Generalmente, las instituciones administrativas necesitan una tarjeta de registro de la escuela para recibir los archivos de los estudiantes, por lo que si un empleado no tiene una tarjeta de registro, la institución administrativa puede no aceptar archivos de los estudiantes.
Las tarjetas de registro son impresas uniformemente por el Ministerio de Educación y emitidas por el Centro de Orientación Laboral de los colegios y universidades ordinarios de cada provincia (región autónoma, municipio directamente dependiente del Gobierno Central). Se divide en dos tipos: “Tarjeta Nacional de Registro de Empleo para Graduados Universitarios” y “Tarjeta Nacional de Registro de Graduados”.
El certificado de registro es prueba de que el empleador ha establecido relaciones con la oficina de seguridad pública local y ha recibido expedientes de los graduados.
Los graduados entregan el certificado de registro al empleador. La fecha que figura en él es el momento en que el empleador comienza a calcular la antigüedad de los graduados, lo cual es importante para el seguro de jubilación y pensión.