¿Qué es la oficina sin papel y cómo conseguirlo?
El medio para que las empresas implementen la oficina sin papel es un conjunto de software de automatización de oficina OA.
¿Qué es la oficina sin papel?
La oficina sin papel se refiere al uso de tecnología de red moderna para el trabajo de oficina. Las principales herramientas multimedia son las modernas herramientas de oficina, como las computadoras, que pueden realizar diversos procesos comerciales y de transacciones sin papel ni bolígrafo. Actualmente, las empresas utilizan máquinas de fax tradicionales para enviar faxes. El papel, la tinta, las facturas de electricidad, las tarifas de mantenimiento de las máquinas, el tiempo de los empleados, etc. son todos costos y gastos de la empresa que están progresando, son innovadores y están en línea con la tendencia. La corriente principal de la sociedad y su uso es sencillo. El sistema de gestión de faxes en papel se ha convertido en una tendencia social.
La oficina sin papel realiza la gestión integrada del flujo de trabajo, el flujo de información y el flujo de conocimiento a través de la integración de circuito cerrado de varios elementos de la oficina, y proporciona una plataforma de oficina de información científica, abierta y avanzada para realizar el trabajo de oficina. trabajar de forma remota o desde casa.
La oficina sin papel libera a las personas del trabajo tedioso, desordenado y de bajo nivel para dedicarse a asuntos centrales. Mejora la eficiencia general de la unidad y la controlabilidad de la información, reduce los costos de oficina y mejora la fuerza de ejecución. para mejorar la gestión. A través de la construcción de información, se llevan a cabo el comercio electrónico y el gobierno electrónico para mejorar rápidamente la competitividad central.
Para que la oficina sin papel se haga realidad es muy importante cambiar los conceptos y hábitos de las personas. En los conceptos tradicionales de la gente, "la escritura en blanco y negro sobre papel" tiene cierto grado de autoridad y es auténtica y creíble. Los líderes también pueden circular o hacer comentarios directamente sobre el papel. Es más fácil para las personas relajarse cuando leen cosas en papel y no están limitadas por el tiempo ni el lugar. Las cosas escritas son fáciles de llevar. Además, el papel tiene ventajas obvias: en comparación con las pantallas de computadora, podemos ver el contenido impreso o escrito en papel con mayor claridad incluso en condiciones de poca iluminación, y también podemos imprimir fácilmente en papel. Los documentos escritos a mano con el mismo contenido pueden mostrar más información que los correos electrónicos o los disquetes, y el lenguaje corporal se revela a través de la escritura, se pueden sentir las emociones, la personalidad, los logros culturales y otros aspectos de la información de la otra persona.
Esta es solo la idea de algunas personas que sienten nostalgia por el papel, pero la conveniencia que brinda la informatización es cada vez mayor, lo que no tiene comparación con la forma original de usar el papel. Por ejemplo: las ventajas de compartir información le permiten trabajar sin importar dónde se encuentre, siempre que esté conectado a Internet. Las oficinas en línea han sido reconocidas por la gente. Especialmente cuando se implementa un sistema de automatización de oficinas a través de ASP, no es necesario instalar software de aplicación complejo en la red interna de la empresa. Sólo necesita obtener el nombre de usuario y la contraseña correspondientes del proveedor de servicios ASP y asignarlos a sus empleados. Uso de personas y funciones en la oficina de la red. También existe un sistema ofimático de tercera generación que, basado en la segunda generación, proporciona conocimiento relevante en todos los aspectos del procesamiento, asegurando que cada usuario pueda aprender de los expertos y del conocimiento existente de la empresa en cualquier momento y lugar según sea necesario, de modo que que El estado de los empleados en el sistema de automatización de oficinas cambia de pasivo a activo, mejorando así en gran medida la innovación y adaptabilidad general de las empresas e instituciones en el proceso de mejorar la capacidad creativa de cada empleado. ;