La gestión de proyectos consiste en realizar trabajos sobre personas, productos, procesos y proyectos con el fin de garantizar que el proyecto de trabajo se pueda completar con éxito de acuerdo con los requisitos, costos, cronogramas y actividades de gestión predeterminados. En la actualidad, las empresas nacionales prestan cada vez más atención al nivel y los métodos de gestión de proyectos, ¡y el software de gestión de proyectos adecuado juega un papel extremadamente importante en ello! Hay dos categorías principales: software de gestión de proyectos de ingeniería y software de gestión de proyectos que no son de ingeniería. Con la aparición de las microcomputadoras y la mejora de la velocidad de computación, la tecnología de gestión de proyectos también mostró una tendencia de prosperidad y desarrollo después de la década de 1980, y comenzó a aparecer el software de gestión de proyectos. Para la gestión de proyectos a gran escala, sin soporte de software, es bastante difícil completar manualmente la formulación de tareas del proyecto, realizar un seguimiento del progreso del proyecto, la gestión de recursos y el presupuesto de costos. Se puede decir que el desarrollo de la tecnología informática ha jugado un papel decisivo en la aplicación profunda de la gestión de proyectos. Según los diferentes objetos de gestión, el software de gestión de proyectos se puede dividir en: ① gestión de progreso; ② gestión de contratos; ④ gestión de inversiones y otro software; Según los diferentes niveles de implementación de funciones como mejorar la eficiencia de la gestión y lograr el intercambio de datos/información, se puede dividir en: ① Implementar uno o más métodos de gestión de proyectos, como gestión del progreso, gestión de calidad, gestión de contratos y gestión de costos. , O su combinación, etc.; ② Tiene funciones de análisis, predicción y alerta temprana en gestión de progreso, gestión de costos, gestión de riesgos, etc. ③ Realiza la creación de redes y virtualización de la gestión de proyectos y realiza software de gestión de proyectos basado en la web; e incluso software o sistema de información de gestión de proyectos a nivel empresarial, el sistema de información de gestión de proyectos de nivel empresarial facilita el trabajo colaborativo de la gestión de proyectos, la gestión dinámica de datos/información en tiempo real y admite el soporte en línea para el trabajo de gestión de proyectos de varias bibliotecas de información relacionadas. a la gestión empresarial/de proyectos. El software de gestión de proyectos extranjeros incluye: P3 de Primavera Company, Artemis Viewer de Artemis Company, Open WorkBench de NIKU Company, OpenPlan de Welcom Company y otros tipos de software. Los precios del software de gestión de proyectos también varían mucho, desde decenas de miles hasta cientos de miles de yuanes. . El precio del software adecuado para proyectos pequeños y medianos es generalmente de sólo decenas de miles de yuanes, mientras que el precio del software adecuado para proyectos grandes y complejos es de cientos de miles a varios millones de yuanes. Funciones del software de gestión de proyectos
Control de costes y presupuesto
La mayoría de los sistemas de software de gestión de proyectos se pueden utilizar para obtener información relevante sobre diversas actividades y recursos del proyecto. El salario del personal se puede calcular por horas, horas extras o por única vez, y también se puede especificar la fecha de vencimiento de pago para las materias primas, se pueden determinar los costos únicos o continuos para varios materiales, se pueden determinar los códigos contables y presupuestarios correspondientes; ser configurado. Además, se pueden utilizar fórmulas definidas por el usuario para ejecutar funciones de costos. La mayoría de los programas de software utilizan esta información para ayudar a calcular los costos del proyecto y realizar un seguimiento de los gastos durante el proyecto. Durante el proceso del proyecto, el costo real y el costo presupuestado de un solo recurso, recurso del equipo o de todo el proyecto se pueden comparar y analizar en cualquier momento. Esta información debe usarse en la planificación y la generación de informes. La mayoría de los programas de software pueden mostrar e imprimir el coste de cada tarea, cada recurso (personas, máquinas, etc.) o el proyecto completo en cualquier momento.
Calendario
El programa de cronograma se utiliza principalmente para determinar el tiempo de trabajo de cada recurso individual o grupo de recursos en el proyecto. Estos cronogramas se pueden utilizar para calcular el cronograma del proyecto. La mayoría del software del sistema establece un valor predeterminado para el horario laboral básico, como de lunes a viernes, de 8 a. m. a 5 p. m., con una hora para el almuerzo en el medio. Este cronograma se puede modificar para cada recurso individual o grupo de recursos. Por ejemplo: modificar la hora de inicio y finalización, ingresar los días festivos de la empresa según el tiempo no laborable, ingresar varios turnos (día, noche), incluidos los días festivos y las unidades de cantidad (horas, días, semanas). Estos cronogramas se utilizan al informar el progreso del trabajo y, a menudo, se pueden imprimir por día, semana o mes para cada recurso individual, o el cronograma de todo el proyecto en un cronograma completo, posiblemente del tamaño de una pared.
Correo electrónico
Una característica única de algunos programas de software de gestión de proyectos es la capacidad de enviar información del proyecto por correo electrónico. Esta función permite a los usuarios obtener información directamente desde el correo electrónico sin tener que utilizar una impresora o una pantalla.
A través del correo electrónico, los miembros del equipo del proyecto pueden conocer cambios importantes, como el último plan o cronograma del proyecto, comprender el estado actual del trabajo del proyecto y también pueden emitir varios formularios comerciales.
Gráficos
Para proyectos con una gran cantidad de actividades, producir manualmente un diagrama de Gantt o un diagrama de red, o modificar manualmente el dibujo, es un trabajo extremadamente tedioso y propenso a errores. Una de las características más destacadas del software de gestión de proyectos actual es la capacidad de crear fácil y rápidamente varios gráficos, incluidos diagramas de Gantt y diagramas de red, basados en los datos más recientes. Con un plan de referencia implementado, cualquier cambio se puede ingresar fácilmente en el sistema y los gráficos reflejarán los cambios automáticamente. El software de gestión de proyectos puede conectar tareas en un diagrama de Gantt para mostrar el flujo de trabajo. En particular, los usuarios pueden alternar la visualización entre diagramas de Gantt y diagramas de red con un solo comando. Además, los gráficos y tablas suelen tener las siguientes funciones para que las utilicen los usuarios: Realizar operaciones interactivas y procesamiento de tareas y relaciones. Por ejemplo, conecte tareas mediante diagramas, cambie las relaciones de prioridad o cambie la duración de la actividad ampliando la función de visualización de persistencia de la actividad. Personalice formatos como el tamaño de los gráficos, títulos, colores, fuentes y diseño de archivos. Mostrar una tabla de comparación de referencia para tareas o costos. Resalte la ruta crítica y muestre los retrasos en cualquier actividad. Ampliar o reducir la imagen mostrada.
Transporte de datos hacia adentro y hacia afuera
Muchos paquetes de software de gestión de proyectos permiten a los usuarios obtener información de otras aplicaciones, como programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos. El proceso de ingresar información en el software de gestión de proyectos se llama importación. Por ejemplo, puede transferir información de una hoja de cálculo sólo cuando sea necesario, en lugar de volver a escribir la información de costos de la hoja de cálculo para personas o máquinas en un programa de software de gestión de proyectos, lo que podría crear entradas conflictivas o información incorrecta. Del mismo modo, a menudo es necesario introducir cierta información de su software de gestión de proyectos en estas aplicaciones. El proceso de envío de información se llama implementación. Por ejemplo, un informe de programación de un contratista en particular podría exportarse a un archivo de notas de procesamiento de textos. La mayoría de los programas de software de gestión de proyectos permiten la transferencia de archivos de información en código ASCII estándar desde el Portapapeles de Windows a la base de datos SQL, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, cliente/servidor OLE, cliente/servidor DDE y algunos otros sistemas.
Manejo de múltiples proyectos y subproyectos
Algunos proyectos son lo suficientemente grandes como para dividirlos en conjuntos de tareas o subproyectos más pequeños. Otra situación es cuando un director de proyectos experimentado gestiona varios proyectos al mismo tiempo y los miembros del equipo también trabajan en varios proyectos al mismo tiempo, dividiendo su tiempo de trabajo entre varios proyectos. En este caso, la mayoría de los programas de software de gestión de proyectos pueden ayudar. A menudo pueden almacenar varios proyectos en archivos diferentes, que están vinculados entre sí. El software de gestión de proyectos también puede almacenar varios proyectos en el mismo archivo, manejar cientos o incluso miles de proyectos al mismo tiempo y dibujar diagramas de Gantt y diagramas de red.
Producción de informes
Cuando se aplican por primera vez los paquetes de software de gestión de proyectos, generalmente solo hay unos pocos informes, generalmente listas que resumen cronogramas, recursos o presupuestos. Hoy en día, la mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos tienen capacidades de generación de informes muy amplias. A continuación se enumeran algunos contenidos del informe que se pueden producir: Informe completo del proyecto. .Informe sobre las principales etapas (hitos) del proyecto. Información diversa dentro de un período de tiempo determinado, como tareas completadas y en curso durante este período, así como tareas que están listas para iniciarse. Estados financieros que muestran información completa que incluye todas las tareas, el presupuesto general del proyecto, los excedentes, los costos presupuestados acumulados, los costos reales y los compromisos. Informe de criterios del sistema de control de costes/cronogramas (c/scsc). El Departamento de Defensa de EE. UU. suele exigir este informe cuando realiza proyectos de defensa. Realizar informes de asignación de recursos para varios o un grupo de recursos del proyecto. Informes estándar personalizados, informes cruzados y tablas de comparación de puntos de referencia variables.
Gestión de recursos
El software de gestión de proyectos actual tiene una lista de recursos que enumera los nombres de varios recursos, el límite de tiempo de utilización de los recursos, los estándares de los recursos y las tasas de obsolescencia, y el método y las ganancias de los recursos. descripción del texto. A cada recurso se le puede asignar un código y un cronograma de planificación personal de un miembro.
Coloque restricciones a cada recurso, como la cantidad de tiempo que se puede utilizar. Los usuarios pueden asignar recursos por porcentaje a las tareas, establecer estándares de prioridad para la asignación de recursos, asignar recursos individuales a la misma tarea y mantener notas y descripciones para cada recurso. El sistema puede resaltar y ayudar a corregir configuraciones irrazonables, ajustar y suavizar las asignaciones de recursos. La mayoría de los paquetes pueden manejar miles de recursos para un proyecto.
Planificación
En todos los paquetes de software de gestión de proyectos, los usuarios pueden definir las actividades que deben llevarse a cabo. Así como el software normalmente mantiene una lista de recursos, también puede mantener una lista de actividades o tareas. Para cada tarea, los usuarios seleccionan un título, fechas de inicio y finalización, evaluación resumida y duración estimada (incluidas estimaciones optimistas, más probables y pesimistas basadas en varios estándares de tiempo) y aclaran la relación de secuencia con otras tareas y la persona a cargo. . Normalmente, los proyectos de software de gestión de proyectos tendrán miles de tareas relacionadas. Además, la mayoría de los programas pueden crear estructuras de análisis de puestos para ayudar en la planificación del trabajo.
Supervisión y seguimiento de proyectos
Una tarea básica de la gestión de proyectos es realizar un seguimiento y gestionar el progreso del trabajo, los costes reales y el consumo real de recursos. La mayoría de los paquetes de software de gestión de proyectos permiten a los usuarios determinar un plan de referencia y comparar el progreso y los costos reales con las partes correspondientes del plan de referencia. La mayoría de los sistemas pueden realizar un seguimiento de muchas actividades, como tareas en curso o completadas, costos asociados, tiempo invertido, fechas de inicio y finalización, fondos reales invertidos o gastados, recursos consumidos y duración, recursos y costos restantes. Los paquetes de software de gestión tienen muchos formatos de informes para estas características de proximidad y seguimiento.
Programación
En el trabajo real, la escala del proyecto suele ser relativamente grande y las actividades de programación manual son extremadamente complicadas. Los paquetes de software de gestión de proyectos brindan un amplio soporte para la programación del trabajo y, a menudo, están automatizados. La mayoría de los sistemas pueden producir diagramas de Gantt y diagramas de red basados en listas de tareas y recursos y toda la información relevante. Cualquier cambio en estas listas se reflejará automáticamente en el cronograma. Además, los usuarios pueden programar tareas recurrentes, priorizar tareas, revertir el cronograma (del último período al primer período), determinar turnos de trabajo, programar ocupación, programar tareas y determinar horas de inicio tarde o temprano, aclarar la fecha en que debe comenzar la tarea. o fin, o la fecha más temprana y más tardía.
Confidencial
Una característica relativamente nueva del software de gestión de proyectos es la seguridad. Algunos sistemas tienen contraseñas para el propio paquete de gestión de proyectos, archivos de proyectos individuales e información básica en los archivos del proyecto (como salarios).
Ordenar y filtrar
Al utilizar la clasificación, los usuarios pueden buscar información en cualquier orden, como tasas salariales de mayor a menor, nombres de recursos o nombres de tareas en orden alfabético. La mayoría de los programas tienen varias formas de ordenar (por ejemplo, por nombre, apellido, etc.). Las capacidades de filtrado ayudan a los usuarios a seleccionar recursos que cumplan con criterios específicos. Por ejemplo, algunas tareas requieren un recurso específico. Si el usuario desea obtener información sobre estas tareas, solo necesita indicarle al programa de software que ignore las tareas que no usan dichos recursos y solo muestre las tareas que los usan.
Análisis What-if
Una característica muy práctica del software de gestión de proyectos es el análisis What-if. Los usuarios pueden utilizar esta función para explorar los efectos de diversas situaciones. En algunos nodos de un determinado proyecto, los usuarios pueden preguntar al sistema: "¿Cuáles serán las consecuencias si se retrasa una semana?" El sistema calculará automáticamente el impacto del retraso en todo el proyecto y mostrará los resultados. Por ejemplo, si un proyecto de construcción quiere estudiar qué sucederá si la tasa de consumo de madera aumenta en un 15%, el contratista solo necesita ingresar este cambio en la computadora y se mostrarán todos los costos relacionados. Casi todas las variables de un proyecto (personas, salarios, costos) se pueden probar para ver el impacto de situaciones específicas. Este análisis permite a los gerentes de proyecto controlar mejor los diversos riesgos asociados con el proyecto. Sistema de gestión de proyectos de Lema Engineering/Sistema de gestión de proyectos Jiewei iMIS ¡GTimeSheet es un sistema de gestión de proyectos que se utiliza principalmente para la gestión de horas de trabajo!
Edite este párrafo para seleccionar los criterios para el software de gestión de proyectos
Aunque Usar software de gestión de proyectos tiene muchos beneficios, pero también hay algunas cosas a las que debes prestar atención al usarlo y tratar de evitar algunos de los errores.
Adictos a los programas de software
A veces, algunos directores de proyectos se vuelven adictos al software de gestión de proyectos.
Un director de proyecto puede dedicar mucho tiempo al software, jugueteando con los informes y funciones, dejando atrás la parte más importante del artefacto: las personas.
Ilusión de seguridad
El software de gestión de proyectos a veces puede dar a los directores de proyectos una falsa sensación de seguridad. Principalmente de varias maneras: en primer lugar, los directores de proyectos creerán que los proyectos se gestionarán mejor gracias a un software potente. En segundo lugar, si el proyecto se desvía del plan, el director del proyecto creerá que el software tiene una manera de volver a encarrilar el proyecto. En tercer lugar, si el software se utiliza incorrectamente, puede demostrar que el proyecto va bien, pero no es así. No basta con que el software demuestre que todo va bien.
Sobrecarga de información
El software de gestión de proyectos proporciona numerosas funciones y grandes cantidades de información. A veces, unas cifras terribles pueden provocar situaciones peligrosas. Sólo se debe utilizar software con la funcionalidad adecuada. Los directores de proyecto deben moderarse y evitar el uso de ciertas funciones que generan más informes y datos que no contribuirán a la finalización exitosa del proyecto.
Curva de aprendizaje
Se necesita algo de tiempo para dominar el uso de un paquete de gestión de proyectos. El tiempo requerido variará según las circunstancias y experiencias individuales. Para aquellos que actualmente no utilizan computadoras ni software empresarial, habrá una curva de aprendizaje muy significativa. Sin embargo, en los últimos años, a medida que el software se ha vuelto más fácil de usar, el tiempo de aprendizaje y capacitación necesario para dominar las aplicaciones de software se ha acortado considerablemente.
Dependencia excesiva del software
A medida que la aplicación del software de gestión de proyectos se vuelve más fácil e interesante, y el software proporciona una gran cantidad de características atractivas, los gerentes de proyectos comienzan a confiar demasiado en el software. Las personas que carecen de conocimientos básicos de gestión de proyectos a veces utilizan software sin conocer su verdadero propósito. Sin una comprensión de los conceptos básicos de la gestión de proyectos, el software es de poca utilidad. En términos sencillos, el software de gestión de proyectos es sólo una herramienta que le ayuda a trabajar de forma más eficiente y eficaz. El software por sí solo no puede gestionar proyectos. Cuando lleva a cabo la gestión de proyectos, debe confiar en sus propias habilidades y las de su equipo.
Edite este párrafo Criterios de selección del software de gestión de proyectos
Los siguientes son algunos factores que se deben considerar al comprar un paquete de software de gestión de proyectos. Dependiendo de sus necesidades personales, algunos de los factores siguientes pueden ser más o menos importantes para usted que otros. 1． Capacidad: esto considera principalmente si el sistema puede manejar la cantidad de proyectos que espera realizar, la cantidad de recursos que espera requerir y la cantidad de proyectos que espera administrar simultáneamente. 2． Funciones de documentación y ayuda en línea La calidad de la documentación y las funciones de ayuda en línea varía ampliamente entre los paquetes de software de gestión de proyectos. Considere principalmente la legibilidad del manual de usuario, la expresión lógica de los conceptos en el manual de usuario, el nivel de detalle en el manual y la ayuda en línea, la cantidad y calidad de los ejemplos y el nivel de explicación del rendimiento avanzado. 3． Facilidad de operación Esto suele ser importante independientemente del paquete de software elegido. Considere principalmente el efecto de "visualización" y "sensación" del sistema, la estructura del menú, las teclas de acceso directo disponibles, la pantalla en color, la capacidad de información que se muestra cada vez, la facilidad de entrada de datos, la facilidad de modificación de los datos actuales y la facilidad de elaboración de informes. la calidad de las impresiones, la coherencia de las visualizaciones en pantalla y la facilidad para familiarizarse con las operaciones del sistema. 4. Funciones disponibles Asegúrese de considerar si el sistema tiene las diversas funciones requeridas por la organización del proyecto. Por ejemplo, ¿el programa incluye una estructura de análisis del trabajo, así como diagramas de Gantt y diagramas de red? ¿Qué pasa con la nivelación de recursos o los algoritmos de nivelación? ¿Puede el sistema ordenar y filtrar información, monitorear presupuestos, generar cronogramas personalizados y ayudar con el seguimiento y control? ¿Puede detectar la mala asignación de recursos y ayudar a resolverlos? 5. Compatibilidad con otros sistemas En la sociedad digital actual, un gran número de sistemas electrónicos están cada vez más unificados. Si su entorno de trabajo es donde se almacenan datos relevantes en varios lugares, como bases de datos y hojas de cálculo, entonces debe prestar especial atención a las capacidades de compatibilidad y unificación del software de gestión de proyectos. Algunos sistemas solo pueden realizar la unificación más básica con unos pocos paquetes de software comunes, mientras que otros pueden realizar una unificación integral avanzada con bases de datos distribuidas o incluso bases de datos orientadas a objetos. Además, la capacidad del software de gestión de proyectos para transferir información por correo electrónico a paquetes de procesamiento de textos y gráficos también afectará su toma de decisiones. 6. Requisitos de instalación: aquí consideramos principalmente los requisitos de hardware y software para ejecutar el software de gestión de proyectos: memoria, capacidad de espacio en el disco duro, velocidad y capacidades de procesamiento, tipo de visualización gráfica, configuración de impresión, sistema operativo, etc.
7. Capacidades de generación de informes La principal diferencia entre los distintos sistemas de software de gestión de proyectos actuales es el tipo y la cantidad de informes que proporcionan. Algunos sistemas solo tienen planificación básica, cronograma e informes de costos, mientras que otros tienen configuraciones extensas que brindan informes sobre tareas individuales, recursos, costos reales, compromisos, progreso del trabajo y más. Además, algunos sistemas son más fáciles de personalizar. Se debe dar alta prioridad a las capacidades de generación de informes porque la mayoría de los usuarios ponen gran énfasis en la capacidad del software para generar informes extensos y persuasivos. 8. Rendimiento de seguridad Algunos software de gestión de proyectos tienen una seguridad relativamente mejor. Si la seguridad es importante, preste especial atención a cómo restringe el acceso a su software de gestión de proyectos, a cada archivo de proyecto y a los datos de cada archivo. 9． Soporte para revendedores: preste especial atención a si el revendedor o minorista brinda soporte técnico, el costo del soporte y la reputación del revendedor.
1. Se proporcionan soluciones generales de gestión de proyectos: centrándose en la realización en profundidad de los requisitos de gestión de PPM/EPM para los requisitos de gestión profesional en la gestión de proyectos (como gestión de configuración, gestión de pruebas, etc.). debe aprobar Esto se logra integrando productos de terceros, y este tipo de solución está representada por Primavera 2. Soluciones de gestión de proyectos de TI: resalte la pertinencia de la solución, pero realice las tres funciones principales de las necesidades de gestión de PPM/EPM; y satisfacer las necesidades del software de gestión de proyectos No es tan bueno como las soluciones generales de gestión de proyectos en términos de velocidad y otros aspectos. Dichas soluciones están representadas por Mercury (adquirida por CA) e IBM RPM (anteriormente PM OFFICE). Aunque los productos de este campo están actualmente posicionados como soluciones generales de gestión de proyectos a nivel empresarial, la integración y disponibilidad de Mercury e IBM RPM con otros productos de sus propias familias de productos llevará tiempo. La integración de familias de productos empresariales es extremadamente difícil. , pero vale la pena prestarle atención. Como solución de gestión de proyectos de uso general a nivel de grupo de trabajo de gama media, Microsoft Project no ha tenido un posicionamiento de producto claro, lo que no ha provocado cambios importantes en todo el proceso de desarrollo de productos desde Microsoft Project 2000 a 2003. Es diferente de la gama alta. soluciones de gestión de proyectos La brecha también se está ampliando; para Oracle Projects y SAP xRPM, porque el módulo de gestión de proyectos no está claramente posicionado en toda su línea de productos ERP, su implementación y desempeño en las tres funciones principales del software de gestión de proyectos, EPM/. PPM El título siempre ha sido insatisfactorio. Sin embargo, empresas como Microsoft, Oracle y SAP son empresas muy poderosas una vez que las soluciones de gestión de proyectos se conviertan en parte de sus estrategias de productos, creo que el desarrollo de sus productos será muy rápido. El desarrollo del mercado de software de gestión de proyectos en China es similar al de ERP en años anteriores. La perspectiva del mercado es relativamente amplia y la naturaleza avanzada del producto es importante, pero también es extremadamente importante satisfacer las necesidades de los clientes en diferentes niveles.
Edite esta sección del software de gestión de proyectos de ingeniería
El software de gestión de proyectos de ingeniería se refiere al proceso de construcción del proyecto como núcleo, tomando el control del progreso del tiempo como punto de partida y utilizando la planificación de la red. tecnología para controlar el proceso constructivo Un tipo de software aplicativo que gestiona de manera integral avances, gastos, recursos, etc. Incluye cinco módulos funcionales principales: función de gestión de horarios, función de gestión de recursos, función de gestión de gastos, función de generación y salida de informes y funciones auxiliares (refiriéndose principalmente a interfaces con otro software, desarrollo secundario, confidencialidad de datos, etc.). Este concepto surge del análisis y resumen de productos extranjeros similares, como P3 (Primavera Project Planner), Microsoft Project, Harvard Total Project Management y Harvard Project Manager. En términos generales, el software de gestión de proyectos incluye varios aspectos relacionados con el trabajo de gestión de proyectos. Un tipo de software de aplicación que puede involucrar varios aspectos como cronograma, costo, recursos, calidad, riesgo, organización, etc. Es un término general para software relacionado con la gestión de proyectos.