La carta es adecuada para el trabajo de consulta entre agencias sin afiliación, haciendo y respondiendo preguntas, solicitando aprobación y respondiendo a asuntos de aprobación.
La carta tiene una amplia gama de usos y se utiliza con frecuencia. Puede describirse como un "arma ligera" en documentos oficiales. En concreto, el objeto de las cartas incluye principalmente cuatro aspectos:
1. Correspondencia oficial entre agencias del mismo nivel o unidades no afiliadas a la agencia.
2. Solicitar la aprobación de asuntos relevantes a autoridades comerciales no afiliadas.
3. Contestación del departamento comercial competente a las solicitudes de instrucciones de organismos no afiliados.
4. Contacto entre agencias gubernamentales e individuos, como responder cartas de las masas.
2. Características de las letras
1. El uso de letras no está restringido por nivel o tamaño de unidad. Las unidades que envían y reciben cartas están relacionadas entre sí en igualdad de condiciones. Las cartas del Consejo de Estado se utilizan ampliamente a organizaciones de base, empresas, instituciones y grupos sociales.
2. La escritura es multidireccional. Las letras pueden subir o bajar, pero en su mayoría son paralelas.
3. Humildad en el lenguaje. No importa qué tipo de carta sea, el lenguaje debe ser cortés y respetuoso, y esforzarse por obtener una mayor comprensión y apoyo de la otra parte. Las cartas son documentos oficiales que prestan mayor atención al uso del vocabulario chino clásico. Las cartas son el lenguaje más literario entre los documentos oficiales.
En tercer lugar, tipos de cartas
1. Cartas de negociación, que son cartas entre instituciones no afiliadas para discutir asuntos relacionados con el trabajo y el contacto, como negociaciones de personal, contactos de inspección y estudio. etc.
2. Las cartas de consulta y las cartas de respuesta son cartas entre agencias que no están afiliadas entre sí preguntándose y respondiéndose entre sí sobre temas específicos. Las cartas de consulta y las cartas de respuesta en realidad se pueden dividir en "cartas de consulta" y "cartas de respuesta". Algunas preguntas poco claras se plantean a agencias y departamentos pertinentes. Las preguntas planteadas por agencias y departamentos se explican en cartas de consulta y se responden en cartas de respuesta. La mayoría de las cartas de consulta y respuesta tratan de preguntas más que de tareas específicas.
3. Carta de aprobación. Es decir, se utiliza para solicitudes de instrucciones y respuestas sobre cuestiones de aprobación entre agencias no afiliadas. De hecho, la carta de aprobación se puede dividir en "carta de aprobación" y "carta de aprobación". La carta de aprobación se utiliza para solicitar asuntos de aprobación de departamentos no afiliados, y la carta de aprobación se usa para responder a departamentos no afiliados sobre asuntos de aprobación.
4. Carta de notificación, es decir, una carta informando a las agencias no afiliadas sobre asuntos relevantes.
Lo anterior es una clasificación de las cartas en función de su contenido y finalidad. Si se clasifican según el formato del texto, las cartas se pueden dividir en cartas formales y cartas informales. Si se clasifican según la dirección de escritura, las cartas se pueden dividir en cartas salientes y cartas de respuesta.
Cuarto, la estructura y redacción de la carta
(1) Título
El título de la carta generalmente consta de la autoridad emisora, el motivo y el idioma. A veces también puede consistir únicamente en motivos y composición lingüística.
(2) Texto
1. Razones, antecedentes y fundamentos para escribir.
Por lo general, el inicio o explicación de la carta se basa en el espíritu de las correspondientes instrucciones del superior, o en una breve descripción de las necesidades, dudas y dificultades reales de la región y unidad.
Al comienzo de la respuesta, se citará el título y el número de documento de la comunicación de la otra parte. Algunas respuestas también describirán brevemente el tema de la carta, que es básicamente el mismo que el método de redacción. la respuesta. Luego, algunas respuestas conducen a las cuestiones principales, es decir, opiniones de respuesta, utilizando el siguiente lenguaje.
2. Anotar asuntos que requieran discusión, consulta, respuesta, contacto, solicitud de instrucciones o respuesta a aprobaciones y notificaciones.
Las cartas, cartas y respuestas son generalmente relativamente sencillas y pueden combinarse con motivos para escribir. Si los asuntos son más complejos, deberán escribirse por separado.
13. Los diferentes tipos de cartas tienen conclusiones diferentes. Si sólo escribe para informar a la otra parte del asunto pero no recibe respuesta de la otra parte, la conclusión suele ser "Por la presente le informo" y "Por la presente le envío esta carta". Si necesita que la otra parte responda, utilice palabras como "Espero responder", "Espero responder inmediatamente", etc. Incluya "Por favor, apruebe" y "Espero que esto ayude" en su carta.
En quinto lugar, preste atención a las cuestiones
1. Preste atención a la diferencia entre aprobación y solicitud de instrucciones. Quienes tienen afiliaciones deben pedir instrucciones a sus superiores y quienes sí las tienen. ninguna afiliación debe solicitar instrucciones al departamento de supervisión empresarial sobre asuntos relevantes. La autoridad competente responde a la solicitud de aprobación con una carta de aprobación.
2. Vaya directo al grano y vaya al grano. Ya sea que esté escribiendo una carta o respondiendo a una carta, no se ande con rodeos y evite las palabras vacías, los clichés y los comentarios vacíos.
3. Un artículo y una carta, concisos y claros.
4. El lenguaje debe ser estandarizado, apropiado y reflejar las características lingüísticas de la carta.
Al enviar cartas, debe utilizar un lenguaje tranquilo, educado y sincero, ser respetuoso y humilde con las autoridades competentes, ser amable con las unidades subordinadas y ser amigable con las unidades paralelas y sin afiliación. Evite el uso de lenguaje contundente e imperativo. Al responder, tu actitud debe ser clara y tu lenguaje preciso para evitar ambigüedades e incertidumbres.
Carta sobre la negociación para confiar al personal de secretaría relacionado con el extranjero la capacitación
Se informa que las secretarias recién contratadas de nuestra empresa del grupo carecen de conocimientos profesionales sobre secretarias relacionadas con el extranjero, y su Es urgente mejorar la calidad profesional. Se informa que su instituto llevará a cabo una clase de capacitación de secretaría relacionada con el extranjero en septiembre de este año para enseñar sistemáticamente negocios de secretaría relacionados con el extranjero, etiqueta de relaciones públicas, redacción práctica de documentos oficiales y otros cursos. Este programa de formación proporciona una rara oportunidad de formación en el puesto de trabajo para los nuevos secretarios de Asuntos Exteriores de la empresa de nuestro grupo. Para mejorar la calidad profesional de los secretarios extranjeros en la empresa de nuestro grupo lo antes posible, planeamos seleccionar 8 secretarios en el trabajo para estudiar con esta clase y confiarle a su instituto que se encargue de ello en nuestro nombre.
Con su permiso, me gustaría saber de usted.