¿Cuál es el trabajo específico del control de archivos? El procedimiento de control de documentos 1 está diseñado para controlar los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad de la organización y garantizar que los documentos utilizados en las ubicaciones relevantes sean versiones válidas. El alcance 2 se aplica al control de documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad. 3 Responsabilidades 3.1 El gerente general es responsable de aprobar la publicación del manual de calidad. 3.2 El representante de la dirección es responsable de revisar el manual de calidad. 3.3 Cada departamento es responsable de la preparación, uso y conservación de los documentos relevantes. 3.4 El Departamento de Calidad es responsable de organizar revisiones periódicas de los documentos del sistema existente. 3.5 Los empleados de datos de cada departamento son responsables de la recopilación, organización y archivo de los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad del departamento. 4 Procedimientos 4.1 Clasificación y almacenamiento de documentos 4.1.1 El manual de calidad (incluidos todos los documentos de procedimientos de control de procesos) es archivado y conservado por el Departamento de Control de Calidad. 4.1.2 Los documentos secundarios del sistema de gestión de la calidad de la empresa se dividen en dos categorías: a) manual de trabajo del departamento, que son las reglas generales de implementación para el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad de cada departamento, incluidas las normas de gestión (sistema de gestión del departamento); estándares (sistema de responsabilidad laboral y requisitos laborales, etc.); estándares técnicos (estándares nacionales, estándares industriales, estándares empresariales e instrucciones de trabajo, especificaciones de inspección, etc.); , conservados por los departamentos pertinentes y entregados al departamento de gestión de calidad para su archivo; b) Otros documentos de calidad: pueden ser planes de calidad, documentos de resultados de diseño u otras normas y especificaciones preparadas para productos, proyectos o contratos específicos. debe ser adecuado para sus actividades únicas y ser conservado y utilizado por los departamentos comerciales correspondientes. 4.1.3 La oficina conserva los documentos de gestión a nivel de la empresa, como varios sistemas de gestión administrativa y algunos documentos de gestión externos, incluidas las políticas y regulaciones relacionadas con el sistema de gestión de calidad. 4.2 Número de documento 4.2.1 Documentos del sistema de gestión de calidad a) Manual de calidad: Código de razón social - ZS - número de versión Cada capítulo del manual se distingue por un número de capítulo. Por ejemplo: ╳╳—ZS—01, que es la versión 1 del manual de calidad de la empresa. b) Registro de calidad: el código del departamento funcional principal en el manual de calidad - el número de capítulo del documento - el número de registro, por ejemplo: ZG-5.6-01, que representa el 1 archivo de registro de calidad del departamento de gestión de calidad en la gestión Revisar el procedimiento de control en el Capítulo 5.6 del manual de calidad. c) Otros documentos de calidad de cada departamento: código de departamento-número de serie del documento-número de año, como YX-05-2000, indicando el Documento No. 5 emitido por el Departamento de Comercialización en el año 2000. d) La numeración de los documentos de diseño y proceso deberá cumplir con el “Reglamento sobre Gestión de Documentos de Diseño y Proceso”. 4.2.2 Los códigos de cada departamento son los siguientes: Departamento de marketing: YX; Departamento de control de calidad: ZG; Departamento de desarrollo: Departamento de personal de GY; RS. 4.3 La preparación, revisión, aprobación y emisión de documentos debe aprobarse antes de su publicación para garantizar la idoneidad de los documentos: a) El manual de calidad es preparado por el departamento de control de calidad, revisado por representantes de la gerencia, reportado al gerente general para su aprobación y emisión y emisión por el departamento de control de calidad Registro y distribución b) Los manuales de trabajo de cada departamento son compilados y resumidos por los gerentes de cada departamento, revisados ​​por representantes de la gerencia y reportados al gerente general para su aprobación; es responsable del registro y la distribución; debe garantizarse que las versiones aplicables de los documentos pertinentes estén disponibles en todos los lugares donde se utilicen los documentos; Se deberán cumplimentar los registros de emisión y reciclaje de documentos. 4.4 Estado controlado de los archivos Los archivos se dividen en dos categorías: "controlados" y "no controlados". Todos los documentos estrechamente relacionados con el funcionamiento del sistema de calidad deben ser controlados y luego implementados por los departamentos correspondientes de acuerdo con la normativa. Todos los documentos controlados deben llevar un sello que indique su estado controlado en la esquina superior derecha de la cubierta del documento y se debe anotar el número de distribución. 4.5 Cambios de documentos a) El Departamento de Control de Calidad es responsable de cambiar el manual de calidad. Complete la "Solicitud de cambio de documento", revísela con el representante de la gerencia y envíela al gerente general para su aprobación antes de que sea modificada y publicada por el director. Departamento de Control de Calidad. El Departamento de Control de Calidad debe mantener registros de los cambios de documentos. b) Para modificaciones de columnas en otros documentos, el departamento competente correspondiente deberá completar el "Formulario de Solicitud de Modificación de Documento" y, después de la aprobación del departamento de aprobación original, el personal designado de cada correspondiente; El departamento lo modificará, emitirá y eliminará. Si se designan otros departamentos para su aprobación, el departamento debe obtener los antecedentes pertinentes necesarios para la aprobación. c) Todos los documentos originales modificados deben ser retirados por el departamento competente correspondiente para garantizar la singularidad de los documentos válidos; 4.6 Recogida de documentos a) Los usuarios de los documentos deberán cumplimentar el “Registro de Emisión y Recuperación de Documentos”, y la recogida sólo podrá ser aprobada por el responsable del departamento competente correspondiente. b) El número de emisión de los documentos nuevos que se reutilizan debido a daños permanece sin cambios, y los documentos antiguos correspondientes que se reciclan debido a pérdidas deben recibir un nuevo número de distribución, y se debe tener en cuenta que el número de distribución de; el documento perdido no es válido; el departamento emisor Se deben conservar los registros de emisión y recepción correspondientes.