaría hablar con usted de inmediato".
Sus clientes importantes ______ hablen con ellos si tiene tiempo. Si no hay tiempo en ese momento, la secretaria debe decir: "Sé que el jefe quiere contestar su llamada. Actualmente está atendiendo otra llamada de larga distancia. Cuando termine de atenderla, le pediré que le devuelva la llamada". "
La persona que no quieres contestar el teléfono ____ recibe este tipo de llamada y la secretaria le dice: "Lo siento, pero el jefe todavía está en una reunión y no tiene tiempo para contestar el teléfono, así que solo puedo sugerirle que diga lo que quiere decir. Escriba una carta y envíela a la oficina.
También dígale a la secretaria que no tenga a nadie en espera por más de 15 segundos, y si tiene que esperar más, pídale que le diga a la persona que llama que lo llamará en unos minutos. ¡Entonces asegúrese de hacerlo!
Además, enséñele a su secretaria cómo transferir llamadas a otras personas. En otras palabras, hazle saber más sobre la empresa y quién es responsable de qué, para que cuando no estés sepa transferir la llamada a otra persona que también sea capaz de resolver esos problemas.
3 Deja un buen mensaje telefónico
Cuando alguien te llama, lo educado es devolverle la llamada ese mismo día. Pero si no recibe una llamada, lo mejor es volver a llamar dentro de dos días. Si no puede devolver la llamada, debe pedirle a alguien que le devuelva la llamada en un plazo de dos días.
En la oficina, cada uno tiene diferentes horarios cuando va a trabajar, cuando sale del trabajo y cuando sale o sale en el medio. Cuando atiendes una llamada de un colega, debes dejar un. mensaje telefónico para el colega y anote el nombre y número de teléfono de la otra persona. Necesitamos ayudarnos unos a otros en este sentido. Es lo mismo en casa. Ya sea en la vida o en el trabajo, deberíamos pensar más en los demás.
Mucha gente ahora instala dispositivos de grabación en sus teléfonos. Encienda el dispositivo cuando esté fuera y podrá grabar los mensajes telefónicos entrantes. Al grabar tu propia voz, presta atención al tono de tus palabras y di: "Lo siento, ×× no está en casa ahora, por favor deja un mensaje".
Cuando escuches el mensaje, Debes decir directamente que deseas mantener la información. Al dejar un mensaje, lo más importante es decir su nombre claramente y decir lentamente el número para devolver la llamada y el mensaje conciso. Es mejor repetir el número de teléfono lentamente.
4 Presta atención a la diferencia horaria
En mi casa, en Estados Unidos, a veces atiendo llamadas de larga distancia a las 5 de la mañana, lo cual es realmente de mala educación. Preste especial atención a la diferencia horaria al realizar llamadas de larga distancia internacional.
Si realmente necesitas hacer una llamada en medio de la noche, puedes verificar si tu compañía telefónica local tiene un dispositivo de llamada en espera para avisar a otros si alguien está llamando.
Selección de hora, incluyendo elegir la hora a llamar y la duración de la conversación telefónica. Salvo asuntos urgentes o acuerdos previos, generalmente no llamar antes de las 7:00 de la mañana ni después de las 10:30 de la noche, para no afectar el descanso de los demás. Al mismo tiempo, también debe prestar atención a las diferencias horarias en los distintos países y regiones. Por ejemplo, en Estados Unidos hay una diferencia horaria de 3 horas entre la costa este y la costa oeste. Hay una diferencia de 8 horas entre Hawaii y la costa este.
5 No “hables por teléfono”
Cuando estés en una emergencia y la otra parte esté siempre en primera línea, definitivamente estarás ansioso. Sin embargo, ¿alguna vez te has quedado atascado al teléfono? Al realizar una llamada telefónica, evita charlar interminablemente, sin centrarte en los puntos clave, o hablar interminablemente. En lugar de ello, sé conciso y directo para ahorrar tiempo.
La duración de una conversación telefónica viene determinada por el contenido de la conversación: más cosas serán más largas, menos cosas serán más cortas. Si la llamada no es una cita y el tiempo es de más de 5 minutos, primero debe indicar la esencia de la llamada y preguntarle a la otra parte si es apropiado que usted hable ahora; si le resulta inconveniente, pregúntele a la otra parte; para concertar una cita en otro momento.
A veces la persona que llama es demasiado prolija y no quieres perder tiempo hablando con ella de forma aburrida. Puedes decirle educadamente: “No quiero ocupar demasiado de ti. Hablaré contigo más tarde.” Habla, ¿vale?”
Tabúes al contestar el teléfono 3. Etiqueta telefónica en casa
Siempre llevo un bolígrafo y una pequeña. cuaderno al lado del teléfono en casa para registrar llamadas entrantes asuntos importantes. Esto debe prepararse con antelación.
Porque estas cosas se pueden encontrar en todas partes de la oficina y, a veces, es necesario encontrarlas en casa, lo que hace que la gente espere mucho tiempo.
También debes contestar el teléfono de tu casa inmediatamente después de que suene.
Cuando estés hablando por teléfono, sé consciente del ruido que te rodea. El sonido de tu televisor y estéreo suena fuerte a través del micrófono de la otra persona; el sonido de masticar comida en tu boca suena como una tormenta; y si masticas chicle y haces un crujido, suena como el disparo de una ametralladora.
Algunas personas hablan por teléfono mientras hacen otras cosas, o charlan y ríen con las personas que tienen al lado mientras hablan. Esto es de mala educación, así que si quieres comer y hablar al mismo tiempo, sélo. Asegúrate de disculparte primero y decir: "¿Te importa? Lo siento, estoy comiendo".