Hacer un buen trabajo en cinco aspectos y controlar bien el proyecto para asegurar el éxito de todo el proyecto. Ningún proyecto tiene éxito fácilmente. Pero puede lograr mayores tasas de éxito del proyecto desarrollando un proceso eficaz y bien diseñado. Este artículo explora los diez procesos principales para evitar que los proyectos se desvíen y se salgan de control.
Siempre que el proceso esté claramente definido, el director del proyecto puede garantizar que la dirección de desarrollo del proyecto sea coherente con el objetivo final. En términos generales, para dominar el desarrollo de varios tipos de proyectos, primero debes centrarte en cinco procesos clave.
1. Ciclo de vida y metodología
El ciclo de vida y la metodología del proyecto son las disciplinas del proyecto, que trazan límites claros para el desarrollo del proyecto para garantizar el progreso del mismo. El ciclo de vida se trata principalmente de coordinar proyectos relacionados, y la metodología proporciona una forma continua y estable para el proceso del proyecto. Un ciclo de vida generalmente consta de las fases de un proyecto (que incluyen: inicio, planificación, ejecución/control, finalización) o ciclos recurrentes de trabajo. Los detalles del ciclo de vida del proyecto generalmente cambian con los requisitos específicos del negocio, del proyecto y del cliente. Entonces, incluso dentro del mismo proyecto, hay muchas variaciones posibles del ciclo. Los requisitos de meticulosidad en el trabajo, gestión de documentos, entrega de proyectos y comunicación de proyectos se reflejan en todos los aspectos de las normas y evaluaciones del ciclo de vida. Los proyectos grandes generalmente tienen más etapas y más largas, mientras que los proyectos pequeños tienen menos etapas y menos puntos de evaluación.
Al igual que el ciclo de vida, la metodología del proyecto también cambia de un proyecto a otro, con un alto grado de atención al detalle. El enfoque de un proyecto de desarrollo de productos a menudo implica qué herramientas o sistemas utilizar y cómo utilizarlos. Las metodologías de proyectos de tecnología de la información incluyen estándares de control de versiones, gestión de documentos técnicos y todos los aspectos del desarrollo de sistemas.
El método del proyecto a menudo no lo determina el propio equipo del proyecto, sino que lo establece la empresa para todos los proyectos. De hecho, el equipo del proyecto no tiene muchas opciones entre adoptarlo o no. El método establecido por la propia dirección de la empresa representa autoridad y también es una forma para que usted, como líder del proyecto, obtenga el control del mismo. Al considerar el papel de un aspecto de la metodología del proyecto, siempre considere su efectividad en la gestión del personal del proyecto, es decir, esforzarse por lograr efectos positivos donde puedan surgir problemas.
2. Definición del proyecto
Una descripción clara del proyecto determina su capacidad de control del proyecto, porque todo el trabajo posterior está dentro del alcance de la descripción. No importa cómo y por qué lo describas, debes definir tu proyecto por escrito para que todas las partes y el equipo del proyecto puedan consultarlo en cualquier momento. Las definiciones de proyectos vienen en varias formas y nombres, que incluyen: estatuto del proyecto, propuesta, hoja de datos del proyecto, informe de trabajo y detalles del proyecto. Lo más común de estos nombres es que los directores de proyecto y otras partes relevantes comunican sus expectativas para el proyecto de arriba hacia abajo. Una definición clara del proyecto también incluye lo siguiente: Una declaración de los objetivos del proyecto (un breve párrafo que proporciona una descripción de alto nivel de los entregables, la duración, los costos esperados o la mano de obra del proyecto) Rendimientos del proyecto (incluido un caso de negocios o un análisis del retorno de la inversión) ) Información en uso O las necesidades del cliente definen el alcance del proyecto, enumeran todos los resultados esperados del proyecto, objetivos presupuestarios de costos y tiempo, dificultades y suposiciones importantes, describen la dependencia del proyecto de otros proyectos, los altos riesgos, las nuevas tecnologías requeridas y los principales problemas del proyecto.
Esfuércese por incluir la mayor cantidad de información específica posible en la descripción o el estatuto del proyecto y hágalo efectivo obteniendo la aprobación de los líderes del proyecto y las partes relevantes.
3. Gestión de contratos y adquisiciones
No importa cuánta influencia y poder tenga dentro de su organización, su influencia sobre los miembros del proyecto empleados por otras empresas será relativamente pequeña. Si bien no necesariamente es de aplicación universal, una técnica que puede utilizar para aumentar el control de su proyecto es tratar de no subcontratar el trabajo del proyecto.
Vuelva a examinar el proceso general de adquisiciones antes de considerar el uso de contratistas o consultores externos. Encuentre a alguien que tenga experiencia en la redacción de contratos de servicios y pueda ayudarle.
Construir una relación de subcontratación exitosa requiere tiempo y esfuerzo, y este trabajo debe iniciarse temprano. Para no incumplir la fecha límite del proyecto, debe asegurarse de que todos los detalles estén en su lugar y que todos los contratos se firmen de manera oportuna. Qué parte de los entregables del proyecto planea subcontratar y el refinamiento de esta parte del trabajo es el punto de partida para implementar el control del proyecto. Documente estos detalles, los criterios de evaluación y aceptación, todos los requisitos relevantes y los plazos necesarios. La información de definición del proyecto debe incluirse en el contrato y las responsabilidades relevantes deben determinarse tempranamente.
Discuta estos requisitos con todos los proveedores que esté considerando para que las expectativas de su proyecto queden claras para todas las partes.
4. Planificación, ejecución y seguimiento de proyectos
Como líder de proyecto, puede establecer las bases para el control del proyecto formulando procesos sólidos de planificación, seguimiento y ejecución. Esforzarse por obtener apoyo desde todos los aspectos y luego promoverlo de manera integral dentro del proyecto.
Involucrar a los miembros del equipo del proyecto en la planificación y el seguimiento de las actividades puede generar aceptación y aumentar la motivación. Los líderes de proyectos inteligentes a menudo alientan la participación a gran escala y reúnen los esfuerzos de todos a lo largo del proceso. Cuando todos ven que sus esfuerzos y contribuciones al proyecto son reconocidos, el proyecto rápidamente cambia de "su proyecto" a "nuestro proyecto". Cuando los miembros del proyecto consideren el trabajo del proyecto como su propia responsabilidad, el control del proyecto será mucho más sencillo. La gestión de proyectos en este punto tiene mayores posibilidades de éxito que un equipo indiferente. El uso de un proceso de gestión de proyectos también fomentará la cooperación entre los miembros del proyecto, lo que también facilitará el trabajo de control del proyecto.
5. Gestión del cambio
El problema más concentrado en los proyectos técnicos es la falta de control de gestión sobre cambios específicos. Para resolver este problema, es necesario habilitar procesos eficaces de gestión de cambios en todos los aspectos del proyecto.
La solución puede ser simple, como un diagrama de flujo reconocido por el equipo del proyecto, el patrocinador del proyecto y las partes relevantes. Esto recuerda al personal del proyecto que los cambios serán examinados cuidadosamente antes de su aceptación y eleva el nivel de las propuestas de cambio.
Al revisar una propuesta de cambio, preste atención a si la propuesta tiene una descripción clara y exhaustiva del cambio. Si la motivación de una propuesta de cambio no está clara, la propuesta será rechazada y será necesaria una evaluación cuantitativa de los beneficios del cambio. Para aquellas propuestas de cambio que se limitan a soluciones técnicas, haga algunas preguntas más porque es posible que el proponente no pueda juzgar completamente el problema. Si la propuesta de cambio se centra demasiado en la resolución de problemas y no en cuestiones reales, retroceda y pida atención a la situación empresarial específica.
Finalmente, si no aceptas una determinada propuesta de cambio, debes estar justificado. Además, haga estimaciones razonables del impacto en el tiempo, el costo, la energía y otros factores relacionados del proyecto.
Zhongda Consulting recopila y organiza los cinco procesos principales de gestión de proyectos anteriores. Para obtener más información sobre los "Cinco procesos principales de gestión de proyectos" y otros temas como la gestión colaborativa de proyectos de oficinas y empresas de construcción, usted. Puede iniciar sesión en la plataforma de software Zhonghe para realizar consultas. Zhonghe Software se centra en la informatización de las empresas de construcción e integra profundamente los negocios y la tecnología de TI. Es simple, práctico y eficiente, lo que reduce en gran medida los riesgos financieros de los proyectos de empresas conjuntas, controla eficazmente los costos reales de los proyectos operados directamente y mejora la calidad. Eficiencia diaria de la oficina de las empresas de construcción.
Para obtener más información sobre la redacción y producción de documentos de licitación de ingeniería/servicio/compra para mejorar la tasa de adjudicación de ofertas, puede hacer clic en el sitio web oficial de servicio al cliente en la parte inferior para realizar una consulta gratuita: /#/?source= bdzd