Los archivos universitarios son la base para que varios departamentos de la escuela conserven y utilicen archivos. La entrada de archivos es la parte más básica y difícil del trabajo de archivo en colegios y universidades. Dado que este trabajo debe completarse en cooperación con el departamento de archivos correspondiente de la escuela, está directamente relacionado con la organización, catalogación, almacenamiento, recuperación, estadísticas, compilación, investigación, utilización y otros aspectos de los archivos. vínculo para mejorar la calidad de los archivos, enriquecer las colecciones y mejorar la estructura de las colecciones. Por lo tanto, es de gran importancia estudiar y discutir el trabajo de los archivos universitarios en las bibliotecas, actualizar los conceptos de trabajo y mejorar los métodos de trabajo para mejorar la tasa de utilización de los archivos y ampliar la influencia de los archivos. A continuación, basándose en la situación actual, el autor habla de cierta comprensión y experiencia del trabajo de introducir archivos universitarios en las bibliotecas.
(1) Principales problemas existentes en la labor de ingreso de archivos universitarios a las bibliotecas
1. Algunas unidades de archivo tienen un conocimiento débil del archivo. Debido a que saben poco sobre la Ley de Archivos de la República Popular China, el personal de algunas unidades aún no se ha dado cuenta de la importancia de los archivos y, a menudo, hay algunos malentendidos en su comprensión ideológica. Creen que los archivos formados en el trabajo deben pertenecer a sus propios departamentos y no pueden entregarse incondicionalmente a los archivos. Algunos departamentos de archivo no están dispuestos a transferir o no transferir todos los archivos por su propia conveniencia, lo que viola el principio de gestión centralizada y unificada de archivos.
2. Los líderes de todos los niveles no prestaron suficiente atención. Como todos sabemos, el trabajo de archivo no es el trabajo principal de los colegios y universidades, por lo que algunos líderes de departamento no le conceden gran importancia. Además, los archiveros a tiempo parcial no reciben apoyo de sus líderes en el trabajo y tienen dificultades para realizar su trabajo, lo que resulta en poco entusiasmo y cambios frecuentes, lo que afecta la calidad del trabajo de archivo.
3. La colección de documentos archivados está incompleta y los tipos de archivos no son ricos. Algunas unidades no recopilaron ni archivaron documentos que deberían archivarse de manera oportuna debido a malentendidos. Por ejemplo, los documentos de algunos departamentos son sólo solicitudes de instrucciones sin aprobación y no pueden reflejar las causas y consecuencias de un incidente. Los acuerdos y contratos firmados por algunos departamentos están en manos de particulares, lo que provoca la imposibilidad de transferir archivos a los archivos en el momento oportuno, e incluso la falta de materiales importantes. Algunos departamentos sólo dan importancia a los archivos administrativos e ignoran el archivo de archivos audiovisuales y archivos físicos. No comprenden lo suficiente el valor de sus importantes materiales históricos y su estatus y papel en el trabajo de archivo, lo que resulta en archivos incompletos. muy por debajo de los requisitos.
4. Los archivos de la biblioteca no están organizados estrictamente de acuerdo con los requisitos de la normativa y no cumplen con los estándares de calidad. Los documentos y archivos entrantes suelen tener problemas como una división inexacta de los períodos de almacenamiento, un simple llenado del catálogo en el volumen, un llenado incompleto de la tabla de referencia, una encuadernación desordenada y herramientas de recuperación imperfectas. Algunos archivos audiovisuales y físicos no se interpretan ni se etiquetan, lo que dificulta que el personal dedicado a los archivos lleve a cabo su trabajo.
(2) Contramedidas para el ingreso de archivos a la biblioteca.
1. Es necesario hacer un buen trabajo en la promoción de los archivos en la biblioteca y mejorar el conocimiento de los mismos. Primero, buscar un fuerte apoyo del departamento de publicidad de la escuela, publicarlo en la radio y el periódico de la escuela, atraer una atención generalizada en toda la escuela y luego mejorar el conocimiento de los archivos por parte del cuerpo docente y el personal, especialmente los líderes de todos los niveles y el personal relevante. En segundo lugar, los archivos deberían tomar la iniciativa de reforzar su propia publicidad. Nuestros archivos escolares promueven el conocimiento del archivo en una página fija en el pasillo publicitario de la escuela y lo modifican periódicamente, lo que ha logrado buenos resultados. La exposición de algunos archivos y fotografías importantes atrajo la atención de los profesores y desempeñó un buen papel publicitario. En tercer lugar, los archiveros de tiempo completo a menudo deben profundizar en el departamento de archivos para dar a conocer la ley de archivos, comunicarse con los líderes del departamento y los archiveros de tiempo parcial, para que se den cuenta de la importancia del ingreso de archivos y garanticen la finalización sin problemas del trabajo de ingreso de archivos.
2. Incrementar la atención de los líderes en todos los niveles. Hacer un buen trabajo al llevar los archivos universitarios a la biblioteca no es sólo una cuestión de los archivos, sino también de la unidad de archivo e incluso de toda la escuela. La atención de los líderes de todos los niveles es una garantía importante para hacer un buen trabajo. en traer los archivos a la biblioteca. Sólo cuando los líderes le presten atención podrán motivar a los archiveros de tiempo completo a trabajar, y los archiveros de tiempo parcial realmente lo tomarán en serio. Los archivos universitarios están aumentando sus esfuerzos publicitarios para que las personas no sólo comprendan y valoren los archivos, sino que también trabajen duro para recopilar los efectos de utilización de los archivos y establecer y mejorar reglas y regulaciones tales como el préstamo y el registro de archivos, la retroalimentación de la información sobre los efectos de la utilización y el seguimiento aleatorio. encuestas de seguimiento. , explore ejemplos típicos del uso de archivos para lograr resultados significativos y publíquelos ampliamente.
Sólo de esta manera podremos profundizar la comprensión de los empleados sobre el trabajo de archivos, estimular su entusiasmo por usarlo, obtener el apoyo y la cooperación de los líderes de todos los niveles y departamentos de archivos, y crear una buena atmósfera para el trabajo de archivos.
3. Proporcionar formación profesional a archiveros a tiempo parcial. Nuestra escuela adopta principalmente tres formas de capacitación: ① Dado que los archivos de la escuela están afiliados a la oficina de la escuela, el director de los archivos debe dar conferencias especiales en la reunión anual de capacitación para el personal de oficina de la escuela para capacitar al personal de oficina en todos los niveles. A juzgar por la situación real de la escuela, los archiveros a tiempo parcial están compuestos básicamente por personal de oficina de todos los niveles, por lo que la capacitación en esta reunión fue muy efectiva y tuvo un gran impacto. (2) Convocar a una reunión de trabajo de expediente. La celebración de una conferencia sobre archivos y conocimientos bibliotecarios es una parte importante de la conferencia. Explica la colección, disposición, estándares de calidad y números de clasificación de los archivos, y aclara los requisitos de calidad para los archivos admitidos en la biblioteca y las precauciones para la transferencia de archivos. (3) Los administradores a tiempo completo de diversos tipos de archivos deberían impartir formación a los archiveros a tiempo parcial de sus departamentos. Por aquí. Se puede dividir en varias partes para que la formación sea más específica. Cuando los archiveros a tiempo parcial tienen preguntas sobre el archivo de archivos, los archiveros a tiempo completo pueden comunicarse con los archiveros a tiempo parcial de manera oportuna para resolver sus problemas y brindarles explicaciones y sugerencias sobre el negocio de archivos cuando visitan varios departamentos de archivo. orientar e inspeccionar el archivo de expedientes. A través de la formación profesional, los archiveros a tiempo parcial de varios departamentos no sólo aumentan sus conocimientos sobre la entrada de archivos, sino que también mejoran sus habilidades profesionales y de gestión.
4. Reforzar la inspección y orientación de los archivos que ingresan a la biblioteca. En vista de la situación actual de la admisión de archivos a la biblioteca y de los problemas de calidad de la admisión de archivos, el personal de archivos a tiempo completo debe realizar activamente un buen trabajo en la inspección y orientación de la admisión de archivos a la biblioteca. Todos los departamentos de archivo deben implementar estrictamente las reglas y regulaciones de gestión de archivos al recopilar y organizar archivos para garantizar la estandarización de la entrada de archivos. En la actualidad, el software de gestión de archivos (versión en línea) utilizado por los archivos de nuestra escuela funciona bien, lo que estrecha la relación entre los archivos y el departamento de archivos. Los archiveros de tiempo completo pueden monitorear el progreso del trabajo de varios departamentos de archivo en los archivos, identificar problemas y corregirlos de manera oportuna, garantizando así en la mayor medida la calidad de los archivos de la biblioteca. Los archivos de la biblioteca están completos, la catalogación es científica y estandarizada y las herramientas de recuperación están completas. Al mismo tiempo, se ha reforzado la recepción de archivos audiovisuales, archivos físicos y materiales bibliotecarios.
En resumen, se deben tomar algunas medidas específicas para resolver diversos problemas en el trabajo de los archivos que ingresan a la biblioteca con el fin de lograr resultados prácticos. Con el advenimiento de la era de la información y la economía del conocimiento, el trabajo de archivo también debe mantenerse al día y seguir innovando. Es necesario aprovechar la oportunidad del ingreso de archivos a la biblioteca para fortalecer la construcción de recursos de información de archivo, enriquecer la colección, mejorar la estructura de la colección y promover integralmente la construcción de negocios básicos de archivo para adaptarse a los requisitos del desarrollo. del trabajo de archivo en la nueva era, para que el trabajo de archivo pueda servir mejor a la modernización de las universidades.
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